home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / bp58a.arc / BILLPOWR.DOC next >
Text File  |  1991-01-06  |  296KB  |  6,544 lines
  1.                   OTHER PROGRAMS IN THE "POWER OFFICE" LINE-UP
  2.  
  3.      TickleX    --> the ultimate  in scheduling/planning/docket control
  4.      MT-Tracker --> TickleX's scheduling power, plus client management 
  5.      ReSearch   --> research/evidence organizer for litigation support
  6.      RAMdesk    --> pop-up network message system, calculator, scheduler,
  7.                     phone directory, time/work/expense log, data base 
  8.      PopForm    --> pop-up form printing program.
  9.      Nifty      --> combination menu and pop-up help system
  10.  
  11.  
  12. TICKLEX
  13.  
  14.      TickleX  ($50) is a tickler/calendar program that will keep track of  your 
  15. appointments  and deadlines, print your itinerary at the beginning of each  day 
  16. day,  keep  a "to-do" list, and chart the projected course of each  matter  you 
  17. handle.   It will also schedule trips and vacations, print weekly  and  monthly 
  18. calendars, and beep at you when something needs doing.  Stand-alone or POP-UP.
  19.  
  20.      TickleX  is  unusual in its ability to dynamically link reminders  to  ap-
  21. pointments and deadlines.  Assume, for example, that you have a very  important 
  22. meeting  scheduled for 15 August.  As with other programs, you could  establish 
  23. reminders  several days or weeks in advance to allow adequate  preparation  for 
  24. the meeting.  For the purposes of this example, let's say that you have entered 
  25. a  reminder  one week in advance and another two weeks in advance.   Now,  what 
  26. happens if the meeting is moved forward one week to 22 August?  Again, all tic-
  27. kler  programs  would  allow  you to reschedule  it.   But  TickleX  will  also 
  28. automatically  update the two reminders, moving each one week forward in  order 
  29. to maintain the original reminder intervals.  Other programs would require  you 
  30. to  search  for each reminder, delete it, and then enter it  again  on  another 
  31. date.  This TickleX exclusive is an absolute "must" for offices that have  fre-
  32. quent schedule changes.
  33.  
  34.      TickleX  is also unique in the way it handles multi-day  events.   TickleX 
  35. allows  you  to enter an event such as a week-long trip with  just  one  entry.  
  36. Other  programs might require a separate entry to be made for each day  of  the 
  37. trip.   If your trip plans change, you need change only a single entry  if  you 
  38. have TickleX.
  39.  
  40.      TickleX  even has built-in project planning.  No fancy charts,  mind  you.  
  41. Just a very simplistic means of linking and updating related events.  And  it's 
  42. completely  integrated into the TickleX system.  All project updates are  auto-
  43. matically incorporated into the same schedule that contains appointments, dead-
  44. lines, vacations, etc.
  45.  
  46.      Add to these features an attractive user interface, the ability to  attach 
  47. extensive  notes to each scheduled event, a number of other nice  touches,  and 
  48. TickleX comes up a winner.  Whether you're an executive looking for a  powerful 
  49. centralized  personnel  scheduler, a busy entrepreneur needing  an  easy-to-use 
  50. tickler system, or a lawyer seeking the ultimate docket control software, Tick-
  51. leX  is the program for you.  There isn't a more robust scheduler available  at 
  52. any price.  At only $50, it's a steal.  
  53.  
  54.  
  55. MT-TRACKER
  56.  
  57.      MT-Tracker  is the ideal client tracker and scheduler.  It integrates  the 
  58. scheduling power of TickleX with the ability to track several thousand clients, 
  59. companies, contacts, projects, or jobs.  Also included is a note-keeping module 
  60. that will link memos to the dates and clients to which they apply.
  61.  
  62.      In addition to the expected name, address, phone, and contact information, 
  63. each client record has space for six full lines of miscellaneous data and  nine 
  64. USER-CUSTOMIZABLE  fields.  And each note kept in the Note-keeping  module  may 
  65. contain up to seventeen lines of information.
  66.  
  67.      Because  MT-Tracker is an integrated system, you can easily zip  from  one 
  68. module  to another.  Assume, for instance, that you're looking at  Mr.  Smith's 
  69. record, and you'd like to see everything (not just one or two items)  scheduled 
  70. for him during the coming month.  A few keystrokes later, what you need will be 
  71. displayed on your monitor or sent to your printer.  When you're finished  look-
  72. ing  at the schedule, press a key to re-display Mr. Smith's record.  Notes  and 
  73. logged events, income, and expenses are just as easily accessed.
  74.  
  75.      If  you're a sales representative, consultant, personal injury lawyer,  or 
  76. anyone  else who needs to track clients, customers, or jobs, this is the  soft-
  77. ware you've been waiting for.  Give it a try.
  78.  
  79.  
  80. RAMDESK
  81.  
  82.      RAMdesk ($50) is a handy  "pop-up" program  that contains a number of
  83. features useful in a business environment.  It will:
  84.  
  85.      --> if used on a network, instantly send and receive messages;
  86.      --> schedule and review upcoming events on a pop-up basis,  allowing
  87.            up to 20 alarms per day;
  88.      --> maintain a pop-up record of income, expenses, and the time spent
  89.            working on various projects; 
  90.      --> provide a pop-up address and phone directory, giving you instant
  91.            access to records on hundreds of people;
  92.      --> provide a pop-up programmable calculator with a 50-line "tape";
  93.      --> allow you to establish numerous pop-up databases, such as  to-do
  94.            lists, general ledger account listings, etc.
  95.  
  96.      Once  RAMdesk  is  installed (it needs 7 to 45K),  it's instantly   avail-
  97. able  at  the touch  of  a hot-key combination.  It may be called up from with-
  98. in  most  word  processors, spreadsheets, and other primary  applications.   If 
  99. you  also  happen to have BillPower  and  TickleX,  you'll find   that  RAMdesk 
  100. ties  in  beautifully with them.   Whatever appointments  or  deadlines  you've 
  101. scheduled  with RAMdesk  will  be  automatically picked up by   TickleX,  while 
  102. BillPower  will  automatically take in the  services,  expenses,  and  receipts 
  103. you've logged with RAMdesk.   TickleX  and  BillPower can  even assimilate  en-
  104. tries  made into RAMdesk  by users on other  computers around the   office.  If 
  105. the  computers are networked, the assimilation will be  handled  automatically; 
  106. otherwise, you may use  floppy  disks to transfer the data  between each "sate-
  107. llite" computer and the main database on another machine. 
  108.  
  109.  
  110. POPFORM
  111.  
  112.      PopForm ($50) is a ram-resident program that can be called up from  within 
  113. nearly  any application, grab information from the screen, and merge it into  a 
  114. form  that's being sent either to a printer or to a disk file.  You may  design 
  115. your own forms (in industry-standard ASCII format) with your word processor.
  116.  
  117.       PopForm's  far more than just the perfect label/envelope  printing  tool.  
  118. You  see, unlike the typical single-purpose label or envelope printer,  PopForm 
  119. is actually programmable.  It can execute subroutines, perform comparisons  and 
  120. conditional procedures, and much, much more.  It'll even do simple page format-
  121. ting,  including  margins  all around, word wrap, page  numbers,  and  one-line 
  122. headers and footers.  
  123.  
  124.      With this program, you can prepare forms of nearly ANY complexity, as long 
  125. as  the  information to be plugged into them can be found  on  your  computer's 
  126. screen.   And, of course, provided that you're willing to grasp  and  implement 
  127. some basic programming concepts.  If you have simple needs, you'll find PopForm 
  128. a simple dream-come-true.  But it's nice to know that it also has the power  to 
  129. do  heavy-duty chores, if you'll just take the time to do some programming  and 
  130. experimenting.
  131.  
  132.      Since PopForm can deal with numerical and string variables, it it can also 
  133. be  useful  as you just browse through a database.  When you come to  a  screen 
  134. containing information you'd like to record, just call up PopForm and select  a 
  135. "form" you've prepared that pulls selected data from the screen and sends it to 
  136. a disk file, along with the running total for some important item.  When you've 
  137. finished your browsing, you can either print the disk file or edit it with your 
  138. word processor. 
  139.  
  140.      When it comes to printing any type of form, PopForm is tops.
  141.  
  142.  
  143. RESEARCH
  144.  
  145.      ReSearch   ($50)  is a program designed to help you keep  track   of   re-
  146. search,  chronologies,  and evidence.  When you enter an item of research,  you 
  147. may  tell ReSearch such things as the source, page, and line number where  that 
  148. item  can be found.  You may also enter an eleven-line summary of the item  and 
  149. indicate  the subject category into which the item falls. 
  150.  
  151.      A prime use of this program is to create printouts of research data,  sor-
  152. ted  alphabetically  by subject abbreviation.  Another use is to keep  tabs  on 
  153. documents  and other evidence (who sent it, who received it, its current  loca-
  154. tion,  etc.).  It can also be used to prepare a chronological report of  a  se-
  155. quence  of  events which may have been entered at random into  the  data  base.  
  156. Finally,  it can scan depositions provided to you on disk in  industry-standard 
  157. ASCII  format and transfer verbatim text directly from the depositions  to  its 
  158. data base.
  159.  
  160.  
  161. NIFTY
  162.  
  163.      Nifty  ($50) is a unique program that may be used as either a pop-up  Help 
  164. system or a DOS menu.  It combines an elegantly simple and attractive user  in-
  165. terface  (much appreciated by the inexperienced user) with a consistent,  flex-
  166. ible means of set-up (benefiting the system integrator). 
  167.  
  168.      As  a  Help system, Nifty can, at the touch of a key or two,  provide  the 
  169. user  with  on-line assistance on any subject (assuming that  appropriate  help 
  170. files  have been created by the person installing the system).  Since the  Help 
  171. system is memory-resident, it may be accessed from within nearly any other  ap-
  172. plication. 
  173.  
  174.      Simplicity is also the rule when Nifty is used as a Menu system.  A single 
  175. keystroke can execute any program or read any file on the computer.  Some  menu 
  176. systems may be easier to set up, but few provide such flexible  screen-creation 
  177. facilities, and none are easier to use once they're installed.  With Nifty, you 
  178. may "draw" your own menus and place into them any messages you desire.  You may 
  179. use  either passwords or "security levels" to control access to sub-menus.  You
  180. you may even set a timer to automatically execute any program at any time.
  181.  
  182.      As  a  Help system, Nifty uses about 50K of memory; as a Menu  system,  it 
  183. requires  about 55K.  If you know a computer novice, you know a  candidate  for 
  184. using this handy product.  And if you understand DOS paths and file extensions, 
  185. you know enough to set up a Nifty Help or Menu system, yourself. 
  186. TO:  INTEGRA COMPUTING, Box 72063, Marietta, GA 30007-2063    BillPower ver 5.8
  187.  
  188.             Name __________________________________________________________
  189.        Firm Name __________________________________  Phone ________________
  190.          Address __________________________________________________________
  191.             City _________________  State ___  Zip _______  County ________
  192.  # Professionals _____  # Employees ____  Type of Practice ________________
  193. I first heard of Integra Computing from ___________________________________
  194. Prices and availability are subject to change without notice.
  195.  
  196. Send unregistered** copies of the following:
  197. ___ copies of TickleX        at $10 ea                                   $_____
  198. ___ copies of MT-Tracker     at $15 ea                                   $_____
  199. ___ copies of RAMdesk        at $10 ea                                   $_____
  200. ___ copies of Nifty          at $10 ea                                   $_____
  201. ___ copies of PopForm        at $10 ea                                   $_____
  202. ___ copies of ReSearch       at $10 ea                                   $_____
  203. ___ copies of BillPower Plus at $15 ea                                   $_____
  204.  
  205. Send registered** copies of the following:
  206. ___ copies of RAMdesk        at $50  [$25 w/TickleX/BillPower]           $_____
  207. ___ copies of PopForm        at $50  [$25 w/TickleX/BillPower/MT-Tracker]$_____
  208. ___ copies of ReSearch       at $50  [+ $60  EXTRA to get 1 hr support]* $_____
  209. ___ copies of TickleX        at $50  [+ $60  EXTRA to get 1 hr support]* $_____
  210. ___ copies of MT-Tracker     at $75  [+ $110 EXTRA to get 2 hr support]* $_____
  211. ___ copies of BillPower      at $100 [+ $110 EXTRA to get 2 hr support]* $_____
  212. ___ copies of BillPower Plus at $150 [+ $200 EXTRA to get 4 hr support]* $_____
  213.  
  214. To have programs supplied on 3.5" media, enclose $5.00 extra PER PROGRAM $_____
  215. If you don't live in the U.S., Canada, or Mexico, please add $10.00 more $_____
  216.  
  217.                                                              TOTAL ORDER $_____
  218.           ___% Sales Tax for ___________ county, if you're a GA resident $_____
  219.     Please enclose a CHECK or MONEY ORDER in US dollars  --  GRAND TOTAL $_____
  220.     (purchase orders unaccompanied by actual payments won't be accepted)
  221.  
  222. I have read and agreed to all the terms of the Disclaimer found below.
  223.  
  224. _______________________________________                       _________________
  225. SIGNATURE                                                     DATE
  226. *   Telephone support will be provided if you pre-purchase it with  this  order 
  227. form.  Such support must be used within a year.  When you need assistance,  you 
  228. may reach Integra Computing (404-973-3586) most weekdays from 4:30pm to 6:30pm, 
  229. Eastern Time.  Because so much time is required to respond to mailed correspon-
  230. dence,  letters requesting assistance may not be answered.  If you  need  help, 
  231. call  -- don't write.  But please don't even call unless  you've  pre-purchased 
  232. support  with this order form; if you call without having prepaid for  support, 
  233. each call will cost you a minimum of $15, plus $1.50 per minute.
  234. **  Unregistered  software is programmed to  remind  you to  register.   Please 
  235. note that no credit will be  given at the time of registration for the cost  of 
  236. an unregistered copy.
  237.      BILLPOWER,  TICKLEX, MT-TRACKER,  POPFORM, RESEARCH,  RAMDESK,  NIFTY  AND 
  238. THEIR  INSTRUCTIONS ARE PROVIDED  "AS  IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND  (INC-
  239. LUDING THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY  AND FITNESS FOR A  PARTICULAR 
  240. PURPOSE).  NO ORAL OR WRITTEN INFORMATION  OR ADVICE  PROVIDED  BY INTEGRA, ITS 
  241. DEALERS,  DISTRIBUTORS, AGENTS,  OR  EMPLOYEES SHALL  CREATE A WARRANTY OF  ANY 
  242. KIND  REGARDING BILLPOWER, TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM, RESEARCH, RAMDESK,  OR 
  243. NIFTY, AND  YOU  MAY  NOT RELY UPON SUCH INFORMATION OR  ADVICE.
  244.      NEITHER  INTEGRA NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN  THE   CREATION, 
  245. PRODUCTION,  OR DELIVERY OF BILLPOWER, TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM,  RESEARCH, 
  246. RAMDESK,  OR NIFTY SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL,  OR 
  247. INCIDENTAL DAMAGES (INCLUDING, BUT  NOT LIMITED  TO, DAMAGES FOR LOSS OF  BUSI-
  248. NESS PROFITS, BUSINESS  INTERRUPTION,  AND LOSS  OF  BUSINESS INFORMATION)  AR-
  249. ISING FROM THE USE OF  (OR INABILITY TO USE)  BILLPOWER,  TICKLEX,  MT-TRACKER, 
  250. POPFORM, RESEARCH, RAMDESK, OR NIFTY.
  251. -- LICENSE:
  252.      BillPower,  TickleX,  MT-Tracker, PopForm, ReSearch, Nifty,  RAMdesk,  and 
  253. their  documentation are  copyrighted in 1985 to 1990 by R.A. Kelly.   You  may 
  254. use  any program on as many computers as you like, as long as it is never  ins-
  255. talled  with a SERIAL NUMBER (provided to you when you register as a  user)  on 
  256. more than one computer at a time and as long as you do not alter the program in 
  257. any way.  You may distribute any of these programs to potential new users, pro-
  258. vided  that you never divulge your SERIAL NUMBER to anyone, that you charge  no 
  259. fee for the program, and that you do not bundle it with (or use it as an incen-
  260. tive to purchase or  lease) any  other product or service, without the  written 
  261. consent of R.A. Kelly.  All rights not expressly granted above are reserved  in 
  262. R.A. Kelly.
  263.  
  264. -- DISCLAIMER:
  265.      BillPower, TickleX, MT-Tracker, PopForm, ReSearch, Nifty, and RAMdesk  may 
  266. contain design and  programming  flaws.  Before using ANY software on a regular 
  267. basis,  try estimating the potential harm that could result from your  reliance 
  268. upon  it.  Please don't use any of these programs unless you're willing to  as-
  269. sume  the  associated risks, such as billing and report inaccuracies  and  data 
  270. loss.
  271.  
  272.      BILLPOWER,   TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM, RESEARCH, NIFTY,  RAMDESK,  AND 
  273. THEIR INSTRUCTIONS ARE PROVIDED "AS  IS", WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND (INCLUD-
  274. ING  THE  IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY  AND FITNESS FOR  A  PARTICULAR 
  275. PURPOSE).  NO ORAL OR WRITTEN INFORMATION  OR ADVICE  PROVIDED  BY INTEGRA, ITS 
  276. DEALERS,  DISTRIBUTORS, AGENTS,  OR  EMPLOYEES SHALL  CREATE A WARRANTY OF  ANY 
  277. KIND  REGARDING  BILLPOWER, TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM, RESEARCH,  NIFTY,  OR 
  278. RAMDESK,  AND  YOU  MAY  NOT RELY UPON SUCH INFORMATION OR  ADVICE.    USE   OF  
  279. BILLPOWER, TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM, RESEARCH, NIFTY,OR RAMDESK IS ENTIRELY 
  280. AT YOUR OWN RISK. 
  281.      NEITHER  INTEGRA NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN  THE   CREATION, 
  282. PRODUCTION,  OR DELIVERY OF BILLPOWER, TICKLEX, MT-TRACKER, POPFORM,  RESEARCH, 
  283. NIFTY,  OR RAMDESK SHALL BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, CONSEQUENTIAL,  OR 
  284. INCIDENTAL DAMAGES (INCLUDING, BUT  NOT LIMITED  TO, DAMAGES FOR LOSS OF  BUSI-
  285. NESS  PROFITS,  BUSINESS  INTERRUPTION,  AND LOSS   OF   BUSINESS  INFORMATION)  
  286. ARISING FROM THE USE OF (OR INABILITY TO  USE) BILLPOWER,  TICKLEX, MT-TRACKER, 
  287. POPFORM, RESEARCH, NIFTY, OR RAMDESK, EVEN THOUGH INTEGRA MAY BE ADVISED  THAT
  288. SUCH DAMAGES ARE POSSIBLE.
  289. -- AGREEMENT:
  290.      As used in this Agreement, the terms "BillPower" ,"TickleX", "MT-Tracker", 
  291. "PopForm",  "ReSearch", "Nifty", and "RAMdesk", if not followed by a series  or 
  292. version  designation, mean any version or series of BillPower, BillPower  Plus, 
  293. TickleX, MT-Tracker, PopForm, ReSearch,  Nifty, or  RAMdesk provided to you now
  294. or in the future.
  295.      Your   attempt to use BillPower, TickleX, MT-Tracker,  PopForm,  ReSearch, 
  296. Nifty,  or RAMdesk constitutes your  acceptance of the terms set forth  in  the 
  297. foregoing LICENSE and DISCLAIMER (which are incorporated  into this Agreement).  
  298. Your attempt to use BillPower,  TickleX, MT-Tracker, PopForm, ReSearch,  Nifty, 
  299. or  RAMdesk also constitutes your agreement that if you bring any legal  action  
  300. relating  to BillPower, TickleX, MT-Tracker, PopForm, ReSearch, Nifty, or  RAM-
  301. desk, 1) your sole remedy for the damages for which any defendant is found lia-
  302. ble (including direct, indirect, incidental and consequential damages) will  be 
  303. the recovery of whatever you paid to register as a  user of the program, and 2) 
  304. you  will pay all defendants' attorneys fees  and other legal costs if  you  do 
  305. not prevail on all claims made in your pleadings.
  306.      The  terms of this Agreement are governed by Georgia law.  If any of  this 
  307. Agreement's  terms shall be held invalid to any extent, the remainder  of  this 
  308. Agreement shall be unaffected by such invalidity.
  309.  
  310.      THE ABOVE PARAGRAPHS CONSTITUTE THE ENTIRE AGREEMENT BETWEEN YOU AND INTE-
  311. GRA.  NO ORAL OR WRITTEN COMMUNICATION, INFORMATION, OR ADVICE FROM ANY  SOURCE  
  312. MAY ALTER THE AGREEMENT AS SET FORTH ABOVE.
  313.      SOME STATES DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OF IMPLIED WARRANTIES OR OF LIABIL-
  314. ITY  FOR INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES, SO SOME OF THE  ABOVE  EXCLUSIONS  
  315. AND  LIMITATIONS  MAY NOT APPLY TO YOU.  YOU MAY HAVE OTHER  RIGHTS  WHICH  MAY 
  316. VARY FROM STATE TO STATE.
  317.  
  318.                                   BILLPOWER
  319.                                   (ver 5.8)
  320.                                 INSTRUCTIONS
  321.  
  322.  
  323.     INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  324.       OVERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  325.       FOUNDING PHILOSOPHY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  326.       WHAT BILLPOWER WILL DO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  327.       HOW BILLPOWER ORGANIZES ITS DATA . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  328.       A FEW DEFINITIONS AND INSTRUCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  329.         Monitor Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
  330.         Keyboard Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  331.         Control Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  332.         Entering Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  333.         Pausing and Aborting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  334.         Printer Toggling and Writing Reports to a Disk File  . . . . . . 12
  335.         Message Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  336.         On-Line Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  337.         Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
  338.         The EDIT Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  339.         Deciding which module to use . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  340.         Obtaining Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  341.         Omitting Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  342.         Tricking BillPower . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  343.         Moving BillPower to a new Computer . . . . . . . . . . . . . . . 15
  344.  
  345.     SETTING UP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  346.       LOADING BILLPOWER  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  347.       CUSTOMIZING THE PROGRAM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  348.         Period during which no interest will be charged. . . . . . . . . 18
  349.         Lines printed per page   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  350.         Lines to Letterhead Bottom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  351.         Printer Initialization Code  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  352.         Indent used for Client Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  353.         Account automatically adjusted for disbursements and receipts. . 21
  354.         Minimum Time Charged per Time Slip . . . . . . . . . . . . . . . 22
  355.         Screen Colors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  356.         Employees and their charge rates . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  357.         Tax on Services  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  358.         Using a term other than "case"   . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  359.         Using 24-hour time and non-dollar monetary symbols . . . . . . . 23
  360.         Using BillPower with desqVIEW  . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  361.     OPENING THE DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  362.  
  363.     MAIN MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  364.       UTILIZE UTILITIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  365.       CUSTOMIZE THE PROGRAM  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  366.       EDIT TEXT FILES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  367.  
  368.     CASE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  369.       MAKE A NEW RECORD  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  370.         MasterRcrd Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  371.         Areas of Business  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  372.         Charging Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  373.         Responsible and Originating Employees. . . . . . . . . . . . . . 29
  374.         Opening and Closing Dates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  375.         Case Name, Client Name, etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  376.         Miscellaneous Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  377.         Billing Format and Interval. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  378.         Salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  379.         Methods of Charging your Clients . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  380.         Unusual Fee Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  381.         Account Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  382.         Periodic/Occasional Billing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  383.       EDIT/EXAMINE A RECORD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  384.         Specifying the Case to be Edited . . . . . . . . . . . . . . . . 35
  385.         Closing and Opening a Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  386.         Recent History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  387.         The F2 and F10 Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  388.       HUNT FOR SOME INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  389.       OMIT ALL RECORDS TAGGED FOR OMISSION . . . . . . . . . . . . . . . 41
  390.  
  391.     SERVICES/FEES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  392.       MAKE A TIME SLIP OR FEE RECORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  393.         Case Number  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  394.         Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  395.         Description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  396.         Reformatting the Description Entry . . . . . . . . . . . . . . . 43
  397.         Long Descriptions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  398.         Abbreviations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  399.         Private Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  400.         Asterisk Suppression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  401.         Time Entries and Total Charge. . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  402.         Charging Rate  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  403.         Next Time Slip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  404.         Deferred Billing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  405.       EDIT A TIME SLIP OR FEE RECORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  406.       HUNT FOR SOME INFORMANTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  407.       ZIP TO A TIME SLIP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
  408.  
  409.     DISBURSEMENTS MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  410.       MAKE A DISBURSEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  411.         Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  412.         Payee or Creditor  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
  413.         AMOUNT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  414.         Check Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  415.       EDIT A DISBURSEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
  416.  
  417.     RECEIPTS MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
  418.  
  419.     ADJUSTMENT MODULE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
  420.  
  421.     GENERAL LEDGER MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  422.       OPEN A NEW ACCOUNT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
  423.       MAKE A TRANSACTION ENTRY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  424.       HUNT FOR SOME INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
  425.       OMITTING ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  426.       ORGANIZING YOUR BOOKS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
  427.         Accounts vs. Categories  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  428.       DOUBLE ENTRY ACCOUNTING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
  429.         Designating the accounts to adjust . . . . . . . . . . . . . . . 57
  430.         Automating the process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  431.         The other account  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
  432.  
  433.     BILLS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
  434.       COMPOSITION OF A BILL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  435.       BILLING FORMATS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
  436.       RETURN ADDRESS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
  437.       OPENING STATEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
  438.       OPTIONAL GENERAL OPENING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  439.       CLOSING STATEMENT  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
  440.       SIGNATURE BLOCK  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  441.       SUMMARY SHEET  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  442.       PREPARING A BILL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
  443.         Date of Statement and Month Billed . . . . . . . . . . . . . . . 65
  444.         Other Hunt Gates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  445.         First Case Prepared. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
  446.         Setting the Print Mode and Aligning the Paper. . . . . . . . . . 67
  447.         Cases set for Occasional Billing . . . . . . . . . . . . . . . . 67
  448.       PRE-BILLS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
  449.       DEFERRED BILLING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
  450.       STATEMENT RE-PREPARATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
  451.       "UPDATED COPY" BILLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
  452.       CUSTOMIZED BILL FORMATS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
  453.  
  454.     NOTE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
  455.  
  456.     PEOPLE MODULE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
  457.  
  458.     UTILITIES MODULE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  459.       BACK UP DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
  460.       RESTORE BACKUP FILES FROM A BACKUP DISK  . . . . . . . . . . . . . 74
  461.       SORT TRANSACTIONS CHRONOLOGICALLY  . . . . . . . . . . . . . . . . 76
  462.       ERASE DATA FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
  463.       CASE RE-INDEXING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  464.       TRANSACTION RE-INDEXING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
  465.  
  466.     CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM. . . . . . . . . . . 78
  467.       CATEGORIES and ABBREVIATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
  468.         Income/Expense Category Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . 78
  469.         Optional Category Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
  470.         Optional Service Rates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
  471.       AREAS OF BUSINESS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
  472.       NUMBERING SYSTEM PROPOSAL  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
  473.  
  474.     USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS  . . . . . . . . . . . . 81
  475.  
  476.     MESSAGES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
  477.  
  478.     BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK  . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
  479.  
  480.     POP-UP BILLPOWER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
  481.  
  482.     APPENDICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.                                    BILLPOWER
  488.  
  489.  
  490.  
  491.             NOTE:
  492.             If you're using an unregistered copy of the program, 
  493.             it will begin to beep at you in several weeks, reminding 
  494.             you that it's time to register.  Don't worry -- no data 
  495.             will be destroyed, and you'll be able to use the prog-
  496.             ram, despite the fact that you delay registering.
  497.  
  498.  
  499.  
  500.      OVERVIEW
  501.  
  502.           BillPower is a timekeeping, billing and bookkeeping program de-
  503.      signed specifically for small firms.  It will track time worked on 
  504.      professional matters and calculate the amount owed by each client.  It 
  505.      will also keep up with receipts and disbursements, and it will main-
  506.      tain such accounts as you wish, allowing you to carry out simple book-
  507.      keeping functions.  Perhaps most importantly, it will automatically 
  508.      compile service, disbursement, and receipt transactions for each cli-
  509.      ent into monthly bills.  And, for your convenience, the program may be 
  510.      used as either a stand-alone system or as a RAM-resident "pop-up" 
  511.      that will allow your access even while you're in the middle of using 
  512.      another program (see the POP-UP BILLPOWER section).
  513.  
  514.           BillPower is a member of the "ManageX" series of productivity-
  515.      enhancing software.  As such, it must reside in a MANAGEX directory on 
  516.      your hard disk.  Other programs in the series include ReSearch (a pro-
  517.      gram used to keep track of research and/or evidence), TickleX (the 
  518.      most powerful scheduler/tickler available), and RAMdesk (a set of pop-
  519.      up utilities, such as a phone book, a calculator, a LAN mail system, 
  520.      etc).
  521.  
  522.           If you are already familiar with computer accounting programs, 
  523.      you may be in for a shock, because BillPower represents an entirely 
  524.      new approach to various aspects of bookkeeping.  BillPower is far more 
  525.      flexible than other programs which lock you into an electronic version 
  526.      of ancient manual accounting procedures.  If you are an "old hand" at 
  527.      bookkeeping, then open your mind to a different system which does not 
  528.      require monthly "postings" or year-end "close-outs"; one that never 
  529.      destroys old data from past months in the interest of consolidation.
  530.  
  531.           While other time and billing programs may offer "links" to exter-
  532.      nal accounting software, BillPower completely integrates its bookkeep-
  533.      ing functions into the rest of the program.  BillPower Plus can, in 
  534.      fact, SIMULTANEOUSLY update affected G/L accounts (as well as a cli-
  535.      ent's balance and aged receivables) at the time that a disbursement or 
  536.      receipt is entered.  This "real-time" approach to bookkeeping, vir-
  537.      tually unprecedented in a time and billing program, saves you the time 
  538.      you would otherwise spend making duplicate G/L entries, posting trans-
  539.  
  540.  
  541.      INTRODUCTION                         4
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.      actions, and/or transferring files from one program to another.  With 
  547.      BillPower, a SINGLE entry can handle all the updating that needs to be 
  548.      done.  No other program offers such a degree of integration.
  549.  
  550.           BillPower is designed as a unique "free entry" system.  You may, 
  551.      for instance, open accounts at will, any time you want.  If, several 
  552.      months after having established your chart of accounts, you discover 
  553.      that you need to add a new account, you may easily do so.  With Bill-
  554.      Power, you may also correct nearly ANY entry made at ANY time in the 
  555.      past.  Assume, for instance, that you wish to modify the service des-
  556.      cription or charge appearing on a time slip that was entered three or 
  557.      four months ago.  While some other office management systems would 
  558.      require the awkward procedure of entering a corrective time slip to 
  559.      offset the faulty one, BillPower allows you to follow your natural in-
  560.      clination: simply calling the erroneous time slip to the screen and 
  561.      editing it.  That keeps your files uncluttered and your reports and 
  562.      bills neat. 
  563.  
  564.           Also unique is BillPower's ability to re-prepare bills.  Other 
  565.      programs won't redo a client's bill after transactions for that client 
  566.      have been "posted" or "closed out", since these procedures often in-
  567.      volve the subsequent destruction of those transactions' data.  Posting 
  568.      and closing out are tedious bookkeeping procedures which are necessary 
  569.      with manual systems, and which have been emulated in many computer 
  570.      accounting programs.  BillPower, however, has been designed to capi-
  571.      talize upon the power of the computer.  It will automatically update 
  572.      all data as each transaction is entered into the computer.  No time-
  573.      consuming posting or close-out procedures are required, and there is 
  574.      no data destruction; therefore, you may re-prepare bills that may be 
  575.      even several months old.  If a client asks you to correct and re-sub-
  576.      mit a bill, it's no problem with BillPower. 
  577.  
  578.           BillPower's aged receivables are also more meaningful than other 
  579.      programs'.  Other programs might report aging periods of "0-30 days", 
  580.      "31-60 days", etc.  These periods are typically figured backward in 
  581.      time, beginning with the latest posting date.  If you haven't posted 
  582.      for some time, you will find yourself doing mental gymnastics to cal-
  583.      culate how the aging periods relate to the CURRENT date (who really 
  584.      cares about the last posting date?).  With BillPower, which does not 
  585.      require posting, the aging periods are reported as "OwedSince FEB", 
  586.      "OwedSince JAN", "OwedSince DEC", etc.  Hence, you know at a glance 
  587.      how much of the money CURRENTLY owed you has been owed since the end 
  588.      of each month shown in the receivables report.  
  589.  
  590.  
  591.      FOUNDING PHILOSOPHY
  592.  
  593.           BillPower is based upon the proposition that it is usually best 
  594.      to send a statement to each client at some regular interval, preferab-
  595.      ly every month.  Even when nothing is due from the client for work 
  596.      done during that period, a statement should be sent, if for no other 
  597.      reason, to let him know that you're still thinking of him.  With this 
  598.  
  599.  
  600.      INTRODUCTION                         5
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.      principle in mind, you may select a regular billing interval of 1, 2, 
  606.      3, 4, 5, or 6 months for each client, though, for simplicity's sake, 
  607.      you are urged to use the one-month interval for as many of your cli-
  608.      ents as you can.
  609.  
  610.           Even if a case or project is a fixed fee or contingency one, a 
  611.      statement should be sent to the client on a regular basis before the 
  612.      case has been completed, so that he may have an ongoing appreciation 
  613.      of all that you are doing for him.  It takes only about a minute for 
  614.      BillPower to prepare the bill.  Your investment in time, paper and 
  615.      postage will be insignificant in comparison to the payoff resulting 
  616.      from keeping each client informed of what you're doing.
  617.  
  618.  
  619.      WHAT BILLPOWER WILL DO
  620.  
  621.           BillPower requires 420K of RAM (but only 7K if loaded as a "pop-
  622.      up" and sitting in the background waiting for you to press the hot-
  623.      key -- see the "POP-UP BILLPOWER" section).  The program can handle 
  624.      any combination of the following:
  625.  
  626.           15 timekeepers/employees (partners, secretaries, and others);
  627.           4000 cases/projects;
  628.           4000 accounts; and
  629.           8000 transaction entries per month (services, disbursements, etc).
  630.  
  631.            Each client may be set up for either "Periodic" or "Occasional" 
  632.      billing.  The vast majority of your clients will probably be ones whom 
  633.      you want to bill on a regular basis (monthly, bi-monthly, quarterly, 
  634.      etc.).  These should be set up for Periodic billing, whereas those few 
  635.      clients that are to be billed haphazardly, or only once, may be as-
  636.      signed to Occasional billing.  
  637.  
  638.           BillPower is unique in that it allows you to prepare bills for 
  639.      the same period many times, not just once.  Each bill sent out for any 
  640.      period of time reflects the most current status of the client's ac-
  641.      count with you for that period.  Correcting and re-submitting bills to 
  642.      your clients present no problem to BillPower.
  643.  
  644.  
  645.      Periodic Billing
  646.  
  647.           There is a nominal "minimum" period for which a client set up for 
  648.      Periodic billing will be be billed: one calendar month.  Each bill 
  649.      will include all transactions from the beginning of the first month 
  650.      covered by the bill to the end of the last month covered.  A bill may 
  651.      be re-prepared for the same calendar month (or months) several times.  
  652.      For example, if it were now January 15, and you wanted to send Mr. 
  653.      Smith's bill for work done so far this month, the bill prepared by 
  654.      BillPower would cover all work done during the entire month of January 
  655.      (the beginning of the first month covered by the bill is January 1, 
  656.      and the end of the last month covered is January 31).  However, since 
  657.  
  658.  
  659.      INTRODUCTION                         6
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.      no work will have been done after the fifteenth, the bill will effec-
  665.      tively be one for only the period from January 1 to January 15.  
  666.  
  667.           If, in February, you had some reason to prepare another January 
  668.      bill for Mr. Smith, that bill would also show work done during the 
  669.      entire month.  Included on the second January bill would be 1) a recap 
  670.      of what had already been shown on the previous January bill and 2) a 
  671.      listing of what, if anything, had been done from the 16th to the 31st.  
  672.      You may not request a bill for only the period from January 16 to Jan-
  673.      uary 31, since, as mentioned above, the minimum billing period is one 
  674.      calendar month.  But don't worry.  Mr. Smith will NOT be charged again 
  675.      for the work already reflected in the first bill.  The second bill 
  676.      will SHOW that work for a second time (as a recap), but will not 
  677.      CHARGE him a second time for it.  Of course, if Mr. Smith had sent any 
  678.      payments since the first bill was mailed, those payments would also be 
  679.      reflected on the second bill.  
  680.  
  681.           Clients set up for Periodic billing must be billed at least once 
  682.      every nine months.  As long as you run at least one mass billing per 
  683.      month, BillPower will insure that at no Periodic client goes too long 
  684.      without a bill.
  685.  
  686.  
  687.      Occasional Billing
  688.  
  689.           There is no minimum billing period for clients set up for Occa-
  690.      sional billing.  If you wish, you may prepare one bill today, another 
  691.      tomorrow, another next week, and yet another eight months from now.  
  692.      Each bill will contain only those transactions falling AFTER the date 
  693.      of the last transaction on the preceding bill.  As is the case with 
  694.      Periodic clients, current and previous bills may be re-prepared as 
  695.      needed.  
  696.  
  697.           The advantage of Occasional billing is that you may allow as much 
  698.      time as you wish to elapse between bills (while nine months is the 
  699.      maximum for clients billed Periodically).  One disadvantage is that 
  700.      BillPower will not automatically compute a client's interest, taxes, 
  701.      or monthly retainer fee (as it would if the client were set up for 
  702.      Periodic billing).  And, while clients set up for Occasional billing 
  703.      will be included in mass billings (along with Periodic clients), they 
  704.      can't be RE-BILLED en masse (as can be done with clients set up for 
  705.      Periodic billing).  Thus, if you've already prepared actual (final) 
  706.      bills for a given period of time, and then for some reason need to re-
  707.      do those bills, your Periodic clients may be handled with a mass bil-
  708.      ling.  Your Occasional clients may also be re-billed, but you must 
  709.      handle each individually. 
  710.  
  711.      The Best Billing Method
  712.  
  713.           By far the simplest billing method is Periodic.  It assumes that 
  714.      most of your clients are the sort that should be billed regularly.  And it 
  715.      requires that you have the discipline to set aside a few hours at the 
  716.  
  717.  
  718.      INTRODUCTION                         7
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.      beginning of each month to do your billing for the prior month.  Don't 
  724.      do sporadic billing unless it's absolutely necessary.  The scattergun 
  725.      approach is an awful time waster.
  726.  
  727.           Still, you may have a few clients for which regular billing is 
  728.      not appropriate.  These clients should be set up for Occasional bil-
  729.      ling, unless you need to have BillPower automatically calculate inter-
  730.      est, taxes or monthly retainer fees.  And if you think you lack the 
  731.      discipline to stick to a regular billing schedule, you might consider 
  732.      billing ALL your clients with the Occasional method.
  733.  
  734.  
  735.      Automatic Adjustment of Billing Periods
  736.  
  737.           As mentioned previously, BillPower is unusaual in its ability to 
  738.      accept new or changed transactions for dates anytime in the past and 
  739.      to re-prepare old bills.  But there's an effect you may not have 
  740.      considered.
  741.  
  742.           Let's say that the current month is March and that you've already 
  743.      prepared a bill for each of January and February.  Now, for some rea-
  744.      son, you want to enter a new transaction with a January date.  Doing 
  745.      so will, of course, change January's balance forwarded to February 
  746.      (and February's to March).  Since this complication doesn't even occur 
  747.      to most users, BillPower has to somehow account for the changes auto-
  748.      matically.  
  749.  
  750.           What BillPower does is to assume that you'll want the next bill 
  751.      prepared (March's) to reflect the new January entry.  The only way to 
  752.      do so is to insure that the bill includes everything entered since 
  753.      January.  Therefore, the bill prepared for March will actually be one 
  754.      for January, February and March.  Normally, a March bill will contain 
  755.      only transactions entered for March, but, in this case, BillPower has 
  756.      found it necessary to also include a recap of January and February.  
  757.      In this fashion, BillPower attempts to insure that your clients are 
  758.      apprised of changes made in prior months' data.
  759.  
  760.  
  761.      HOW BILLPOWER ORGANIZES ITS DATA
  762.  
  763.           BillPower consists of the following files:
  764.  
  765.           BP.BAT            the batch file used to load BillPower
  766.           BILLPOWR.EXE      the main program file
  767.           BILLPOWR.OVR      overlays for the main program
  768.           EDIT.EXE          an ASCII text editor
  769.           ________.LBF      major data files maintained by the program
  770.           ________.LBI      indices to the major data files
  771.           ________.HLP      help files accessed when you press the F1 key
  772.           ________.LTR      files that contain the text portions of bills
  773.           ________.DAT      miscellaneous minor data files
  774.  
  775.  
  776.  
  777.      INTRODUCTION                         8
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.           BillPower considers each matter handled by the firm to be a 
  785.      "case", unless you customize the program to use another term, such as 
  786.      "project" (see the CUSTOMIZING THE PROGRAM section below).  If you do 
  787.      select another term, you'll have to mentally translate these instruc-
  788.      tions wherever the term "case" appears. 
  789.  
  790.           Each case will be assigned a Case Name, a Case Number and a "Mas-
  791.      terRcrd" Number.  The Case Name is simply a convenient name by which 
  792.      you can recognize the case, such as "Smith Project" or "State v. Wil-
  793.      liams".  The Case Number is used by the program to locate the case re-
  794.      cord in the computer's data files.  It may be in the same format as 
  795.      that used by your firm to manually file the paperwork pertaining to 
  796.      that case.  The MasterRcrd Number is used to link up to 500 subordin-
  797.      ate case records to their master record.
  798.  
  799.           Each case is subordinate to its master.  If a case is indepen-
  800.      dent (that is, not subordinate to another), then it is its OWN mas-
  801.      ter, and its Case Number and MasterRcrd Number will be the same.  If, 
  802.      however, it is subordinate to another, then the other's Case Number 
  803.      will be the subordinate's MasterRcrd Number.  For example, if case 
  804.      number 2 were subordinate to case number 1, then case 2's MasterRcrd 
  805.      Number would be "1" (case 1, being its own master, would also be as-
  806.      signed MasterRcrd Number 1).
  807.  
  808.           When would you want to subordinate one case to another?  Assume 
  809.      that you and Mr. Smith had a retainer agreement whereby he would pay 
  810.      you $150 per month for any services he needed from you at any time.  
  811.      You might set up a case record with the Case Name, "Smith Retainer" 
  812.      and the Case Number, "SMITJO1".  If Mr. Smith subsequently asked you 
  813.      to help him with a building contract, you might do one of two things.  
  814.      One would be to charge the time you spend working on the contract to 
  815.      the "Smith Retainer" (SMITJO1) case.
  816.  
  817.           The other would be to establish a separate case record, perhaps 
  818.      named "Smith Contract" and possibly numbered "SMITJO2".  If you wanted 
  819.      to make sure that both Mr. Smith's cases were linked for easy subse-
  820.      quent identification, you would assign to the new SMITJO2 case the 
  821.      MasterRcrd Number, "SMITJO1".  A graphic representation of this mas-
  822.      ter-subordinate relationship follows:
  823.  
  824.            MASTER                           SUBORDINATES
  825.                                             Case #:        SmitJo1
  826.                                             Case Name:     Smith Retainer
  827.            Case #:        SmitJo1           MasterRcrd #:  SmitJo1 
  828.            Case Name:     Smith Retainer
  829.            MasterRcrd #:  SmitJo1           Case #:        SmitJo2
  830.                                             Case Name:     Smith Contract
  831.                                             MasterRcrd #:  SmitJo1
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.      INTRODUCTION                         9
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.      As can be seen, the SMITJO1 case is its own master, and it also acts 
  843.      as a master for the SMITJO2 case.  In the future, whenever you want to 
  844.      look through ALL of Mr. Smith's cases, it will be easy, because they 
  845.      all have the same MasterRcrd Number.  MasterRcrd Numbers LINK several 
  846.      cases together for future reference.
  847.  
  848.           Now, on to a related matter.  Unlike some other programs, Bill-
  849.      Power does not require you to set up a separate "client record" before 
  850.      you open any case (or "matter") records for the client.  Each Bill-
  851.      Power case record contains both matter AND client information.  Hence, 
  852.      if you have a client for whom you do not expect to be handling more 
  853.      than one matter, you need open only ONE record (a case record) for 
  854.      him, rather than TWO (a client record and a matter record).  If, sub-
  855.      sequent to your having opened that single record for him, the client 
  856.      comes to you with more work, you may either: 1) do that additional 
  857.      work under the same case already opened, or 2) set up another case for 
  858.      him.  If you do the latter, you may, though you do not HAVE to, link 
  859.      the two cases by making the first record the second's MasterRcrd.
  860.  
  861.           Though BillPower does not REQUIRE you to do so, you may set up 
  862.      something comparable to a separate "client record" for each client 
  863.      before opening actual cases for him.  To do so, you would actually set 
  864.      up a "case" record for the client and use it as a MasterRcrd for the 
  865.      several matters that you handle for him.  After all, a "client record" 
  866.      does nothing more than link several cases together under one client, 
  867.      and a BillPower MasterRcrd can serve the same function.  You would 
  868.      tell BillPower that this record is intended to serve as a simple cli-
  869.      ent record by beginning its "case" name with an asterisk.  An example 
  870.      of a "client" record follows:
  871.  
  872.          MASTER                             SUBORDINATES
  873.                                             Case #:        SmitJo1
  874.                                             Case Name:     Smith Retainer
  875.          Case #:        SmitJo              MasterRcrd #:  SmitJo 
  876.          Case Name:     *John Smith Cases
  877.          MasterRcrd #:  SmitJo              Case #:        SmitJo2
  878.                                             Case Name:     Smith Contract
  879.                                             MasterRcrd #:  SmitJo
  880.  
  881.           In the above example, the SMITJO record is a "client" record, 
  882.      which contains only the client's name, address, salutation, bil-
  883.      ling interval, responsible employee and a "case" name beginning with 
  884.      an asterisk (any other information filled in will be disregarded by 
  885.      BillPower, since this is only a "client", not a real "case", record).
  886.  
  887.  
  888.      A FEW DEFINITIONS AND INSTRUCTIONS
  889.  
  890.  
  891.      Monitor Contrast
  892.  
  893.  
  894.  
  895.      INTRODUCTION                         10
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.           Make sure your monitor's contrast is set so that the screen can 
  901.      display different shades.  If it's not set properly, BillPower's 
  902.      instructions will occasionally seem confusing.
  903.  
  904.  
  905.      Keyboard Entries
  906.  
  907.           Using BillPower requires you to make data entries at your compu-
  908.      ter keyboard.  When you are asked to `enter' something, you should 
  909.      type in the response at the keyboard and then finish your entry by 
  910.      pressing RET (the Return or Enter key).  `Enter', therefore, implies 
  911.      that you will complete your entry with a RET.  If you are asked merely 
  912.      to `press' a key, you should not press RET after you have pressed the 
  913.      appropriate key.  `Press' means that you need make only one keystroke; 
  914.      'enter' implies that more that one keystroke is permissible, since all 
  915.      entries must end with RET.  
  916.  
  917.  
  918.      Control Characters
  919.  
  920.           On-screen instructions will frequently instruct you to press con-
  921.      trol characters.  A control character is represented graphically as a 
  922.      letter preceded by an up caret (eg: ^A or ^H).  If you are instructed 
  923.      to press a control character, you must hold the Ctrl key down, while 
  924.      simultaneously pressing the appropriate letter key.  For example, to 
  925.      press ^O, hold down the Ctrl key and tap the "O" (or "o") key.  Do not 
  926.      actually press the up caret key; the up carrot is used merely as a 
  927.      graphic representation of the control key. 
  928.  
  929.  
  930.      Entering Numbers
  931.  
  932.           When prices or other monetary figures are entered, never enter a 
  933.      dollar sign, comma or any symbol other than a minus sign.  If, for 
  934.      instance, a price were $9,999.95, you would enter only "9999.95", not 
  935.      "$9999.95" or "9,999.95".  Numbers may usually be up to eight charac-
  936.      ters in length, including the decimal point's position, if there is 
  937.      one.  Entering something other than a number when only a number is 
  938.      called for will result in an entry different from what you intend. 
  939.  
  940.  
  941.      Pausing and Aborting
  942.  
  943.           When you find the computer in the middle of some lengthy proce-
  944.      dure, such as printing a report, and you want to pause, press the 
  945.      space bar.  Doing so will cause the process to stop until you press 
  946.      the space bar again.  This use of the space bar will not work in all 
  947.      of the program's operational modes, but it will in most.  Pressing the 
  948.      space bar will often take a few seconds to have an effect, so be pa-
  949.      tient.
  950.  
  951.           If, instead of wishing that the computer pause in the middle of a 
  952.  
  953.  
  954.      INTRODUCTION                         11
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.      procedure, you prefer to abort that procedure altogether, press ESC 
  960.      (the Escape key).  As with the space bar, this key may not work in all 
  961.      parts of the program, and it may take a few seconds to have effect.
  962.  
  963.  
  964.      Printer Toggling and Writing Reports to a Disk File
  965.  
  966.           Whenever you are about to have a report printed on the screen, 
  967.      and you would prefer that it be printed on your printer, press ALT-P 
  968.      (that is, hold down the ALT key and tap "P") just before the report 
  969.      preparation begins.  ALT-P is the printing toggle, and it turns the 
  970.      flow of data to the printer on and off.  You may alternatively send 
  971.      the data to a disk file, instead of the printer, by pressing ALT-F (in 
  972.      place of ALT-P).  The file created or appended, named "TEXT.MX", may 
  973.      then be modified with most any text editor capable of handling indus-
  974.      try-standard ASCII characters.  Writing reports to the disk is useful 
  975.      if you need to make unusual changes.  And you may wish to occasionally 
  976.      write a bill to the disk, so that you can modify it with your word 
  977.      processor before having it printed. 
  978.  
  979.  
  980.      Message Line
  981.  
  982.           The last line on the display screen will nearly always have a 
  983.      message for you.  If you are ever unclear about what you are supposed 
  984.      to do next, look at the message line, which will be printed in reverse 
  985.      video.  If the intent of the message is not clear, you might find an 
  986.      explanation of it in the MESSAGES section of these instructions.
  987.  
  988.  
  989.      On-Line Help
  990.  
  991.           Any time you want help, the best place to look for it is in this 
  992.      documentation.  However, you may find just the tidbit of information 
  993.      you require if you press the F1 key.
  994.       
  995.  
  996.      Accounts
  997.  
  998.           Certain accounts are opened and maintained automatically by Bill-
  999.      Power.  These are each case's balance due and aged receivable ac-
  1000.      counts.  In order to see one of these accounts' status, you need sim-
  1001.      ply (E)dit/Examine the appropriate case's record, as explained in the 
  1002.      CASE module section.  
  1003.  
  1004.           Some accounts, however, will NOT be automatically opened by the 
  1005.      program.  You will have open them, yourself, in the GENERAL LEDGER 
  1006.      module.  These discretionary accounts may include case retainer and 
  1007.      trust accounts, as well as escrow, checking, and ANY other type of 
  1008.      account you can think of.  BillPower will track up to 4000 such ac-
  1009.      counts. 
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.      INTRODUCTION                         12
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.      The EDIT Program
  1021.  
  1022.           There are a few files which will need to be created or modified 
  1023.      by BillPower's text editor, EDIT, before you can realize the full pot-
  1024.      ential of the program.  For instance, you will certainly want to cus-
  1025.      tomize the return address file, so that your correct return address 
  1026.      will be reflected on bills prepared by BillPower.  You will have to 
  1027.      set up these files only once, unless you wish to subsequently modify 
  1028.      them. 
  1029.  
  1030.           EDIT manipulates simple industry-standard ASCII code.  An extra 
  1031.      facility is the ability to embed printer codes in the text prepared 
  1032.      with EDIT.  If, for instance, you want your printer to switch to let-
  1033.      ter-quality mode when it prepares bills, you could place the appro-
  1034.      priate printer code (available in your printer's manual) at the top of 
  1035.      the return address file.  To embed any control character (such as the 
  1036.      escape character), press ^P first.  For instance, to embed "esc N", 
  1037.      actually enter "^P esc N".
  1038.  
  1039.           You may access EDIT from BillPower's MAIN MENU by pressing ^E.  
  1040.      Incidentally, you may also access it directly from the DOS prompt by 
  1041.      entering "EDIT". 
  1042.  
  1043.  
  1044.      Deciding which module to use
  1045.  
  1046.           Use of BillPower requires your understanding its basic modular 
  1047.      organization.  Each choice in the MAIN MENU corresponds to a different 
  1048.      module.  There is a SERVICE/FEE module, a BILLS module, a DISBURSE-
  1049.      MENTS module, and so on.  Whenever you want to do ANYTHING in this 
  1050.      program, you should go to the module whose subject matter most prob-
  1051.      ably encompasses what you want to do.  For instance, to run a report 
  1052.      showing all your services performed during any period, you would go to 
  1053.      the SERVICES/FEES module, not to the BILLS module or CASES module.  
  1054.      There may be times when your first guess as to the proper module is 
  1055.      incorrect.  In that case, take a second guess, and you'll be right.
  1056.  
  1057.           It is important that you clearly distinguish among the concepts 
  1058.      of a disbursement, a receipt, and a service/fee.  If you do not un-
  1059.      derstand the differences among them, you will make entries into the 
  1060.      wrong modules. 
  1061.  
  1062.           A service is an amount of WORK performed for a client.  A fee is 
  1063.      an amount charged to the client for services performed.  Both services 
  1064.      and fees are entered in BillPower's SERVICE/FEE module.
  1065.  
  1066.           A disbursement is an amount ADVANCED or PAID BY YOU for some-
  1067.      thing.  It must be entered in the DISBURSEMENTS module.  If, for in-
  1068.      stance, you have paid court costs of $55, this expenditure is a dis-
  1069.      bursement.  Do not enter it on a time slip in the SERVICE/FEE module.
  1070.  
  1071.  
  1072.      INTRODUCTION                         13
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.           A receipt is a sum of money PAID TO YOU.  It is not a disburse-
  1079.      ment (which is a sum paid BY you).  BillPower considers receipts to be 
  1080.      income, not expenses.  Do not enter into the RECEIPTS module any items 
  1081.      purchased by you, since these purchases are properly entered into the 
  1082.      DISBURSEMENTS module.  
  1083.  
  1084.           Receipts are often a source of confusion.  Remember that they are 
  1085.      money PAID TO YOU, that is, money that you intend to put into YOUR 
  1086.      coffers.  Money given to you in trust is NOT a receipt.  If a client 
  1087.      gives you $100 and you intend to put it into trust for him, DO NOT 
  1088.      enter it as a receipt.  That $100 should be registered with BillPower 
  1089.      in the GENERAL LEDGER module, where you can follow trusts, escrows, 
  1090.      retainers, and other types of accounts.  That $100 is not meant to be 
  1091.      a present payment to you for past or future services; rather, it is 
  1092.      meant to be placed into trust for the client (in the GENERAL LEDGER 
  1093.      module).  At some future time, you might withdraw part or all of it 
  1094.      from the trust account as a payment to you, but, until that time, it 
  1095.      is not a RECEIPT; it is merely money given to you in trust.  Remember, 
  1096.      money given to you is a RECEIPT only if it is going directly into YOUR 
  1097.      pocket.
  1098.  
  1099.           Likewise, a disbursement is money paid by YOU, from YOUR FIRM's 
  1100.      accounts, not from a trust account.  DO NOT enter as a disbursement 
  1101.      any payment from a trust account.  Remember, it is not a disbursement 
  1102.      unless it comes from your firm's own funds.  Money taken out of a 
  1103.      trust account is NOT a disbursement, as BillPower understands the term 
  1104.      -- it is simply a withdrawal of money from an account, to be handled 
  1105.      in the GENERAL LEDGER module, not the DISBURSEMENTS module. 
  1106.  
  1107.           Do not read further until you understand the discussion, so far. 
  1108.  
  1109.           Sometimes, the item you wish to enter does not seem to fit well 
  1110.      into the main categories of services/fees, disbursements, and re-
  1111.      ceipts.  For instance, an established client's current (at the time 
  1112.      you first enter his data into BillPower's files) balance is not strict-
  1113.      ly a "fee", since it does not apply to a specific single event or 
  1114.      transaction.  Nevertheless, it must be entered somewhere.  The AD-
  1115.      JUSTMENTS module exists for the purpose of adjusting client bills for 
  1116.      things that do not seem to fit well into the categories discussed 
  1117.      above.  If, for instance, you wished to decrease the amount due re-
  1118.      flected on a bill, you would probably wish to register an adjustment 
  1119.      in the form of a write-off. 
  1120.  
  1121.  
  1122.      Obtaining Reports
  1123.  
  1124.           In order to obtain a report, you will have to go to the approp-
  1125.      riate module and request a (H)unt through that module's records (Hunt-
  1126.      ing will be explained in later sections).  The records found in the 
  1127.      hunts may be displayed on screen or on your printer (ALT-P toggles the 
  1128.      printer, remember?).  
  1129.  
  1130.  
  1131.      INTRODUCTION                         14
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.           Which module contains the report you want?  Just ask yourself 
  1138.      what the report concerns.  If it concerns services performed, fees 
  1139.      charged or hours worked, then you should go to the SERVICE/FEE module.  
  1140.      If it concerns money received, go to the RECEIPTS module.  For a re-
  1141.      port on money paid out by the firm, the DISBURSEMENTS module is appro-
  1142.      priate.  The GENERAL LEDGER module will give you a report about ac-
  1143.      counts and their balances, while the ADJUSTMENTS module will report on 
  1144.      write-offs and other adjustments.  If you are looking for general in-
  1145.      formation about cases, such as a case's balance, try the CASE module 
  1146.      (which contains data for each case that would typically be kept on the 
  1147.      "cover sheet" for that case's file folder).
  1148.  
  1149.  
  1150.      Omitting Records
  1151.  
  1152.           Records may be physically omitted from any of the Case, and Ac-
  1153.      counts files when such records are no longer needed.  The process in-
  1154.      volves two steps:  first, "tagging" a record for omission in the Edit 
  1155.      mode by pressing ^O; and second, actually omitting all the records in 
  1156.      the file which have been tagged.
  1157.  
  1158.           Though a record may not be physically omitted from the transac-
  1159.      tions (Services/Fees/Disbursements/Receipts/Adjustments) file, ^O 
  1160.      (pressed while the record is being edited) will cancel its EFFECTS, 
  1161.      just the same.  In these files, ^O does not "tag" a file for future 
  1162.      omission; it simply deletes all the data on the affected record, 
  1163.      thereby canceling its effect.  The record will still physically exist 
  1164.      after it is "omitted", but it will be empty and will have no effect.
  1165.  
  1166.  
  1167.      Tricking BillPower
  1168.  
  1169.      WARNING!
  1170.       
  1171.           When BillPower asks for some information, NEVER, NEVER try to 
  1172.      manipulate it by giving false data.  Doing so will almost certainly 
  1173.      cause errors resulting from BillPower's reliance upon your input.  
  1174.      Never, for instance, succumb to the temptation to tell BillPower that 
  1175.      today is any date other than today's real date.  There is no way you 
  1176.      can anticipate all that BillPower will do with the false data you may 
  1177.      give it.
  1178.  
  1179.  
  1180.      Moving BillPower to a new Computer
  1181.  
  1182.           BillPower intimately binds itself to the data base you create on 
  1183.      your computer.  Therefore, if you wish to move BillPower to a computer 
  1184.      other than the one on which it is presently being used, be sure to 
  1185.      transfer ALL the files contained in the MANAGEX sub-directory to the 
  1186.      new computer.  Also and make sure that the new computer's MANAGEX dir-
  1187.      ectory is on the drive whose designation (eg: C, D, or E) is the same 
  1188.  
  1189.  
  1190.      INTRODUCTION                         15
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.      as the old computer's. 
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.      INTRODUCTION                         16
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.      SETTING UP
  1255.  
  1256.  
  1257.      LOADING BILLPOWER
  1258.  
  1259.           The first thing you must do to get BillPower into operation is to 
  1260.      make sure that all the files found on the distribution disks are put 
  1261.      into the ManageX subdirectory of your hard disk.
  1262.  
  1263.           When you've done that, you will be ready for the next few para-
  1264.      graphs' CAUTION.  Remember that disk data is easily corrupted or des-
  1265.      troyed.  Therefore, you should be aware of the need to make backup 
  1266.      copies of your data on a daily basis. 
  1267.  
  1268.           Integra recommends that you keep at least two separate sets of 
  1269.      backup disks for your data.  Label the disks in one set "odd" and the 
  1270.      other "even".  On odd dates, use the "odd" disks for backups, and on 
  1271.      even dates use the "even" ones.  In this way, even in the event that 
  1272.      one of your backups sets fails, you will still have the other contain-
  1273.      ing data no more than two or three working days old.  You should also 
  1274.      have another set that you use for weekly backups and yet another for 
  1275.      monthly backups.
  1276.  
  1277.           Note that, as your data base grows over time, you will have to 
  1278.      add more backup disks.  When you start out, you'll probably need only 
  1279.      one disk in each of your ODD and EVEN sets.  But, as time goes by, 
  1280.      you may end up with as many as three or four backups per set.  If 
  1281.      your data base grows beyond that, you may decide to erase some 
  1282.      files from the hard disk. 
  1283.  
  1284.           NOTE:
  1285.                Before you erase ANY records, you should re-label your 
  1286.           most recent set of backup disks as "archives", to be stored 
  1287.           perpetually.  You should indicate on them the months whose 
  1288.           data they contain.  Then, start a new set of backups (to 
  1289.           take the place of the ones converted to archive use).  Bac-
  1290.           kup disks are to be used regularly.  Archives are to be 
  1291.           stored permanently, so that, if ever needed, you will be 
  1292.           able to retrieve data long ago deleted from the hard disk, 
  1293.           and no longer being backed up on the backups.
  1294.  
  1295.                NEVER, NEVER erase any data files until you have first 
  1296.           designated your most recent backups disks as archive disks.  
  1297.           They must not take the place of archives made earlier; rather,
  1298.           they should be ADDED TO your archive collection. 
  1299.  
  1300.           
  1301.      CUSTOMIZING THE PROGRAM
  1302.  
  1303.           Now that all the BillPower files are located on the ManageX sub-
  1304.      directory, you should move to that subdirectory to use the program.  
  1305.      To start the program, enter "bp" (or "bp mr" for memory-resident ser-
  1306.  
  1307.  
  1308.      SETTING UP                           17
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.      vice) at the keyboard.
  1314.  
  1315.           NOTE:
  1316.                You must be sure that you are in the hard disk ManageX
  1317.           subdirectory.  
  1318.  
  1319.           FOR USERS FAMILIAR WITH DOS:
  1320.                If you wish to access BillPower from a batch file lo-
  1321.           cated in another subdirectory, you must put BP.BAT into 
  1322.           that other subdirectory and erase it from the ManageX sub-
  1323.           directory.  Use EDIT to modify the subdirectory refer-
  1324.           ences at the top and bottom of the BP.BAT file.  Do not 
  1325.           change BP.BAT's name, and make sure that the subdirectory 
  1326.           that contains it is in the DOS path.  NEVER rename BP.BAT 
  1327.           (BillPower must always be entered from a batch file called 
  1328.           "BP.BAT"), and make no modifications other than to change 
  1329.           its references to subdirectories at the top and bottom of 
  1330.           the file.
  1331.  
  1332.           If this is your first use of the program, one of the first 
  1333.      screens that appears will contain a series of prompts whose purpose is 
  1334.      to find out how your computer system is configured and how you want 
  1335.      BillPower to work for you.
  1336.  
  1337.  
  1338.      Period during which no interest will be charged
  1339.  
  1340.           This figure is the number of days after a bill is sent that you
  1341.      will allow a client as a grace period before interest is charged.  If
  1342.      you don't intend to charge interest, this figure is irrelevant, and 
  1343.      you may ignore the prompt by simply pressing RET.
  1344.  
  1345.           As you set up each case's record, you will have the opportunity 
  1346.      to enter a monthly rate at which interest will be charged the client 
  1347.      (if no interest is to be charged, you may just enter "0" at that 
  1348.      time).  When that case's monthly bills are prepared, interest will be 
  1349.      charged at that rate for all sums from the previous bill which have 
  1350.      still not been paid.  HOWEVER, no interest will be charged unless the 
  1351.      number of days designated here have elapsed between the invoice date 
  1352.      of the previous bill and the invoice date of the new bill being pre-
  1353.      pared.  
  1354.  
  1355.           Let us say, for example, that you enter 30 interest-free days 
  1356.      here.  Let us also presume that the client's balance due on the last 
  1357.      bill is $100 and that he has paid only $50 since that bill was sent.  
  1358.      You are now preparing the next month's bill.  If only 30 days have 
  1359.      elapsed between the last bill's invoice date and this one's, no in-
  1360.      terest will be charged on the $50 still owed from last month.  If, 
  1361.      however, at least 31 days have elapsed, the interest will be charged 
  1362.      on the basis of the following calculation:
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.      SETTING UP                           18
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.           $   50.00 (still owed) 
  1374.           x   interest rate for that case 
  1375.           x   number of months entered between the last bill's 
  1376.               and this new one's statement dates.
  1377.           ------------
  1378.           =   interest
  1379.  
  1380.  
  1381.      Lines printed per page on printer 
  1382.  
  1383.           Most printers are pre-set for 66 rows, unless you change their 
  1384.      default settings.  BillPower also assumes a default value of 66, unless 
  1385.      you change that assumption here.  If you are using standard letter-
  1386.      sized paper, and if your printer uses a spacing of 6 lines to the 
  1387.      inch, you do not need to change this value.
  1388.  
  1389.           If you have a laser printer, you should enter "LASER" at this 
  1390.      item.  Doing so will tell BillPower that your printer will handle all 
  1391.      the line counting, itself. 
  1392.  
  1393.  
  1394.      Lines from paper top to letterhead bottom
  1395.  
  1396.           If you will not be using letterhead paper, skip this item.  If, 
  1397.      however, BillPower will be printing statements onto private letterhead 
  1398.      paper, it must know how far down the page to begin printing.  Measure 
  1399.      the distance from the top of the page to the bottom of the letterhead 
  1400.      as accurately as possible.  Then enter the number of lines (at 6 
  1401.      lines to the inch) that can be printed in that space.  For instance, 
  1402.      if the distance were 2.2 inches, you would enter "13" (for "13 
  1403.      lines").  
  1404.  
  1405.  
  1406.      Printer Initialization Code
  1407.  
  1408.           You may need to refer to your printer's manual for this data, 
  1409.      which is NOT essential for using BillPower.  Therefore, if you're new 
  1410.      to computing, you may want to skip this item for now (by pressing 
  1411.      RET), and come back at some later date (after you've had more exper-
  1412.      ience with your computer and printer). 
  1413.  
  1414.           You will almost certainly want reports prepared on your printer 
  1415.      to be centered.  However, some printers are incapable of centering 
  1416.      paper on the platen.  If you have one of these printers, it must be 
  1417.      sent a special code to make it begin printing each line further to the 
  1418.      right than usual.  BillPower will send this code if you will tell it 
  1419.      here exactly what the code your specific printer expects for a Left 
  1420.      Margin change. 
  1421.  
  1422.           You might also change fonts (to, perhaps, Elite) by sending a 
  1423.      code.
  1424.  
  1425.  
  1426.      SETTING UP                           19
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.           Your printer's manual contains the proper code instructions.  
  1433.      Make sure that the code you supply is a DECIMAL code, not a HEXADECI-
  1434.      MAL code.  Fifteen spaces allows you to enter five 3-digit numbers in 
  1435.      sequence.  Make sure that each number constituting the code is rep-
  1436.      resented as a 3-digit decimal (eg: 52 should be entered as "052", and 
  1437.      1 should be entered as "001").
  1438.  
  1439.           The code you enter need not actually fill fifteen spaces if few-
  1440.      er are needed.  Assume, for instance, that you have an Epson printer 
  1441.      and that you need to move the margin to the right 4 spaces.  To do 
  1442.      so, you must enter nine digits: "027108052".  The "027" translates to 
  1443.      the ESC key; "108" translates to "l"; and "052" means a 4-space mar-
  1444.      gin ("053" would be a 5-space margin).
  1445.  
  1446.           Incidentally, what has been described above will probably work 
  1447.      just fine for reports.  But a mere five decimal codes may not be 
  1448.      enough for the potentially elaborate printer formatting you may want 
  1449.      to do for bills.
  1450.  
  1451.           To further customize your printing for bills, use EDIT to embed 
  1452.      printer control codes at the top of the return address file (M-
  1453.      RETADD.LTR).  To do so, you have to enter the actual characters, NOT 
  1454.      decimal codes, needed to change the printer's characteristics.  If you 
  1455.      want to enter a control character, press ^P first.  When you press ^P, 
  1456.      nothing will appear on the screen, but EDIT will be primed to assume 
  1457.      that the NEXT key pressed is a control key combination.  Assume, for 
  1458.      instance, that you need to embed "ESC Q" in the file.  To do so, you 
  1459.      would actually enter "^P ESC Q", not just "ESC Q".  Note that the ESC 
  1460.      key an other control characters may appear as peculiar symbols on your 
  1461.      display.
  1462.  
  1463.           You may intersperse different printer format codes at different 
  1464.      places in your return address file in order to achieve a variety of 
  1465.      fonts on the same bill.  You may also place codes into the bill open-
  1466.      ing and closing paragraph files, as well as in each signature block 
  1467.      file.   
  1468.  
  1469.           The RETADD file will let you do fancy things with bills, but what 
  1470.      if you also need more than five decimal codes for non-bill reports?  
  1471.      Just use EDIT to create a file called PRNTINIT.  If that file exists 
  1472.      when you load BillPower, the contents on its first line will over-ride 
  1473.      whatever you enter into the Printer Initialization Code section of 
  1474.      this CUSTOMIZING routine.  What do you enter into PRNTINIT?  A single 
  1475.      line containing a string of the same kind of printer control codes 
  1476.      described above in the discussion of the RETADD file.
  1477.  
  1478.           As you can see, BillPower offers you an enormous range of printer 
  1479.      formatting flexibility.  But you must know how to use your printer's 
  1480.      codes in order to tap into this power.
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.      SETTING UP                           20
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.      Indent used for client addresses on bills
  1493.  
  1494.           BillPower will normally print a bill's client address at the left 
  1495.      margin (column 0).  If your paper is centered in the printer when 
  1496.      bills are prepared, this positioning should allow the address to show 
  1497.      through the window in a standard envelope.  If, however, you wish to 
  1498.      move the address to the right, you may designate another column.  It 
  1499.      is recommended that you leave this figure zero until you attempt to 
  1500.      prepare bills and determine that you need to change it.  To change 
  1501.      this indent (or any of these other setup items) at a later date, you 
  1502.      need simply select the (^C)ustomize option from the MAIN MENU. 
  1503.  
  1504.  
  1505.      Account automatically adjusted for disbursements and receipts
  1506.  
  1507.           Your entry for this item will have effect only if you're using 
  1508.      BillPower Plus.
  1509.  
  1510.           BillPower Plus offers simple integrated accounting functions.  
  1511.      One way this can be achieved is to allow you to designate the account 
  1512.      you want affected whenever you spend or receive money.  If you've 
  1513.      opened that account with BillPower, the program will automatically 
  1514.      withdraw the amount of any disbursement you make from that account, 
  1515.      saving you the time of making a separate account-adjusting entry.  
  1516.      Likewise, whenever you make a receipt, a deposit to the designated 
  1517.      account will automatically occur.
  1518.  
  1519.           Assume that you always want your checking account to be adjusted 
  1520.      for disbursements and receipts, and that you have opened such an ac-
  1521.      count in the General Ledger module, assigning it the account number, 
  1522.      "CHECK".  If you enter "CHECK" at the cursor here, the CHECK account 
  1523.      will be the one adjusted for disbursements and receipts.  Of course, 
  1524.      you should insure that you have previously opened the CHECK account in 
  1525.      the General Ledger module. 
  1526.  
  1527.           If you make an entry here, every time you enter a receipt or dis-
  1528.      bursement, you'll be afforded the opportunity to enter up to two ac-
  1529.      counts to be automatically adjusted.  One of these account will al-
  1530.      ready be filled in (with "CHECK", for example), leaving you one more 
  1531.      to enter if you are interested in making a "double entry" to keep your 
  1532.      books balanced.
  1533.  
  1534.           If you make NO entry here, you will not be given the chance to 
  1535.      enter any account information when you make a receipt or disbursement 
  1536.      record.
  1537.  
  1538.           If you like the idea of having the automated double entry option 
  1539.      available when you enter disbursements or receipts, but don't want the 
  1540.      same account (eg: CHECK) every time, you should enter "NUL" here.  
  1541.      "NUL" tells BillPower that you want to make use of the program's doub-
  1542.  
  1543.  
  1544.      SETTING UP                           21
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.      le entry facilities, but don't want the SAME account adjusted for ALL 
  1550.      disbursements and receipts.
  1551.  
  1552.           See the GENERAL LEDGER section for more details.
  1553.  
  1554.  
  1555.      Minimum time charged on Time Slips
  1556.  
  1557.           If your firm charges clients for a minimum amount of time when-
  1558.      ever work is done in their behalf, enter the number of minutes here.  
  1559.      For instance, if you always charge clients for at least a quarter-
  1560.      hour of work whenever you speak to them on the phone or handle any 
  1561.      matter for them, you should enter "15" here (a quarter-hour is fif-
  1562.      teen minutes).    If you don't have a minimum time that you charge 
  1563.      clients, just leave this item as zero.  Of course, the entry made 
  1564.      here will affect only cases that are to be charged by the hour, not 
  1565.      contingency, fixed fee, or monthly retainer cases. 
  1566.  
  1567.  
  1568.      Screen Colors  
  1569.  
  1570.           You'll see this prompt only if you have a color video board.  
  1571.      Press "M", "S", or "B" until the color combination you want appears. 
  1572.  
  1573.  
  1574.      Employees and their charge rates
  1575.  
  1576.           Three timekeepers are allowed in BillPower, while BillPower Plus 
  1577.      allows fifteen.  For each one, you may enter his/her initials and up 
  1578.      to 6 hourly rates, which the program will use to compute client 
  1579.      charges.
  1580.  
  1581.  
  1582.      Tax on services
  1583.  
  1584.           There is another item you may customize, but it's needed so rare-
  1585.      ly that it's not shown on the CUSTOMIZING screen.  This item is a tax 
  1586.      on services.  
  1587.  
  1588.           If services in your area are taxed, you will want BillPower to 
  1589.      automatically compute the tax for you when it prepares bills.  To tell 
  1590.      BillPower what your local tax on services is, exit the program at your 
  1591.      earliest convenience.  Then, re-enter it by typing at the DOS prompt, 
  1592.      "BILLPOWR x ?.???", where "?.???" is your local tax rate, expressed as 
  1593.      a percentage (eg: if your local tax on services is 5.125%, enter 
  1594.      "BILLPOWR x 5.215").  You need do this only once; from then, on, Bill-
  1595.      Power should be loaded with the command, "BP" (or "BP MR" for memory-
  1596.      resident service).  Note, however, that only those cases to billed 
  1597.      "Periodically" will have taxes computed when their bills are prepared.  
  1598.      Classifying cases as either "Periodic" or "Occasional" will be dis-
  1599.      cussed in the CASE MODULE section of this documentation.
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.      SETTING UP                           22
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.      Using a term other than "case"
  1610.  
  1611.           If you wish to substitute another term for "case", you'll need to 
  1612.      alter the BP.BAT file with EDIT.EXE (Ctrl-E from the Main Menu).  Find 
  1613.      the line that says "billpowr" and change it to "billpowr x x x Project", 
  1614.      "billpowr x x x Job", or "billpowr x x x File", depending upon which 
  1615.      term you wish to take the place of "case".
  1616.  
  1617.  
  1618.      Using 24-hr time and non-dollar monetary symbols
  1619.  
  1620.           BillPower normally uses 12-hr time whenever you enter a timeslip.  
  1621.      If you would prefer to use 24-hr time, you'll need to alter the BP.BAT 
  1622.      file (see "Using a term other than 'case'", above).  The 11th param-
  1623.      eter on the "billpowr" line should be "24hr".  Example:
  1624.  
  1625.                       "billpowr x x x File x x x x x x 24hr"
  1626.  
  1627.      To use a monetary symbol other than the dollar sign, the 1st parameter 
  1628.      should be the three-digit decimal code that your computer recognizes 
  1629.      for the desired symbol.  If, for instance, you wish to use the letter 
  1630.      "R" (ASCII decimal code 082), the "billpowr" line might read,
  1631.  
  1632.                        "billpowr 082 x x x x x x x x x 24hr"
  1633.  
  1634.  
  1635.      Using BillPower with desqVIEW 
  1636.  
  1637.                Finally, if you use desqVIEW, you should add a line at the bottom 
  1638.           of the BP.BAT file, saying "EXIT"
  1639.  
  1640.  
  1641.      Wrapping up the Installation
  1642.  
  1643.           You will next be asked whether you need to change any of the 
  1644.      information you have just entered.  If you press "Y", you will be 
  1645.      taken back to the first prompt to start over again.  If you press 
  1646.      "N", you will be asked to confirm today's date.  If the date dis-
  1647.      played is correct, just press RET.  If the date is wrong, you may use 
  1648.      the cursor control keys to highlight the proper date and then press 
  1649.      RET.
  1650.  
  1651.           NOTE:
  1652.                BillPower is designed to be used on a regular basis.
  1653.           If you indicate that today is a date much different from 
  1654.           the last date that the program was used, BillPower will 
  1655.           assume that you have made a mistake.  The program won't 
  1656.           believe you of you tell it that today is 28 or more days 
  1657.           later than the date on which it was last used; nor will 
  1658.           it accept that today is in a month prior to the month in 
  1659.           which it was last used.  Thanks to this date checking,
  1660.  
  1661.  
  1662.      SETTING UP                           23
  1663.  
  1664.  
  1665.  
  1666.  
  1667.           you're not likely to make gross errors in entering dates.
  1668.  
  1669.           In addition to using the cursor control keys to enter highlight 
  1670.      dates on the pop-up calendar, you may also enter them manually.  One 
  1671.      of three formats must be used.  For an example of each, assume that 
  1672.      today is December 1, 1989.  You could enter it as "1 DEC 89", 
  1673.      "12/01/89", or "120189".  
  1674.  
  1675.           Here it should be noted that there are many places in the program 
  1676.      where you will be asked to enter a "Mon Yr" (translation: month and 
  1677.      year).  When you come to such a place, simply enter the first three 
  1678.      characters of the month, then enter a space, and finally enter the 
  1679.      last two digits of the year.  For example, December 1989's "Mon Yr" is 
  1680.      "Dec 89".
  1681.  
  1682.  
  1683.      OPENING THE DATA FILES
  1684.  
  1685.           After you have entered the date, BillPower will double-check it 
  1686.      and then begin confirming the existence of data files.  If this is 
  1687.      your first use of BillPower, no data files will exist yet, so you will 
  1688.      be asked whether you want to create them.  The specific prompt ap-
  1689.      pearing on the screen will be, "[month] files do not exist -- create 
  1690.      them?"  Answer Yes by pressing "Y", unless, for some reason you do 
  1691.      NOT want to create new files for the month.
  1692.  
  1693.           Next, a message will appear, asking, "Do you want to erase any 
  1694.      old data from the hard disk?"  This message will appear only during 
  1695.      each month's FIRST USE of BillPower.  Keeping some old files may be 
  1696.      useful for referencing data from previous months, but how many old 
  1697.      files you preserve depends upon how much hard disk space you are wil-
  1698.      ling to devote to BillPower, and how much you need for other uses.  It 
  1699.      is recommended that you keep a minimum of a year's-worth of data on 
  1700.      the hard disk.
  1701.  
  1702.           If this is your first use of BillPower, there are no old files, 
  1703.      and you may, therefore, answer the question by pressing the "N" key 
  1704.      (for "No, I do not want to...").  But before you do, please read on, 
  1705.      so that you will gain an understanding of what to do when you reach 
  1706.      this point in the coming months. 
  1707.  
  1708.  
  1709.      Setting up files for a new month
  1710.  
  1711.           Some files used by BillPower keep track of perpetual information 
  1712.      which must be consistent from month to month.  These perpetual files 
  1713.      will be automatically updated by BillPower at the appropriate times.  
  1714.      Other files, however, are month-specific.  These specialized files 
  1715.      will be created "from scratch" each month, and they'll hold that 
  1716.      month's services, disbursements, receipts, adjustments and notes.  
  1717.      They all have names beginning with the name of the month to which they 
  1718.      apply.
  1719.  
  1720.  
  1721.      SETTING UP                           24
  1722.  
  1723.  
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.           If you want to clear up some hard disk space by erasing old 
  1728.      monthly files, and if you have not already taken care of that matter, 
  1729.      press "Y" when asked whether you want to erase some old data.  Make 
  1730.      sure, however, that you have floppy archive copies of the files about 
  1731.      to be erased.  You never know when you may need to retrieve some old 
  1732.      data which has been deleted from the hard disk.  If you have not made 
  1733.      the archives AND prepared ALL bills which will draw upon data compiled 
  1734.      during the months you are considering deleting, you should NOT delete 
  1735.      those months' files.
  1736.  
  1737.           After BillPower has erased whatever files you specified (if any), 
  1738.      it will create this month's new files and take you to the MAIN MENU.
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.  
  1746.  
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.      SETTING UP                           25
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.      MAIN MENU
  1786.  
  1787.           The MAIN MENU reflects the structure of the program.  Look at it 
  1788.      closely.  The message at the bottom requests that you press one of the 
  1789.      letters in parentheses.  If you wish deal with a case (or job/project) 
  1790.      simply press "C" to go to the CASE module.  Once there, you will be 
  1791.      presented with a similar CASE MENU.  The menu in each module is simi-
  1792.      lar to those in all the others. 
  1793.  
  1794.           To manipulate information within data records, press the appro-
  1795.      priate key indicated in parentheses.  For instance, to go to the 
  1796.      (R)eceipt file to enter, change, or otherwise manipulate information 
  1797.      within one of its records, you would press "R".  To enter or manipu-
  1798.      late a (N)ote, press "N".  Bills and most of the "enter/manipulate" 
  1799.      options shown in the center of the screen have separate sections of 
  1800.      these instructions devoted to them; the remaining options are dis-
  1801.      cussed below. 
  1802.  
  1803.  
  1804.      UTILIZE UTILITIES
  1805.  
  1806.           This option takes you to the UTILITIES module, where you can do 
  1807.      several useful things, such as erasing files and and sorting trans-
  1808.      actions chronologically.  Please see the UTILITIES MODULE section for 
  1809.      details.
  1810.  
  1811.  
  1812.      CUSTOMIZE THE PROGRAM  
  1813.  
  1814.           This option allows you to alter the parameters (such as the text 
  1815.      color) you established when you initially entered the program.  See 
  1816.      the CUSTOMIZING THE PROGRAM section (above) for details. 
  1817.  
  1818.  
  1819.      EDIT TEXT FILES   
  1820.  
  1821.           This option will take you directly into the EDIT program.  There, 
  1822.      you can alter many files, including those used for the opening and 
  1823.      closing paragraphs on bills, signature blocks, your income-expense 
  1824.      categories, your chart of accounts, and your return address. 
  1825.  
  1826.  
  1827.      ESC from BILLPOWER
  1828.  
  1829.           This option allows you to exit the program.  Upon leaving Bill-
  1830.      Power, you'll be asked whether you wish to copy your data files.  You 
  1831.      should almost ALWAYS answer affirmatively.  Never fail to heed a hint 
  1832.      to backup your files.  If you do elect to copy your files, you will be 
  1833.      taken through a routine similar to that experienced if you were to 
  1834.      select the "(B)acking up files" option in the UTILITIES module.  See 
  1835.      the UTILITIES MODULE section for details. 
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.      MAIN MENU                            26
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.      CASE MODULE
  1845.  
  1846.  
  1847.           In the CASE module, you will manipulate case/client records.  You 
  1848.      should regard a case/client record as merely a descriptive cover sheet 
  1849.      that would go into each case's file folder.  This record (or cover 
  1850.      sheet) can be inspected at any time to get a quick overview of the 
  1851.      case's current status in such areas as its balance due and its 
  1852.      aged receivables.  Remember that, anytime you want information on bal-
  1853.      ances due or receivables, you should come to the CASE module.
  1854.  
  1855.  
  1856.      MAKE A NEW RECORD
  1857.  
  1858.           If you press "M", you will be asked to give BillPower a Case Num-
  1859.      ber for the new case.  After you enter it, you will be taken into the 
  1860.      Edit mode, where you can fill in other information pertaining to that 
  1861.      case.
  1862.  
  1863.           NOTE:
  1864.           Though you may use ANY case numbering scheme you like, you are 
  1865.      strongly encouraged to use one in which the case name consists of the 
  1866.      first 4 or 5 letters of the client's last name and the first 2 or 3 
  1867.      letters of his fist name (eg: John Smith's first case would be 
  1868.      "SMITJO1".  Doing so will make case numbers easier to remember and 
  1869.      will also make certain searches for case information proceed more a 
  1870.      little more quickly than if you were to use another scheme.
  1871.  
  1872.           The Edit mode's screen displays some information which you cannot 
  1873.      change, such as the case's balance.  Since the balance is automati-
  1874.      cally updated as each service/fee, disbursement, and receipt entry is 
  1875.      made, you may not alter it here.  If, for some reason, you want to 
  1876.      change this case's total amount due your firm, you must select the 
  1877.      "(A)djustment" option in the MAIN MENU.  The reason that you are not 
  1878.      allowed to make this change directly here is that, if you did so, 
  1879.      there would be no permanent record of the change and its reason.  
  1880.      Forcing you to make an Adjustment will result in the filing of such a 
  1881.      record.
  1882.  
  1883.           For similar reasons, you are also prevented from changing the 
  1884.      receivables displayed.  Note that one of the items reported is 
  1885.      "CrntDue", which represents the amount still due on the last bill that 
  1886.      you sent the client, minus any payments that have been received since 
  1887.      then.  "CrntDue" may well differ from the "Balance" figure, which in-
  1888.      cludes not just the amount due on the last bill, but also ALL the 
  1889.      transactions since then (including services/fees, disbursements, re-
  1890.      ceipts, and adjustments).
  1891.  
  1892.  
  1893.      MasterRcrd Number
  1894.  
  1895.           You will note that this number has already been assigned.  It is 
  1896.  
  1897.  
  1898.      CASE MODULE                          27
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.      always initially presumed that a case's master is that case, itself.  
  1904.      If you wish to change it, just use the cursor control and delete keys 
  1905.      to do so.  Once the new masterRcrd number has been entered, BillPower 
  1906.      will search for that case to confirm its existence.  If it cannot 
  1907.      find the masterRcrd, it will tell you so.  If it does find the mas-
  1908.      terRcrd, certain common information will be transferred from that 
  1909.      case to the new one you are now creating.
  1910.  
  1911.           A subordinate case MUST NOT be entered into the file before the 
  1912.      master to which it refers.  A masterRcrd must always have been en-
  1913.      tered into the case file BEFORE its subordinates.
  1914.  
  1915.           The reason many professionals prefer to put all matters under a 
  1916.      single "master" case is that they want the bills sent to their cli-
  1917.      ents to be completely consolidated.  If you have a master with sev-
  1918.      eral subordinates, the bill sent to your client will actually consist 
  1919.      of a separate bill for each subordinate case and a summary sheet con-
  1920.      taining the total amount due for all the cases.  You may believe that 
  1921.      some of your clients will be confused by receiving multiple bills, 
  1922.      especially if, as far as they're concerned, all the matters handled 
  1923.      by one firm should appear on one consolidated bill, rather than sep-
  1924.      arate bills arriving in the same envelope. 
  1925.  
  1926.           Before you begin any cases for a client, you should consider his 
  1927.      nature and decide whether you may ultimately need to set up several 
  1928.      subordinates under one master, or whether all the work you do for him 
  1929.      is appropriate for one case's record.  If you are unsure how to pro-
  1930.      ceed, just set up ONE case for him now.  Then, if, in the future, you 
  1931.      decide that you need to open a case subordinate to the one you orig-
  1932.      inally opened for him, you may do so simply by designating the orig-
  1933.      inal case as the new case's master.  However, you may not subsequent-
  1934.      ly open a new case and call it the original's master, since, as men-
  1935.      tioned above, master records must be opened with BillPower BEFORE any 
  1936.      of their subordinates.
  1937.  
  1938.  
  1939.      Area of Business
  1940.  
  1941.           Next you will come to the "Area of Business".  This must be a 
  1942.      number between 1 and 999 corresponding to the business category which 
  1943.      most closely describes this particular case's subject matter.  You are 
  1944.      free to define your category numbers, using any scheme that you wish.  
  1945.      BillPower uses these numbers during its hunt routine to search for all 
  1946.      cases dealing with similar subjects (if you select the "Area of Busi-
  1947.      ness" Hunt Gates in the Hunt mode).  By running such a hunt, you can 
  1948.      find, among other things, which areas of business bring in the most 
  1949.      money and which areas your firm seems to be concentrating upon.  
  1950.  
  1951.           If you do not know the area of business or its number, and if you 
  1952.      would like some help, press the help key, F1.  You will be shown the 
  1953.      contents of the M-LBAREA.DAT file, which contains a listing of all the 
  1954.      business categories and their corresponding numbers.  When you find 
  1955.  
  1956.  
  1957.      CASE MODULE                          28
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.      the area that fits this case, enter its number and proceed to the next 
  1963.      item.  See the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section 
  1964.      for instructions on how to change M-LBAREA.DAT's contents. 
  1965.  
  1966.  
  1967.      Charging Disbursements
  1968.  
  1969.           "Chrg Dsbrs" is the next item.  BillPower initially assumes that 
  1970.      you will always charge your clients for each disbursement.  When YES 
  1971.      appears next to the 'Chrg Dsbrs' item, this assumption will be fol-
  1972.      lowed for this case.  If you wish to alter this assumption for this 
  1973.      case, press "N" (for NO).  If 'Chrg Dsbrs' is NO, no disbursements 
  1974.      made for this case will be included on the client's bills, unless, at 
  1975.      the time each disbursement is actually entered into the computer, the 
  1976.      amount entry is completed with ^C (for CHARGE) instead of the usual 
  1977.      RET.  If 'Chrg Dsbrs' is YES, all disbursements made for this case 
  1978.      WILL be included on the client's bills, unless, at the time each dis-
  1979.      bursement is entered, the amount entry is completed with ^N (for NO 
  1980.      charge) instead of the usual RET.
  1981.  
  1982.  
  1983.      Responsible and Originating Employees
  1984.  
  1985.           The "Responsible Employee" is the employee who is chiefly respon-
  1986.      sible for the case.  "Orig" is the originating employee.  Here, you 
  1987.      should enter the ID of the employee who brought the case into the 
  1988.      firm. 
  1989.  
  1990.  
  1991.      Opening and Closing Dates
  1992.  
  1993.           The date this case is "Opened" is automatically entered by the 
  1994.      computer, but you may change it if you need to.  When the case is 
  1995.      closed, this item is titled, "Closed", and the date shown is that on 
  1996.      which the case was closed.  See the "Closing and Opening a Case" sec-
  1997.      tion, below.
  1998.  
  1999.  
  2000.      Case Name, Client Name, etc.
  2001.  
  2002.           The "Case Name" is the next item to fill in.  Give the case some 
  2003.      descriptive name (or "style") and enter it here.  Make sure that the 
  2004.      Case Name is a presentable one, since it will appear on all bills 
  2005.      prepared by BillPower.  Do not skip this item.  Each case MUST have a 
  2006.      case name, a case number and a masterRcrd number.
  2007.  
  2008.           If this record is intended to serve merely as a "client" record, 
  2009.      used merely to link other subordinate cases, begin the case name with 
  2010.      an asterisk, "*" (eg: "*Smith Matters"). .cp 3
  2011.  
  2012.           The client's name should be entered with the last name first, 
  2013.      followed by a comma, a space, and the rest of the name.  For instance, 
  2014.  
  2015.  
  2016.      CASE MODULE                          29
  2017.  
  2018.  
  2019.  
  2020.  
  2021.      Mr. & Mrs. John A. Smith should be entered as "Smith, Mr. & Mrs. John 
  2022.      A."  Remember, LAST names should always be entered first, except in 
  2023.      the case of a client which is not a person (eg: IBM Corp), in which 
  2024.      case the first name entered should be the name upon which you want to 
  2025.      index the case.  For instance, The Hartford Group should be entered as 
  2026.      "Hartford Group" so that the indexing name is `Hartford', not `The'. 
  2027.  
  2028.           The program will index cases by the first initial of the cli-
  2029.      ent's last name.   At certain points in the program, you will be able 
  2030.      to find some information very quickly if you enter this initial and 
  2031.      then press the help key, F1.  Remember, the program assumes that 
  2032.      the first name entered is the client's last name, and it is with that 
  2033.      name's first initial that the indexing is done.
  2034.  
  2035.  
  2036.      Miscellaneous Information
  2037.  
  2038.           You may enter up to four lines of miscellaneous information.  
  2039.      This facility is very useful, since you may enter ANYTHING you wish, 
  2040.      such as the court, judge, and opposing counsel.  At any future time, 
  2041.      you may conduct a (H)unt to find all the cases that contain certain 
  2042.      miscellaneous data.  If, for instance, you included in this Miscellan-
  2043.      eous section a West reference key number, you could later find all 
  2044.      your cases that fall into that key number classification.  Be as brief 
  2045.      as you can here, so that you will have room to fill in lots of data on 
  2046.      these four lines.  Use abbreviations (eg: "OC:" for "Opposing Coun-
  2047.      sel:", or "WK:" for "West Key Number:" ), and be consistent in your 
  2048.      entries from case to case.  
  2049.  
  2050.           At various times in the life of a case, you may enter "markers" 
  2051.      into the Miscellaneous sections.  For instance, if some cases are 
  2052.      turned over to a collection agency, you could "mark" each's Miscel-
  2053.      laneous section with some notation, such as "(Clctn)".  Then, when-
  2054.      ever you wanted to find ALL such cases quickly, you could conduct a 
  2055.      (H)unt for all the cases whose Miscellaneous sections contain the 
  2056.      character sequence, "(Clctn)".
  2057.  
  2058.           If you begin the first line with a plus sign ("+"), the top two 
  2059.      miscellaneous lines will be included on this case's bills, just below 
  2060.      the case number and case name.  This feature is useful if, for in-
  2061.      stance, you do lots of work for an insurance company which requires 
  2062.      all bills submitted to contain such things as the accident date and 
  2063.      claim number (there's more on this in the BILLS section of these in-
  2064.      structions).
  2065.  
  2066.           Beginning the first line with a plus will cause this case's bills 
  2067.      to include the first two lines of miscellaneous data.  If there are 
  2068.      portions of the first two lines that you do NOT want to appear on 
  2069.      bills, enclose those portions inside curly brackets, "{" and "}".  
  2070.  
  2071.  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.      CASE MODULE                          30
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.      Billing Format and Interval
  2083.  
  2084.           The "Billing Format" you wish to use for this case may be any of 
  2085.      seven basic choices, ranging from 2 (the format disclosing the least 
  2086.      information to the client), through 6 (the most explicit), to 8.  
  2087.      Formats 0 and 1 also exist to automatically provide an asterisk at the 
  2088.      beginning of certain Description entries, but they are subjects 
  2089.      reserved for discussion later.  All the formats are similar to one 
  2090.      another, though some provide information lacking in others.  Each of 
  2091.      the formats includes a salutation and signature block, unless you 
  2092.      enter a minus after the format number.  For example, format "6-" is 
  2093.      identical to format "6", except that it does not include a salutation 
  2094.      or signature.  There's more on this subject in the BILLS section, and 
  2095.      examples of the various formats may be found in the Appendix.  
  2096.  
  2097.           The "Intvl" is the billing interval, in months.  Here, you should 
  2098.      enter the number of months between the bills your firm will send out 
  2099.      for the case.  The number must be from 1 to 6.  As examples, you 
  2100.      should enter "1" for monthly, "3" for quarterly, and "6" for 
  2101.      semiannual, billing.
  2102.  
  2103.  
  2104.      Salutation
  2105.  
  2106.           If you want a salutation (eg: "Dear Mr. Smith:") to appear on 
  2107.      this client's bills, enter it here.
  2108.  
  2109.  
  2110.      Methods of Charging Your Clients
  2111.  
  2112.           The "TmKeepr Rate Level" is the hourly rate level (1 to 6) at 
  2113.      which you wish this case to be charged to the client.  Pressing the F1 
  2114.      key at this item will cause BillPower to show you a listing of the 
  2115.      timekeepers and their rates.  The timekeepers and rates were discussed 
  2116.      earlier in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section. 
  2117.  
  2118.           If you have an arrangement with your client whereby he is to pay 
  2119.      you a certain amount each month until his debt is paid, enter that 
  2120.      amount as the "MonthlyPmnt".  If the MonthlyPmnt is zero, BillPower 
  2121.      will assume that the client is supposed to pay the whole balance shown 
  2122.      on each bill.  If the MonthlyPmnt item is greater than zero, each bill 
  2123.      for this case will contain a statement reminding the client that he 
  2124.      need pay no more than the MonthlyPmnt, even though it may be less than 
  2125.      the total balance due.  Also, if the MonthlyPmnt is greater than zero, 
  2126.      BillPower will NOT calculate interest for this case, even though you 
  2127.      specify an interest rate, as discussed below. 
  2128.  
  2129.           NOTE:
  2130.                Don't confuse a MonthlyPmnt with a Monthly Retainer 
  2131.           (described below).  The retainer is a regular monthly pay-
  2132.  
  2133.  
  2134.      CASE MODULE                          31
  2135.  
  2136.  
  2137.  
  2138.  
  2139.           ment which is due you, whether or not the client has an 
  2140.           outstanding balance at the time a bill is prepared.  The 
  2141.           MonthlyPmnt is due ONLY if the client has an outstanding 
  2142.           balance.  The MonthlyPmnt is a payment on a debt, while the 
  2143.           retainer is a sum paid to you regularly in order to keep 
  2144.           you "on the line", ready to provide services at the drop of 
  2145.           a hat.
  2146.  
  2147.           If you want the client to be charged no more than a certain 
  2148.      amount per hour, regardless of which employee does work on the case, 
  2149.      enter that amount as the "Max Hourly Rate".  Whenever work is done for 
  2150.      the case, BillPower will calculate the charges based upon the least of 
  2151.      a) the Max Hourly Rate or b) the appropriate TmKeepr Rate Level hourly 
  2152.      rate for the employee who does the work.  If you leave the Max Hourly 
  2153.      Rate at zero, this item will be ignored when charges are calculated, 
  2154.      and the appropriate TmKeepr Rate Level charge rate for the employee 
  2155.      who does the work will be used.
  2156.  
  2157.           If you wish to charge the client interest for any amounts he may 
  2158.      owe you, enter the MONTHLY interest rate as the "IntRate".  Enter it 
  2159.      as a percentage (eg: 1.5% is entered as "1.5", not as ".015").  Dur-
  2160.      ing the billing process, BillPower will calculate simple interest on 
  2161.      the last bill's balance remaining unpaid for the number of days you 
  2162.      specified when you first set up to use the program (see the CUSTOMIZ-
  2163.      ING THE PROGRAM section).  BillPower will also write a service/fee re-
  2164.      cord for that interest, so that you may refer to the interest charge 
  2165.      at a later date.  That record will be entered into the service/fee 
  2166.      file for the EARLIEST month covered by the bill.  So, if the bill 
  2167.      covers JUN 89 to AUG 89, the interest record for that bill will be 
  2168.      put into the JUN 89 service/fee file.  Note that interest added to a 
  2169.      bill will be included in the balance forwarded upon which the next 
  2170.      bill's interest, if any, will be calculated.  Also remember that, 
  2171.      whenever you want to stop charging interest, you need only (E)dit this 
  2172.      case record and enter zero as the interest rate.
  2173.  
  2174.           If you want to charge a flat hourly rate for work done on the 
  2175.      case, regardless of who does the work, enter that rate as the "Flat 
  2176.      Hourly Rate".  If a Flat Hourly Rate is used, that rate will always be 
  2177.      used in the program's calculations for this case, no matter who does 
  2178.      work on the case. 
  2179.  
  2180.           If you wish to charge a fixed fee for this case, enter it next to 
  2181.      the "Fixed Fee" item.  If there is an entry here, no work done for 
  2182.      this case will result in any charges, unless you use ^C to force Bill-
  2183.      Power to calculate a charge for that work (the SERVICES\FEES section 
  2184.      will discuss ^C's use).  In other words, if you classify this case as 
  2185.      a fixed fee case, BillPower will charge the case nothing for services 
  2186.      (though disbursements WILL be charged, regardless of whether the case 
  2187.      is a fixed fee one, as long as the "Chrg Dsbrs" item above is "YES"), 
  2188.      unless you specifically tell it to when you make the service entry.  
  2189.      In most cases, you will probably not instruct BillPower to charge the 
  2190.      fee until the case is completed. 
  2191.  
  2192.  
  2193.      CASE MODULE                          32
  2194.  
  2195.  
  2196.  
  2197.  
  2198.  
  2199.           If you wish to run the case on a contingency, enter the contin-
  2200.      gency rate as the "Cntngnt Percentage".  For example, a one-third 
  2201.      contingency would be entered as "33.33". 
  2202.  
  2203.           If the case is to be managed on a retainer, enter the "Monthly 
  2204.      Retainer" to be charged to the client every month.  As with the fixed 
  2205.      fee and the contingency, BillPower will not charge this case for ser-
  2206.      vices, unless otherwise instructed at the time a service is entered.  
  2207.      If you enter a retainer, the "Retainer Limit" on the next line will 
  2208.      automatically be filled in (you may, of course, change it to any value 
  2209.      you wish).  The purpose of the Retainer Limit is to allow you to set a 
  2210.      limit on the value of work provided each month under the retainer.  
  2211.      Whenever a service or fee is provided which would cause that limit to 
  2212.      be exceeded during any given month, a reminder will appear on the 
  2213.      screen.  You will then have the opportunity to instruct BillPower (by 
  2214.      using ^C) to override the presumption against charging the case for 
  2215.      that service or fee.  In calculating the value of all work done on 
  2216.      retainer cases, BillPower assumes that all services would be charged 
  2217.      at the standard rate, Rate Level 1.  The Retainer Limit has no effect 
  2218.      upon disbursements or upon any type of transaction other than a ser-
  2219.      vice or fee.  In other words, if you set a Retainer Limit, BillPower 
  2220.      will keep track of only the service/fee monthly totals and will inform 
  2221.      you only if a service/fee will cause a month's total to exceed the 
  2222.      Retainer Limit.  
  2223.  
  2224.           Note that BillPower uses the term, "retainer", to mean a recur-
  2225.      ring payment made to the firm each month by the client.  Some firms, 
  2226.      however, use the term to mean a fixed fee paid in advance by the cli-
  2227.      ent.  If a case is to be charged a fixed fee (even though you may call 
  2228.      it a "retainer"), it should be entered next to the "Fixed Fee" item, 
  2229.      whether or not it is to be paid in advance; if it IS paid in advance, 
  2230.      you should, as soon as possible, enter the payment in the RECEIPTS 
  2231.      module, or, if appropriate, enter it as a trust account deposit in the 
  2232.      GENERAL LEDGER module. 
  2233.  
  2234.           If this is a retainer-type case, BillPower will automatically add 
  2235.      the retainer to each bill prepared for the case.  That way, you won't 
  2236.      have to worry about forgetting to make a manual entry for the amount 
  2237.      of the retainer.  If you'd rather not have the retainer added to each 
  2238.      bill automatically, place "DONT-ADD-RETAINER" onto the fourth line of 
  2239.      the Miscellaneous section described above.
  2240.  
  2241.           NOTE:
  2242.                The Fixed or Contingent fee that you enter in this
  2243.           CASE module is merely a reminder that you intend to 
  2244.           charge such a fee at some future date.  Your entry in THIS 
  2245.           module will not result in a charge to the client.  After 
  2246.           all, how can the program know WHEN you wish to charge the 
  2247.           fee?  When you determine that it is time for you to charge 
  2248.           a fee of some sort, you need simply make a fee record in 
  2249.           the SERVICES/FEES module.  For instance, while you are wor-
  2250.  
  2251.  
  2252.      CASE MODULE                          33
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.  
  2257.           king on a contingent fee case, BillPower will not calculate 
  2258.           any charges for work done (since it will have no hourly 
  2259.           rate at which to do the figuring).  When you finally win 
  2260.           the case, take a few seconds to manually calculate the re-
  2261.           covery percentage due you and enter that amount as a fee in 
  2262.           the SERVICES/FEES module.  The next bill that goes out will 
  2263.           contain that charge.
  2264.  
  2265.           If you have an agreement with your client, by which you may 
  2266.      charge him for work that you do, but by which the total charges for 
  2267.      services and fees may not exceed a certain amount, enter that amount 
  2268.      as the "Total Srvc/Fee Max".  Whenever a service is performed which 
  2269.      would cause this Max to be exceeded, the program will adjust the am-
  2270.      ount charged for that service to something (perhaps ZERO) which will 
  2271.      keep that client's total bill attributable to services and fees under 
  2272.      the specified Total Srvc/Fee Max.  You may, of course, override this 
  2273.      adjustment at the time the service is entered, if you wish.  This 
  2274.      Total Srvc/Fee Max has no effect on disbursements or on any type of 
  2275.      transaction other than a service or fee.  In other words, if you set a 
  2276.      Total Srvc/Fee Max, BillPower will keep track of only the service and 
  2277.      fee totals and will inform you only if a service/fee will cause the 
  2278.      total to exceed the Max.  
  2279.  
  2280.  
  2281.      Unusual Fee Arrangements
  2282.  
  2283.           If you have a fee arrangement with your client that does not fall 
  2284.      within any of those described above, simply enter it as a Miscellan-
  2285.      eous note.  Make sure, however, that, if it involves an hourly fee of 
  2286.      any sort, that fee is reflected as either the "TmKeepr Rate Level" or 
  2287.      the "Flat Hourly Rate".  If you do not do so, BillPower will not auto-
  2288.      matically calculate charges for work done as it is entered into the 
  2289.      computer.  If, for instance, your deal with the client were that you 
  2290.      were to work at $40 an hour AND receive 20% of any recovery, you would 
  2291.      enter an hourly rate of 40.00 as the Flat Hourly Rate.  You would also 
  2292.      make a Miscellaneous note to the effect that you are to receive 20% of 
  2293.      the recovery.  If you tried to enter 20% next to the "Cntngnt Percen-
  2294.      tage" item, the $40 hourly rate you just entered would disappear, and 
  2295.      BillPower would not be able to automatically calculate charges at 
  2296.      $40/hour.  When the recovery were finally received, you would refer to 
  2297.      your miscellaneous note for confirmation of the contingent percentage 
  2298.      and manually calculate your fee, yourself.
  2299.  
  2300.  
  2301.      Account Information
  2302.  
  2303.           If the case involves the use of an account, such as a trust or 
  2304.      retainer, enter the "Account" number.  The balance for the account 
  2305.      whose number you enter will be displayed to the right.  Each time you 
  2306.      make a transaction for that account (in the GENERAL LEDGER module, not 
  2307.      here), these balances will be automatically updated.
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.      CASE MODULE                          34
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.           Please note that this account's transactions will appear on any 
  2317.      bills you prepare for the client, unless the account number entered 
  2318.      here is preceded by an asterisk.  For instance, retainer account R-
  2319.      SMITJO1 should be entered as "*R-SMITJO1" if you do not want its 
  2320.      transactions to appear on bills for the case to which that account is 
  2321.      attached (here, for illustration, the R-SMITJO1 account is attached to 
  2322.      the SMITJO1 case). 
  2323.  
  2324.  
  2325.      Periodic/Occasional Billing
  2326.  
  2327.           Whenever you open a new case, you'll be expected to tell Bill-
  2328.      Power whether it is to be billed Periodically or Occasionally.  These 
  2329.      two methods of billing are described in the "WHAT BILLPOWER WILL DO" 
  2330.      section of the INTRODUCTION.
  2331.  
  2332.           You'll make your choice of billing method right after pressing F6 
  2333.      to save a new case to disk.  Or you may press the ALT-F9 key at any 
  2334.      time while you're filling the new case's information.  The currently 
  2335.      selected billing method will be shown in the lower right corner of the 
  2336.      screen as you press ALT-F9.  
  2337.  
  2338.           After a case has been saved, you may subsequently change the 
  2339.      billing method by editing the case and pressing ALT-F9.  But a case's 
  2340.      billing method may be changed only up to the time a first bill is 
  2341.      prepared for the case.  After that, the case's billing method is 
  2342.      "locked in".
  2343.  
  2344.           
  2345.      EDIT/EXAMINE A RECORD
  2346.  
  2347.           The edit mode is useful for two things.  The first is, of course, 
  2348.      to change data pertaining to a case.  The second is to simply examine 
  2349.      that case's data. 
  2350.  
  2351.  
  2352.      Specifying the Case to be Edited
  2353.  
  2354.           The first thing you will be asked after requesting an (E)dit is 
  2355.      the Case Number of the case to be edited.  
  2356.  
  2357.           NOTE:
  2358.                If you do not know it and would like some help, press 
  2359.           F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  2360.           disk.  To narrow the search, you should press the FIRST 
  2361.           letter of the client's last name just before you press F1.  
  2362.           If you precede F1 with a letter, you will be shown only 
  2363.           those cases whose client last names begin with that letter.  
  2364.  
  2365.           If you wish to edit all cases controlled by a certain Master-
  2366.      Rcrd, just press RET when first asked to enter the case number.  You 
  2367.      will then be asked to enter the number of the MasterRcrd whose sub-
  2368.  
  2369.  
  2370.      CASE MODULE                          35
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.      cases you wish to edit.  F1 will also work here as it is described in 
  2376.      the preceding paragraph, while pressing RET or ESC will take you back 
  2377.      to the MENU.  After you enter the MasterRcrd Number, you will be pre-
  2378.      sented with the first case on file whose MasterRcrd Number matches the 
  2379.      one you have entered.  After you have finished with that case, you may 
  2380.      press either F6 or ESC.  F6 will cause the next case with that Master-
  2381.      Rcrd Number (if there is one) to appear on the screen, while ESC will 
  2382.      abort the procedure and take you back to the MENU, without showing you 
  2383.      any other cases.
  2384.  
  2385.  
  2386.      Closing & Opening a case 
  2387.  
  2388.           If you wish to close or reopen the case being edited, press ^C 
  2389.      (for "Close/Open toggle"), instead of F6.  Doing so will cause Bill-
  2390.      Power to ask whether you really wish to use the close/open toggle.  If 
  2391.      so, press "Y", and the case will be closed (or reopened, if it had 
  2392.      already been closed).
  2393.  
  2394.           In addition to establishing a closing date, closing a case is 
  2395.      useful to keep it from being billed.  You may occasionally have a 
  2396.      case which you do not want to omit yet, but which you do not want to 
  2397.      bill for a while.  If so, you might consider closing it.  When you're 
  2398.      ready to bill the case again, just open it by pressing ^C while edit-
  2399.      ing the case record.  No closed cases will be billed, unless more 
  2400.      than nine months have elapsed since their last bills.
  2401.  
  2402.  
  2403.      Recent History    (BillPower Plus only)
  2404.  
  2405.           While editing a case record, you may obtain a listing of the ser-
  2406.      vices, receipts, notes, etc., pertaining to that case.  If you press 
  2407.      ^R, you will be asked to give earliest date whose information is to be 
  2408.      found.  Just pressing RET will tell BillPower to use a default date 
  2409.      approximately 3 months in the past.  After BillPower has been given a 
  2410.      date, it will begin displaying all the transactions and notes involv-
  2411.      ing that case since that date.  If you wish to obtain a printout, 
  2412.      press ALT-P just before you enter the date.
  2413.  
  2414.  
  2415.      F2 & F10 Keys
  2416.  
  2417.           Pressing the F2 key will cause BillPower to store the client's 
  2418.      name, address and phone number in the computer's electronic memory.  
  2419.      The F10 key will cause that same information to be copied from memory 
  2420.      to the case record being edited.  The ability to copy to and from 
  2421.      memory is useful if you have a client to which you have assigned a 
  2422.      masterRcrd and several subordinates.  If that client changes his ad-
  2423.      dress or phone number, you may make the appropriate changes on the 
  2424.      master record and store that information in memory by pressing F2.  
  2425.      Then, by simply calling each subordinate record to the screen and 
  2426.      pressing F10, the new information will be taken from memory and added 
  2427.  
  2428.  
  2429.      CASE MODULE                          36
  2430.  
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.      to that record.  The process can be automated if you select a Master-
  2435.      Rcrd Number, instead of a Case Number, when you enter the (E)dit mode 
  2436.      (if you do this, simply pressing F6, when you are finished editing a 
  2437.      record, will take you to the next case assigned to that masterRcrd). 
  2438.  
  2439.  
  2440.      HUNT FOR SOME INFO
  2441.  
  2442.           If you press "H" while in the CASES MENU, you will be taken to a 
  2443.      Hunt Gates display.  Here, you are to select the gates you want to 
  2444.      affect the search through the case file.  Each Hunt Gate will allow 
  2445.      passage of only those records which contain information consistent 
  2446.      with the parameter you assign it.  For example, if you wanted to find 
  2447.      records of all clients who work for a certain company, you would enter 
  2448.      a portion of the company name at item D (assuming  that you consis-
  2449.      tently used the Addrs1 line for company names).  If you wanted to find 
  2450.      all cases with a certain masterRcrd number, you would enter a portion 
  2451.      of that number at item A.  Entering something at both A and D would 
  2452.      narrow the search to only those cases whose MasterRcrd Numbers and 
  2453.      Addrs1's contained matches for items A and D.
  2454.  
  2455.           A hunt for any item whose entry is alphanumeric (as opposed to 
  2456.      strictly numeric) may be made on the basis of partial entries.  For 
  2457.      instance, if you wished to find all cases whose Addrs1's were either 
  2458.      "Smith Enterprises" or "Smith, Inc", you would need to enter only 
  2459.      "Smith" at item D.  All cases whose Addrs1's contained "Smith" would 
  2460.      be shown to you.  Included among these cases might be "Jones and 
  2461.      Smith, Ltd" and "The John Smith Company".  Any case whose Addrs1 con-
  2462.      tained "Smith" would be included.
  2463.  
  2464.           Following the above example, you could also have chosen to 
  2465.      search for Addrs1's containing "ith".  If you had done so, in addi-
  2466.      tion to all the cases mentioned above, you might also have come ac-
  2467.      ross cases whose Addrs1's were "Ithica Fabricators" and "Lithe Forms, 
  2468.      Inc".
  2469.  
  2470.           NOTE:
  2471.                This valuable partial entry feature is contained in 
  2472.           the Hunt mode of every BillPower module, except BILLING 
  2473.           module (where it's not appropriate).  It is applicable
  2474.           to only alphanumeric items (those which may contain either 
  2475.           letters or numbers).  It does not apply to dates, amounts, 
  2476.           and a few other items.  
  2477.  
  2478.           NOTE:
  2479.                Suppose you elect to enter "SMITJO" at the Case Number 
  2480.           gate.  If there were more than one case whose numbers con-
  2481.           tain that sequence of characters, they would all pass 
  2482.           through that gate.  Hence, SMITJO, SMITJO1, SMITJO2, etc., 
  2483.           would all be selected by BillPower for the hunt report.  If, 
  2484.           however, you wanted only SMITJO to pass through the gates 
  2485.           (to the exclusion of SMITJO1 and SMITJO2), you would have 
  2486.  
  2487.  
  2488.      CASE MODULE                          37
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.           to tell BillPower.  You would do this by ending your "SMITJO" 
  2494.           entry by pressing the F7 key, instead of the usual RET.
  2495.           If a Case Number gate is set up for an exact match, a 
  2496.           note will appear to the right, saying, "* exact *".  If no 
  2497.           such note is displayed, then ALL cases whose numbers con-
  2498.           tain matches for the entered character sequence will pass 
  2499.           through the gate.  If the "* exact *" note is shown, then 
  2500.           only the case whose number exactly matches that character 
  2501.           sequence will be reported. 
  2502.  
  2503.           To find cases applicable to a certain areas of business range, 
  2504.      set Gates F and G accordingly.  If all your divorce areas were num-
  2505.      bered between 100 and 150, you would set Gate F to "100" and Gate G to 
  2506.      "150" if you wanted to look for all your divorce work.  To find only a 
  2507.      SINGLE area of business, both Gates F and G (that is, both the lowest 
  2508.      and the highest area of business to be reported) should be identical. 
  2509.  
  2510.           BillPower keeps track of the date that the latest receipt for each 
  2511.      case has been received.  If you wanted to hunt for all cases whose 
  2512.      latest receipt date were before 15 JAN 87, you would select item H 
  2513.      and enter "15 JAN 87".  The hunt performed would select only those 
  2514.      cases for which a receipt had not been received since 15 JAN 87.  
  2515.      This gate allows you to find cases that are seriously in arrears.
  2516.  
  2517.           Another check you might want to make of your cases is to find 
  2518.      which ones have balances due greater than a certain amount or within 
  2519.      a certain range.  For instance, if you wanted to find all cases with 
  2520.      balances between -100 dollars (that is, a $100 credit) and +100 dol-
  2521.      lars ($100 due you), you would select items I and J and enter "-100" 
  2522.      and "100", respectively.  If you wanted to find all cases with bal-
  2523.      ances due of over 500 dollars, you would select item J only and enter 
  2524.      "500".
  2525.  
  2526.           Any gate that is left blank will be considered to be open, allow-
  2527.      ing ANY record to pass through.  In other words, each record will be 
  2528.      deemed to meet that gate's criterion, and, assuming that all the other 
  2529.      gates' criteria are also met, will be displayed during the hunt.  A 
  2530.      "0" entered for some of the numeric items will accomplish the same 
  2531.      purpose that a blank entry does for text items. 
  2532.  
  2533.           To find only retainer cases, or cases which are MasterRcrds, you 
  2534.      would select N or O to change that item's assertion from NO to YES (or 
  2535.      vice versa).  To find only cases which are open or closed, you would 
  2536.      select item L or M.
  2537.  
  2538.           Gate Q is a toggle that switches among the various reports 
  2539.      available: "Standard", "Receivables", "Client Addresses & Phones, 
  2540.      etc,", "Full-Screen Edit", "Labels and Envelopes", and "Letters".
  2541.  
  2542.           To begin the hunt, press F6.  For a printout of the hunt, press 
  2543.      ALT-P just before you press F6.
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.      CASE MODULE                          38
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.           Once the Hunting process begins, you will be shown the data for 
  2554.      each record conforming to the Hunt gates you have established.  
  2555.  
  2556.           If you have chosen a "Receivables" report, you'll get just what 
  2557.      you expect: a report of each conforming case's aged receivables.
  2558.  
  2559.           The "Client Addresses & Phones" report will give you an alphabet-
  2560.      ized listing of each client, his address, phone, and miscellaneous 
  2561.      information.  Remember, pressing ALT-P just before beginning the re-
  2562.      port will cause it to be sent to the printer.
  2563.  
  2564.           If you have chosen a "Standard" report, data for each conforming 
  2565.      record will appear on one line.  The program will then automatically 
  2566.      search for the next conforming record, display it, then look for the 
  2567.      next one, and so on.  You may make the program pause in its searching 
  2568.      by pressing the space bar.  Pressing ESC will abort the hunting pro-
  2569.      cess.
  2570.  
  2571.           The "Full-Screen Edit" report isn't really a report; rather, it 
  2572.      allows you to view's each conforming record's full summary screen.  As 
  2573.      each case's record is displayed you can actually edit it as if you 
  2574.      were in the (E)dit mode, instead of this (H)unt mode.  Of course, only 
  2575.      one case's data will be displayed on the screen at a time.  Unlike the 
  2576.      Standard summaries routine, this one will not search for the next con-
  2577.      forming file unless you press F6 to indicate that you wish to move on.  
  2578.      If you want to abort the Hunt routine, press ESC instead of F6.
  2579.  
  2580.  
  2581.      Labels and Envelopes    (BillPower Plus only)
  2582.  
  2583.           This option allows you to make mailing labels with clients' 
  2584.      names and addresses on them.  The labels used must be of the 1" X 4" 
  2585.      (or 15/16" X 3-1/2") variety and should be pin-fed into your printer 
  2586.      on a continuous sheet.
  2587.  
  2588.           This option will also allow you to print client names and ad-
  2589.      dresses onto envelopes, one at a time.
  2590.  
  2591.           When you enter this option, you will first be asked to designate 
  2592.      the left indentation for your label or envelope printing.  The de-
  2593.      fault is column 0, but you may enter any column between 0 and 45.  
  2594.      The left edge of each printed address will line up at this column on 
  2595.      your printer.  If you are happy with the current indent setting, just 
  2596.      press the RET key.
  2597.  
  2598.           Next, you will be asked whether you want a test pattern printed.   
  2599.      If you answer, "Y", you will see a demonstration of how the printing 
  2600.      will line up on your labels or envelopes.  If you need to reset the 
  2601.      indent and print another test pattern, you will be be afforded the 
  2602.      opportunity. 
  2603.  
  2604.  
  2605.  
  2606.      CASE MODULE                          39
  2607.  
  2608.  
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.           Then, you will be asked whether you want BillPower to pause be-
  2613.      tween addresses.  If you answer "Y", BillPower will stop after each 
  2614.      address is printed and will not proceed until you press the RET key.  
  2615.      If you are just printing labels, you will probably not want to pause. 
  2616.      But if you are printing envelopes, a pause will necessary, so that 
  2617.      you will be able to put each succeeding envelope into the printer.
  2618.  
  2619.  
  2620.      Letters to Clients    (BillPower Plus only)
  2621.  
  2622.           This option allows you to prepare many printouts of a short let-
  2623.      ter, each addressed to a different client.
  2624.  
  2625.           BillPower will ask you to enter the name of the file which con-
  2626.      tains the letter.  BillPower will then print the same letter for 
  2627.      each client meeting the parameters you established with the Hunt 
  2628.      Gates.
  2629.  
  2630.           The letter printed by BillPower must have been created with EDIT, 
  2631.      and it must reside in the ManageX subdirectory or on another disk en-
  2632.      tirely.  You will have to experiment with this module before attemp-
  2633.      ting an actual mass mailing.  Just prepare the body of the letter with 
  2634.      EDIT.  Then use this Letters "report" option to run a single letter.  
  2635.      If its format is unsatisfactory, go back to EDIT and make the approp-
  2636.      riate changes.  Repeat this procedure until you are happy with the 
  2637.      results.  Then do the mass mailing.
  2638.  
  2639.           BillPower has the ability to interpret special "tilde" codes in-
  2640.      serted into the text of the letter.  If you use EDIT, these codes will 
  2641.      be listed when you press the F5 key while creating or editing your 
  2642.      letter.  Assume that you want to insert the client's name at some 
  2643.      point in the letter.  To do so, you could place "~D" at the approp-
  2644.      riate spot.  Then, when the letter is being prepared by BillPower, 
  2645.      "~D" will be translated to the name of whatever client is being ad-
  2646.      dressed.  Be sure to set the letter's left margin by placing ".LMx" at 
  2647.      the very beginning of the very first line of the letter (where "x" is 
  2648.      the column where you want the letter to begin printing on your printer 
  2649.      -- typically 8).  If you use ".LMx", there should be nothing else on 
  2650.      that line of the letter; that is, the actual body of the letter should 
  2651.      begin on line 2.  Also, set the letter's line length (the maximum num-
  2652.      ber of spaces in each line -- typically 65) by pressing the F4 key.  
  2653.      An example file called "OVERDUE.LTR" is supplied with BillPower.  It 
  2654.      may be modified for use in your office to send dunning letters to cli-
  2655.      ents who are behind in their payments.  You might also prepare and 
  2656.      keep on hand form letters for such things as welcoming clients and 
  2657.      thanking them for their choosing your firm.
  2658.  
  2659.  
  2660.      Custom Reports    (BillPower Plus only)
  2661.  
  2662.           If you would like to print a Custom Report, you should press ^Q 
  2663.  
  2664.  
  2665.      CASE MODULE                          40
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.  
  2670.      (Ctrl-Q), instead of just "Q".  When you do, you'll be prompted for 
  2671.      the name of the file containing the custom report you want prepared.  
  2672.  
  2673.           The report you specify must have already been prepared with 
  2674.      EDIT.EXE (^E at the Main Menu).  It should contain "tilde codes" (see 
  2675.      the "Letters" section above) for elements of data you want printed for 
  2676.      each case that meets the parameters you've specified with the Hunt 
  2677.      Gates.  The typical custom report will consist of a single line con-
  2678.      taining a few tilde codes and little else.
  2679.  
  2680.  
  2681.      OMIT ALL RECORDS TAGGED FOR OMISSION
  2682.  
  2683.           Go ahead and press ^O now, even though you may not have marked 
  2684.      any records for omission in the Edit mode.  You will at least see how 
  2685.      the mode operates.  During the omission process, BillPower will look 
  2686.      at each record in the file to see whether it is tagged for omission.  
  2687.      If so, it will be omitted; if not, it will be saved.  There will be a 
  2688.      some of disk drive activity, the length of which depends upon how many 
  2689.      cases BillPower is tracking. 
  2690.  
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.  
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724.      CASE MODULE                          41
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.      SERVICES/FEES MODULE
  2730.  
  2731.  
  2732.      MAKE A TIME SLIP OR FEE RECORD
  2733.  
  2734.           If the SERVICES/FEES MENU is being displayed, press "M" to make a 
  2735.      record.  You will be asked to enter the date of the service whose re-
  2736.      cord you are about to create.  All you need to do is use the cursor 
  2737.      control keys to highlight the proper date on the calendar that 
  2738.      appears.  If you wish enter the date manually, be sure to use the pro-
  2739.      per format for entering dates.  
  2740.  
  2741.           NOTE: 
  2742.                If the date is the same as the last date you entered at 
  2743.           the keyboard anywhere in the program, enter "S" (for "same").  
  2744.  
  2745.           If you enter ^T for the date, BillPower will automatically enter 
  2746.      both the current date AND the current time into the time slip.
  2747.  
  2748.  
  2749.      Case Number
  2750.  
  2751.           The next item you will have to fill in is a "Case Number".  Bill-
  2752.      Power will search the case file for your entry.  If such a case does 
  2753.      not exist, you will be told so.  If it does exist, the first several 
  2754.      characters of that case's name will appear to the right. As with en-
  2755.      tering the date, you may shorten your entry here by entering "S" (for 
  2756.      "same") if the case number you wish to enter is the same as the last 
  2757.      case number you have entered anywhere in the program.
  2758.  
  2759.           If you do not know the case number and would like some help, 
  2760.      press F1, and you will be shown a list of all the cases on the 
  2761.      disk.  To narrow the search, you should press the first letter of 
  2762.      the client's last name just before you press F1.  If you precede 
  2763.      F1 with a letter, you will be shown only those cases whose client 
  2764.      last names begin with that letter.
  2765.  
  2766.  
  2767.      Employee
  2768.  
  2769.           If the case you enter exists, the responsible employee will be 
  2770.      displayed as the "Employee" on the next line.  If the person actually 
  2771.      performing the service does not happen to be the employee responsible 
  2772.      for the case, you may change this item appropriately.
  2773.  
  2774.  
  2775.      Description
  2776.  
  2777.           You must next fill in a "Description" of the service performed or 
  2778.      the type of fee being charged.  BillPower has word-wrap ability in 
  2779.      this item.  Don't bother hitting RET to get down to the next line of 
  2780.      the description; when you're at the end of a line, BillPower will aut-
  2781.  
  2782.  
  2783.      SERVICES/FEES MODULE                 42
  2784.  
  2785.  
  2786.  
  2787.  
  2788.      omatically place the cursor at the beginning of the next line.  Your 
  2789.      total entry may be up to 540 characters, but you should be as brief as 
  2790.      possible -- the fewer lines you use in making your entry, the less 
  2791.      disk space will be used to store it.
  2792.  
  2793.  
  2794.      Reformatting
  2795.  
  2796.           If, after making changes to the service description, some lines 
  2797.      are much too short, you may reformat the entire description by pres-
  2798.      sing F3.  Pressing F3 causes extra space at the end of each line to be 
  2799.      filled with data from the following line.  It results in lines that 
  2800.      are about the same length.
  2801.  
  2802.  
  2803.      Long Descriptions
  2804.  
  2805.           If you need more than 540 characters, enter what you can for 
  2806.      this record and then make another record for the rest of the ser-
  2807.      vice or fee description.  Only one of the records created for the 
  2808.      same service or fee description may include Time or AMOUNT entries.  
  2809.      If more than one record for the same service or fee contains Time or 
  2810.      TOTAL entries, the client may be charged more than once for that ser-
  2811.      vice or fee. 
  2812.  
  2813.  
  2814.      Abbreviations
  2815.  
  2816.           Description entries may be shortened (and disk space saved) 
  2817.      through the use of abbreviations or office codes (such codes are con-
  2818.      tained in a file that can be accessed with EDIT -- see the CATEGORIES, 
  2819.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section for details).  To enter a 
  2820.      service code, simply type it and end it with a backslash.  Assume, for 
  2821.      example, that the code for "Office Conference with" were "OC".  If you 
  2822.      wished to enter an office conference with Mr. Smith, you could enter 
  2823.      either "Office Conference with Mr. Smith" or "OC\Mr. Smith".  If you 
  2824.      entered the latter, you could be saving time by typing fewer charac-
  2825.      ters and also saving disk space.  BillPower would know what "OC\" 
  2826.      means.  If you subsequently prepared a bill containing the service 
  2827.      description, "OC\Mr. Smith", BillPower would actually type out "Office 
  2828.      Conference with Mr. Smith".
  2829.  
  2830.           If, when you enter a backslash, the computer's beeper sounds, you 
  2831.      have entered a code or abbreviation which does not exist.  Try again.  
  2832.      If you need to see a listing of the acceptable codes, press the help 
  2833.      key, F1.
  2834.  
  2835.  
  2836.      Private Notes
  2837.  
  2838.           If you wish to enter something for your records but do not 
  2839.      want it to appear on any bills prepared by BillPower, you may en-
  2840.  
  2841.  
  2842.      SERVICES/FEES MODULE                 43
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.      close it in curly brackets.  If the service description were 
  2848.      "OC\Mr. Smith {and his wife}", the bill containing that descrip-
  2849.      tion would show only "Office Call with Mr. Smith".  If, for some 
  2850.      reason, you want NONE of your description to appear on the bill, 
  2851.      you could enclose the entire description in curly brackets.
  2852.  
  2853.  
  2854.      Asterisk Suppression
  2855.  
  2856.           Another way to prevent the ENTIRE description from appearing 
  2857.      on bills is to begin the description with an asterisk.  A des-
  2858.      cription, "*OC\Mr. Smith", would not appear on a bill at all.  
  2859.      The advantage of using the asterisk, instead of the curly brac-
  2860.      kets, is that the asterisk will prevent nearly EVERYTHING on the 
  2861.      service record from appearing on any bill.  In addition to the 
  2862.      description, the time spent and employee who did the service will 
  2863.      also be suppressed at bill-printing time.  The only thing from 
  2864.      that service/fee record that will appear on a bill will be the 
  2865.      amount charged, and even that item will appear only indirectly, 
  2866.      as part of the total charges for the month.
  2867.  
  2868.           Who would want to use asterisk-suppression?  The answer is, 
  2869.      those professionals who don't like to itemize their bills, but 
  2870.      prefer instead to send bills containing brief summaries of work 
  2871.      done during each month.  If you are one of these people, you 
  2872.      could make sure that each service description entered during the 
  2873.      month is preceded with an asterisk.  Then, at the end of the 
  2874.      month, you could make a service entry containing a summary of the 
  2875.      work done that month (this entry, of course, would NOT contain an 
  2876.      asterisk, because you would not want it to be suppressed).  The 
  2877.      bill subsequently prepared would show this end-of-month-summary 
  2878.      and the total amount charged for services that month, but no in-
  2879.      dividual service descriptions would appear (because they were 
  2880.      preceded with asterisks).  If you are one who prefers end-of-
  2881.      month summaries to itemized service descriptions, you should 
  2882.      elect to use Billing Format #1 when you set up the record for 
  2883.      each case (in the CASE module, of course).  Format #1 is identi-
  2884.      cal to #2 (the least detailed), except that format #1 automati-
  2885.      cally precedes each service description with an asterisk at the 
  2886.      time the service description is entered into a record.
  2887.  
  2888.           The only difference between a record whose Service or Fee 
  2889.      Description entry begins with an asterisk and one whose doesn't 
  2890.      is that the asterisk will prevent that record from being reflec-
  2891.      ted on bills which are printed for actual mailing to clients.  
  2892.      Pre-bills will not be affected by the asterisk (or by curly brac-
  2893.      kets).
  2894.  
  2895.           NOTE:
  2896.                Remember that, even though the bill mailed to your 
  2897.           client will not contain any description preceded by an as-
  2898.           terisk, the bill's total WILL account for whatever amount 
  2899.  
  2900.  
  2901.      SERVICES/FEES MODULE                 44
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.           is charged for each service.  Since the client may not see 
  2907.           the descriptions for all the services for which he is being 
  2908.           charged, he may think that the total amount reflected on 
  2909.           the bill is incorrect.  Therefore, you should insure that 
  2910.           whatever end-of-month summaries you use adequately explain 
  2911.           the charges. 
  2912.  
  2913.  
  2914.      Time Entries and Total Charge
  2915.  
  2916.           Next, enter the "Time Began".  This is the time at which perfor-
  2917.      mance of the service noted above began.  If you wish, you may use "P" 
  2918.      for "PM" and "A" for "AM".  Under this scheme, 10:05 AM would be en-
  2919.      tered as "1005A" and 2:34 PM would be entered as "234P" (colons 
  2920.      aren't needed).  Alternatively, you may enter times with neither a 
  2921.      "P" nor an "A", in which case BillPower will assume that any time bet-
  2922.      ween 12:00 and 6:59 is "PM", while anything between 7:00 and 11:59 is 
  2923.      "AM".   
  2924.  
  2925.           If you want BillPower to pick up the computer's system time, just 
  2926.      enter ^T, instead of the time.  The first time you enter ^T, the 
  2927.      "stopwatch" will begin running -- entering ^T again will stop it.  You 
  2928.      may enter ^T (to start and stop it) at any Time item or at the Service 
  2929.      Performer or Case Number item.  Note that the stopwatch may be started 
  2930.      and stopped only once per time slip.
  2931.  
  2932.           If a FEE, rather than a service, was entered above, DO NOT enter 
  2933.      any times, since times should be used only to reflect the period dur-
  2934.      ing which SERVICES are performed.  Also, if this record is merely a 
  2935.      continuation of the preceding record, do not enter any times if you 
  2936.      already entered such times in the preceding record.  
  2937.  
  2938.           "Time Ended" is the time at which performance of the service 
  2939.      noted above ended.  If you do not wish to enter a Time Began or a 
  2940.      Time Ended, but would prefer to enter just the Time Spent, simply 
  2941.      press RET for each item you do not wish to enter.
  2942.  
  2943.           Once the beginning and ending times have been entered, the "Time 
  2944.      Spent" on the service will be automatically calculated.  This will be 
  2945.      multiplied by the Service Performer's hourly rate (or the Max Hour-
  2946.      ly Rate for the case, if applicable, whichever is less) and displayed 
  2947.      as the AMOUNT.  If, for some reason, you wish to reflect an amount of 
  2948.      time different from what was calculated by the program, (or if you 
  2949.      skipped the Time Began and Time Ended items) you may enter it at the 
  2950.      "Time Spent" line.  If you wish to charge an amount different from 
  2951.      what BillPower has calculated, you may enter any amount you wish at 
  2952.      the "AMOUNT" line.
  2953.  
  2954.           If you want to record the time spent on the service, but do not 
  2955.      wish to charge the case anything for that service, complete the Time 
  2956.      Began, Time Ended, or Time Spent entry with a ^N (for "no charge"), 
  2957.      instead of RET.  Doing so will cause "NC" to appear at the end of the 
  2958.  
  2959.  
  2960.      SERVICES/FEES MODULE                 45
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.      "Time Spent" line. 
  2966.  
  2967.           If the case for which you are entering a service is a fixed fee, 
  2968.      contingent, or retainer case, BillPower will automatically assume that 
  2969.      you do not want to charge the case for time spent on specific ser-
  2970.      vices.  If you wish to overrule this assumption, finish your time 
  2971.      entries with ^C (for "charge this time"), instead of RET.
  2972.  
  2973.  
  2974.      Charging rate
  2975.  
  2976.           Whenever you make any changes to a service/fee record, the hour-
  2977.      ly rate at which services will be charged is re-figured.  A series of 
  2978.      default rates are used by the program to arrive at the appropriate 
  2979.      rate for a particular service.  If you wish to enter a special rate 
  2980.      for this service, you may do so here.  If you subsequently come back 
  2981.      to edit this record, the rate may change back to one of the defaults 
  2982.      if you make ANY CORRECTIONS AT ALL to the record.  Therefore, when-
  2983.      ever you edit/examine a service/fee record, be sure to double-check 
  2984.      the rate before you move on with F6. 
  2985.  
  2986.  
  2987.      Next Time Slip
  2988.  
  2989.           To save the service record and move on, press F6.  BillPower will 
  2990.      then automatically take you to another time slip/fee entry record to 
  2991.      be filled out.  If you do not need to make any more entries, just 
  2992.      press F6 again.  
  2993.  
  2994.  
  2995.      Deferred Billing (BillPower Plus only)
  2996.  
  2997.           If you wish to indefinitely defer billing this Time Slip or Fee 
  2998.      record, press F7 when the cursor is at one of the top items on the 
  2999.      screen.  Doing so will cause the billing process to skip over this 
  3000.      record.  
  3001.  
  3002.           The record will be automatically "un-tagged" and forwarded to a 
  3003.      later month's file when you do a chronological sort (in the ^Utilities 
  3004.      module) of this month's files.  Then, when you get ready to do that 
  3005.      later month's bills, you should first do a set of pre-bills.  As you 
  3006.      review the pre-bills, you may elect once again to defer this record 
  3007.      until a still later month.  To do so, you'll have to come back to this 
  3008.      SERVICES module, edit this record, and press F7 to tag it again for 
  3009.      further deferral.  See the Deferred Billing section. 
  3010.  
  3011.      "TO DATE: ..." information
  3012.  
  3013.           If you're doing a time slip or fee record for a case, some of 
  3014.      that case's data will be summarized at the bottom of the screen.  The 
  3015.      "Srvc/Fees" figure is the total services and fees charged to that 
  3016.      case until now (not including the current entry).  Also shown are the 
  3017.  
  3018.  
  3019.      SERVICES/FEES MODULE                 46
  3020.  
  3021.  
  3022.  
  3023.  
  3024.      total hours and the value of those hours (at the primary billing rate 
  3025.      of the responsible employee).  "Balance" is the case's current bal-
  3026.      ance due, including all transactions, except the one you're now en-
  3027.      tering.  "CrntDue" is the amount still due on the last bill sent to 
  3028.      the client.  "LastBill" is the date of the last bill sent to the 
  3029.      client.
  3030.  
  3031.  
  3032.      EDIT A TIME SLIP OR FEE RECORD
  3033.  
  3034.           When you choose to (E)dit a record, you will be asked the "Mon 
  3035.      Yr of file to edit".  Here, you should enter the month and year (eg: 
  3036.      NOV 87) during which the record (or records) you wish to edit were 
  3037.      entered.  If the month to be searched happens to be the current 
  3038.      month, just press RET. 
  3039.  
  3040.           The next prompt will be "Case Number".  Here, you should enter 
  3041.      the number of the case whose transaction you wish to find.  If you 
  3042.      know the exact transaction record number to be edited, you may just 
  3043.      press RET, without entering a case.
  3044.  
  3045.           Finally, BillPower asks for the "Record Number to Begin Search".  
  3046.      If you just press RET without entering a record number, BillPower will 
  3047.      show you each time slip or fee record whose case and month of entry 
  3048.      are the same as those you entered above.  The search will begin at 
  3049.      the first record in the file.  To go from each record to the next, 
  3050.      press F6.  To abort the search through the records press ESC.
  3051.  
  3052.           If, however, you DO enter a record number, BillPower will skip 
  3053.      all the records before that one, which will be the first shown to you.  
  3054.      If it happens to be the ONLY one you want to look at, press ESC when 
  3055.      you have finished with it (ESC causes a search to abort, remember?).  
  3056.  
  3057.           If you enter no "Mon Yr", case, or record  number, the Edit mode 
  3058.      will abort (unless there happens to be a transaction entered during 
  3059.      the current month which does not apply to a particular case number).
  3060.  
  3061.           When you have finished editing/examining a record, press F6 to 
  3062.      store it and to move on to the next record for the date you have de-
  3063.      signated (assuming that you have not designated a record number, in 
  3064.      which case, only one record would be edited).  Pressing ESC will 
  3065.      cause BillPower to store the record and then to leave the Edit mode 
  3066.      without going on to the next record.
  3067.  
  3068.           
  3069.      HUNT FOR INFORMATION     
  3070.  
  3071.           The Hunt Gates in this module work just like those in the CASES 
  3072.      module.  The only difference is that you have a different selection of 
  3073.      gates that you may define.
  3074.  
  3075.           Gate Q toggles among the various types of reports available: 
  3076.  
  3077.  
  3078.      SERVICES/FEES MODULE                 47
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.      Standard, Income-Expense, Balance Sheet, Employee Productivity, and 
  3084.      Full Screen Edit.
  3085.  
  3086.           Gates L through P tell BillPower which types of transactions to 
  3087.      include in the hunt.  Even though you're in the SERVICES/FEES module, 
  3088.      the hunt you do here can include Disbursements, Receipts, and/or Ad-
  3089.      justments.  If you wish, you can even prevent services/fees from being 
  3090.      included.  Just switch the appropriate gates to "YES" or "NO".
  3091.  
  3092.  
  3093.      ZIP TO A TIME SLIP
  3094.  
  3095.           As you go through a day, you will often find yourself working on 
  3096.      several cases simultaneously.  As you perform a task for each, you 
  3097.      should enter it onto a time slip.  Of course, you may make out a sep-
  3098.      arate time slip for each task performed.  But, alternatively, you may 
  3099.      add each new service performed for a case to the first time slip 
  3100.      opened that day for that case.  If your preference is to keep adding 
  3101.      to the first time slip, you may use this (Z)ip function to find that 
  3102.      record quickly when you need to make an addition.
  3103.  
  3104.           After pressing `Z', you will be shown a list of up to twenty 
  3105.      cases with which you have dealt during the day.  Press the letter 
  3106.      corresponding to the one whose time slip you need to amend. 
  3107.  
  3108.           When the time slip appears, add to it as you wish.  If you want 
  3109.      to begin the automatic timer, press ^T; to stop the timer, press ^T 
  3110.      again (or press F6 or esc).  When the auto timer stops, the dollar 
  3111.      value of this most recent time block will be added to the time slip's 
  3112.      previous total.  Thus, every time you zip to a time slip during the 
  3113.      day, you may keep adding to the total time and dollar amount by simply 
  3114.      pressing ^T when you begin and end your entry.  This auto timer fea-
  3115.      ture is most useful if you keep BillPower in memory at all times 
  3116.      through the use of a multi-tasking program like Software Carousel or 
  3117.      DESQview.  If you want don't have one of those two programs, and you 
  3118.      want the ability to have a time slip timed automatically while you 
  3119.      work on other things, you should get a copy of RAMdesk.  This program, 
  3120.      described elsewhere in the documentation, can act as a pop-up entry 
  3121.      vehicle for BillPower and/or TickleX (Integra's scheduler).  One of 
  3122.      RAMdesk's many features is a module in which you can time your 
  3123.      work. 
  3124.  
  3125.  
  3126.  
  3127.  
  3128.  
  3129.  
  3130.  
  3131.  
  3132.  
  3133.  
  3134.  
  3135.  
  3136.  
  3137.      SERVICES/FEES MODULE                 48
  3138.  
  3139.  
  3140.  
  3141.  
  3142.      DISBURSEMENTS MODULE
  3143.  
  3144.  
  3145.           The DISBURSEMENTS module is used for ALL firm disbursements, 
  3146.      whether or not they apply to particular clients or cases.  Office 
  3147.      supply purchases and employee salary payments, for example, should be 
  3148.      recorded in this module, as should all your expenses for the SMITJO1 
  3149.      case.  Anytime the firm transfers some of its money to someone else 
  3150.      (or to someone else's account) for ANY reason, that transfer is a 
  3151.      disbursement which should be entered here.
  3152.  
  3153.  
  3154.      MAKE A DISBURSEMENT
  3155.  
  3156.           Press "M" to make a record.  You will be asked to enter the date 
  3157.      of the disbursement whose record you are about to create.  Be sure to 
  3158.      use the proper format for entering dates, or use "S" (for "same", rem-
  3159.      ember?).
  3160.  
  3161.           BillPower will then take you into the Edit mode, so that you can 
  3162.      enter the new record's data.  You may do so in the manner described 
  3163.      in this manual's preceding sections in their discussions of making 
  3164.      and editing records.  
  3165.  
  3166.           NOTE:
  3167.                In the (M)ake mode, you may save time by entering "S" 
  3168.           (for "same as last entry") for almost any item, such as the 
  3169.           Case Number.  "S" will cause the Case Number, etc., from 
  3170.           the last record entered to be entered again.
  3171.  
  3172.           Most of the items to be filled in are comparable to those dis-
  3173.      cussed previously in the SERVICES/FEES section.  There are, however, a 
  3174.      few new items with which you need to be familiar. 
  3175.  
  3176.  
  3177.      Category
  3178.  
  3179.           If you wish to later be able to sort your disbursements by cate-
  3180.      gory, enter the category number (1 to 9999) here.  If you are in doubt 
  3181.      about the appropriate category number, press F1 for a listing. If the 
  3182.      list does not have the category you wish, remember that you may modify 
  3183.      it with EDIT to suit your individual needs (see the CATEGORIES, 
  3184.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section). 
  3185.  
  3186.           If the category you enter does not exist, BillPower will tell you; 
  3187.      otherwise, a description of the category will appear at the bottom of 
  3188.      the screen.
  3189.  
  3190.  
  3191.      Payee or Creditor 
  3192.  
  3193.           At the "Payee" item, you should enter the name of the person or 
  3194.  
  3195.  
  3196.      DISBURSEMENTS MODULE                 49
  3197.  
  3198.  
  3199.  
  3200.  
  3201.      company from whom you made the purchase or to whom you made the pay-
  3202.      ment.  You will have to be brief here, since your entry is limited to 
  3203.      only a few characters.  If the disbursement is a simple advance made 
  3204.      directly to a client, enter the client's name here if you did not al-
  3205.      ready enter it as part of the Description just entered. 
  3206.  
  3207.  
  3208.      AMOUNT
  3209.  
  3210.           Next, enter the "AMOUNT".  If you do not know what this amount 
  3211.      should be, just enter zero; you can always come back to this record at 
  3212.      a later date to enter the correct amount when it becomes known.  An 
  3213.      example of this situation would be a long distance telephone call 
  3214.      which you want to enter now, but for which you will not know the 
  3215.      charges until you receive the telephone bill in a few weeks.  If you 
  3216.      enter an amount of zero now, you may subsequently change it by using 
  3217.      the Edit mode.
  3218.  
  3219.           If you want the record to reflect the amount you paid, but do 
  3220.      not wish to charge the client for the disbursement, complete the 
  3221.      "Amount Paid/Owed" with a ^N (for "no charge"), instead of RET.  Do-
  3222.      ing so will cause "NC" to appear at the end of the entry.  
  3223.  
  3224.  
  3225.      Check Number 
  3226.  
  3227.           If you are paying for the disbursement with a check, you may 
  3228.      enter the check number.  This is the number of the check (from the 
  3229.      firm's account) with which the disbursement is being paid.  If you 
  3230.      have already entered a check number during this batch of disbursement 
  3231.      entries, you may just enter "N" (for "next"), and the check number 
  3232.      will be automatically assigned.
  3233.  
  3234.  
  3235.      EDIT A DISBURSEMENT
  3236.  
  3237.           The editing procedures have been covered under "(M)ake a dis-
  3238.      bursement", above.  
  3239.  
  3240.           For a discussion of how to find a specific record, refer to the 
  3241.      section on editing a time slip or fee in the SERVICES/FEES module 
  3242.      section.
  3243.  
  3244.  
  3245.  
  3246.  
  3247.  
  3248.  
  3249.  
  3250.  
  3251.  
  3252.  
  3253.  
  3254.  
  3255.      DISBURSEMENTS MODULE                 50
  3256.  
  3257.  
  3258.  
  3259.  
  3260.      RECEIPTS MODULE
  3261.  
  3262.  
  3263.           The RECEIPTS module is where you enter payments made to you or 
  3264.      your firm.  There are few significant differences between this mod-
  3265.      ule's operation and any other module's.  If you need help with any of 
  3266.      this module's features, please refer to descriptions of comparable 
  3267.      ones in the previous sections of these instructions.  
  3268.  
  3269.           Two items unique to this module are the `Advance' items shown in 
  3270.      the (M)ake and (E)dit modes.  An advance is a sum paid to the client 
  3271.      or on his behalf.  Whenever a disbursement is made on behalf of a 
  3272.      case in the DISBURSEMENTS module, BillPower considers it an `Advance' 
  3273.      to be paid back by the client.  
  3274.  
  3275.           If you are in the (M)ake mode, BillPower will show you the current 
  3276.      outstanding advances and suggest an amount to apply toward them.  The 
  3277.      program will initially assume that you wish to pay advances before 
  3278.      you pay anything else, but you may alter this assumption by entering 
  3279.      whatever you like, as long as it does not exceed the amount of the 
  3280.      receipt already entered.  Whatever portion of the receipt you do not 
  3281.      allocate toward repayment of advances will be assumed to be for other 
  3282.      portions of the client's total balance owed to you, such as services, 
  3283.      fees, and adjustments.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.  
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.  
  3312.  
  3313.  
  3314.      RECEIPTS MODULE                      51
  3315.  
  3316.  
  3317.  
  3318.  
  3319.      ADJUSTMENT MODULE
  3320.  
  3321.           This module is used to enter write-offs and other bill-refining 
  3322.      adjustments.  Adjustments are entries which you want to be included 
  3323.      in bills, but which do not fall under any of the more specific clas-
  3324.      sifications recognized by BillPower (services/fees, receipts, and dis-
  3325.      bursements).  
  3326.  
  3327.           To enter the ADJUSTMENT module, press "A" while you are in the 
  3328.      MAIN MENU.  When the ADJUSTMENT MENU appears, select "M" to create the 
  3329.      adjustment record.
  3330.  
  3331.           You will be asked the adjustment's effective date, and then you 
  3332.      will be shown a screen of items to be filled in.  All are self-
  3333.      explanatory, with the exception of "(W)rite-off or (C)harge".  If the      
  3334.      adjustment amount is to be subtracted from a client's bill, you 
  3335.      should press "W", since your intention is write it off.  If, instead, 
  3336.      you wish to add to your client's debt, press "C", since you intend to 
  3337.      charge him more than he would otherwise owe.
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372.  
  3373.      ADJUSTMENT MODULE                    52
  3374.  
  3375.  
  3376.  
  3377.  
  3378.      GENERAL LEDGER MODULE
  3379.  
  3380.  
  3381.           The GENERAL LEDGER module is for maintaining the various accounts 
  3382.      for which your firm is responsible.  Checking, Trust, and Escrow ac-
  3383.      counts are examples.   This module allows you to completely integrate 
  3384.      a chart of accounts into the billing program.  
  3385.  
  3386.           Though it will track both "debit" and "credit" accounts, the de-
  3387.      fault mode for this module provides simple single-entry functionality.  
  3388.      Double-entry accounting, an option available with BillPower Plus, is 
  3389.      triggered by making an entry at the "Account automatically adjusted 
  3390.      for disbursements and receipts" item in the CUSTOMIZING routine (ac-
  3391.      cessed by tapping ^C at the menu -- see the SETTING UP section for 
  3392.      details).  Use of the program for double-entry accounting will be dis-
  3393.      cussed later.
  3394.  
  3395.  
  3396.      OPEN A NEW ACCOUNT
  3397.  
  3398.           To open an account, select the (O)pen option from the menu.  
  3399.      First, you will be asked to enter an account number.  The number you 
  3400.      assign an account will have a direct bearing upon how easily you are 
  3401.      able to extract information from BillPower's files.  Please see the 
  3402.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL section.
  3403.  
  3404.           Next, you will have to enter a descriptive name for the account, 
  3405.      and you will be asked to designate whether this is to be a (C)redit 
  3406.      or a (D)ebit account.  Any account that would appear as an ASSET on a 
  3407.      balance sheet should be entered as a Debit account.  An account that 
  3408.      will appear as a LIABILITY on the balance sheet is a Credit account.  
  3409.      If you are unsure of your new account's classification, enter "-";  
  3410.      otherwise, enter "C" or "D".
  3411.  
  3412.           BillPower will then ask whether the new account will be used to 
  3413.      hold retainer funds for a case.  If not, answer `N'.  If you answer 
  3414.      `Y', you will be asked to enter the Balance (if any) you would like to 
  3415.      maintain in the account, as well as a minimum acceptable balance.  The 
  3416.      first figure is the balance you would like to maintain in the account 
  3417.      (preferably an amount to which your client has agreed).  The minimum 
  3418.      acceptable balance, on the other hand, is the point at which you will 
  3419.      want to ask your client to replenish this retainer account.  Assume, 
  3420.      for instance, that the account's desired balance is $1000 and that its 
  3421.      minimum acceptable balance is $500.  As you do work for your client, 
  3422.      you will be withdrawing money from this retainer account.  At some 
  3423.      point, you will want to ask your client to replenish the account to 
  3424.      the desired balance of $1000.  This threshold is reached when the ac-
  3425.      count's balance is below $500.  Whenever a bill is sent to the client, 
  3426.      BillPower will check the account balance.  If it is below the minimum 
  3427.      acceptable balance of $500, the bill will contain a request for the 
  3428.      amount needed to bring the account's funds up to the Desired Balance 
  3429.      of $1000.  If the account balance is over the minimum acceptable bal-
  3430.  
  3431.  
  3432.      GENERAL LEDGER MODULE                53
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.      ance when the bill is prepared, no such request will be made.
  3438.  
  3439.           Before this section is closed, it should be mentioned that, once 
  3440.      an account is given an Account Number, that number may not be changed.  
  3441.      The descriptive name and all other attributes may be edited, but the 
  3442.      Account NUMBER will be permanent.  If you were allowed to subsequently 
  3443.      change the Account Number, previously-entered transactions involving 
  3444.      that account would be left in "limbo", since they would still be 
  3445.      linked to the OLD Account Number. 
  3446.  
  3447.  
  3448.      MAKE A TRANSACTION ENTRY
  3449.  
  3450.           This straigtforward process is similar to that in the DISBURSE-
  3451.      MENTS module.  However, the "Check Number" item is a little different.
  3452.  
  3453.           The last item to be filled in is the "Check Number".  If the 
  3454.      transaction is for a deposit, just enter "D".  If it is for a with-
  3455.      drawal without the issuance of a check, enter "W".  If it is for a 
  3456.      withdrawal accompanied by the issuance of a check, enter the number of 
  3457.      the check with which the withdrawal from the account will be made.  Do 
  3458.      not enter a check number if the transaction is a deposit (for example, 
  3459.      if you are depositing a client's check into an account, do not enter 
  3460.      the client's check number here -- enter "D", for "Deposit").  The 
  3461.      check number must not be greater than 30000.  Since BillPower will try 
  3462.      to prevent your withdrawing more from the account than is presently 
  3463.      contained therein, always be sure to enter a deposit for an account 
  3464.      before you attempt any withdrawals.
  3465.  
  3466.           If you wish, you may use the same check number on several trans-
  3467.      action records.  You might want to do so if you will be using the 
  3468.      same check to pay for several different categories of expenses.  If 
  3469.      such is the case, make a separate account transaction for each cate-
  3470.      gory and use the same check number for all the transaction records. 
  3471.  
  3472.  
  3473.      HUNTING FOR SOME INFORMATION        
  3474.  
  3475.           The (H)unt routine is similar to those found elsewhere in Bill-
  3476.      Power.
  3477.  
  3478.           Near the end of each hunt will be a listing of the TOTAL DEBITS 
  3479.      and TOTAL CREDITS reported during the hunt.  In arriving at these tot-
  3480.      als, BillPower considers all deposits to debit accounts and all withdra-
  3481.      wals from credit accounts to be DEBITS, while all withdrawals from 
  3482.      debit accounts and all deposits to credit accounts are considered to 
  3483.      be CREDITS.  Deposits and withdrawals from "-" accounts are treated as 
  3484.      if they involved debit accounts.  Also reported is the DIFFERENCE bet-
  3485.      ween the total debits and the total credits.  This difference is use-
  3486.      ful if you are doing double-entry bookkeeping, and you need to see at 
  3487.      a glance whether the total debits and credits balance.  If the DIFFER-
  3488.      ENCE is not zero, then a double-entry error may have been made during 
  3489.  
  3490.  
  3491.      GENERAL LEDGER MODULE                54
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.      the period specified in the Hunt Gates.  Remember, this section of the 
  3497.      report shows the totals of only those transactions which meet the par-
  3498.      ameters set by your Hunt Gates.  The total balance for each account is 
  3499.      given in the Account Balances section, described below.
  3500.  
  3501.           The very last thing shown in a hunt will be a listing of the 
  3502.      current account balances.  If a balance is enclosed inside left and 
  3503.      right carets, "<" and ">", it is a Credit account balance.  For repor-
  3504.      ting purposes only, BillPower treats Credit accounts as negative Debit 
  3505.      accounts.  Hence, Credit account balances that are negative will be 
  3506.      ADDED to the total, while positive ones will be SUBTRACTED.  This is 
  3507.      where to quickly find whether your books are properly balanced: if the 
  3508.      account balance totals are not zero, your books are out of balance.
  3509.  
  3510.  
  3511.      OMITTING ACCOUNTS
  3512.  
  3513.           Accounts are omitted by selecting the (^O)mit option in the AC-
  3514.      COUNTS MENU.  The two-step omission process is similar to that found 
  3515.      in the CASES module, but the tagging takes place directly from the 
  3516.      menu, not in the Edit mode. 
  3517.  
  3518.  
  3519.      ORGANIZING YOUR BOOKS
  3520.  
  3521.           Setting up your chart of accounts involves:  1) opening the ac-
  3522.      counts in this GENERAL LEDGER module; and 2) designating your income 
  3523.      and expense categories by entering them into the M-LBCODE.DAT file 
  3524.      (see the CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section of 
  3525.      these instructions).
  3526.  
  3527.                NOTE:
  3528.                     You may optionally open your accounts with the 
  3529.                EDIT program (^E at the main menu).  But be careful 
  3530.                if you so.  Remember that BillPower does not allow 
  3531.                you to change the number of an account, since doing 
  3532.                so may leave in "limbo" some transactions made for 
  3533.                that account before the change.  Because the EDIT 
  3534.                program makes it easy for you to change an account's 
  3535.                number, you must be on your guard not to do so.  It 
  3536.                is recommended that you use EDIT only to set up your 
  3537.                chart of accounts initially.  Thereafter, if you need 
  3538.                to change something, use the editing functions found 
  3539.                in this GENERAL LEDGER module.  After initially estab-
  3540.                lishing the chart of accounts, use EDIT only if you
  3541.                need to change the order in which the accounts appear
  3542.                in the chart of accounts.
  3543.  
  3544.  
  3545.  
  3546.  
  3547.  
  3548.  
  3549.  
  3550.      GENERAL LEDGER MODULE                55
  3551.  
  3552.  
  3553.  
  3554.  
  3555.  
  3556.  
  3557.      Accounts vs. Categories
  3558.  
  3559.           Remember that BillPower draws a clear distinction between an ac-
  3560.      count and an income/expense category.  An account is an actual body 
  3561.      of money.  It is the value of an account that is affected by a re-
  3562.      ceipt or expenditure.
  3563.  
  3564.           A category, on the other hand, is, just as name implies, simply a 
  3565.      type of expense or income.  Though the TRANSACTION involving a cate-
  3566.      gory may AFFECT an account's balance, the category is not, itself, an 
  3567.      account (body of money).  For instance, a rent payment might fall into 
  3568.      an expense category called "rent", but the actual body of money affec-
  3569.      ted is probably the "checking" account.  Though BillPower will, for 
  3570.      any period of time, report the total value of transactions involving 
  3571.      each income and expense category, it does not permanently collect 
  3572.      those figures into an "account".
  3573.  
  3574.           Which categories (not accounts) should you open?  If you're un-
  3575.      sure, just stick with those already contained in the sample income-
  3576.      expense file (M-LBCODE.DAT) provided with BillPower.  Use EDIT (^E in 
  3577.      the MAIN MENU) to examine/edit this file.
  3578.  
  3579.           Which accounts (not categories) should you open?  Basically, the 
  3580.      decision is yours.  If you're unsure, you might consider using these 
  3581.      as an absolute minimum:
  3582.  
  3583.           ACCOUNT NUMBER   DESCRIPTIVE NAME       CREDIT or DEBIT
  3584.           -------------------------------------------------------
  3585.           CHECK            CHECKING ACCOUNT       Debit
  3586.           EQUITY           GENERAL EQUITY         Credit
  3587.  
  3588.           As the need arises, also open escrow and retainer accounts.  Give 
  3589.      each client's retainer/escrow a unique number and name.  Since the 
  3590.      funds in such accounts are not yours, you might consider them to be 
  3591.      neither CREDIT not DEBIT.  If such is the case, choose "-" as the 
  3592.      CREDIT/DEBIT category (signifying neither). 
  3593.  
  3594.  
  3595.      DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  3596.  
  3597.           If you've customized the program properly, you'll be afforded the 
  3598.      double entry option.  If you opt for double entry, you must be abso-
  3599.      lutely sure that you understand the concept completely.  If you don't, 
  3600.      you'll just be wasting your time and possibly ruining your books.
  3601.  
  3602.           With this option in effect, you will be allowed to make balancing 
  3603.      account entries whenever you enter a disbursement, receipt or General 
  3604.      Ledger transaction.  This option will save you considerable time that 
  3605.      would otherwise have been spent making duplicate account-adjustment 
  3606.      entries.  Your bookkeeping will be automated like never before.  
  3607.  
  3608.  
  3609.      GENERAL LEDGER MODULE                56
  3610.  
  3611.  
  3612.  
  3613.  
  3614.  
  3615.           The double-entry option is just that: an OPTION.  If it's not in 
  3616.      effect, you won't be able to enter balancing account information when 
  3617.      you enter transactions.  But even with the option in effect, it's 
  3618.      still just an option.  You MAY enter balancing account information, 
  3619.      but you don't have to.  Thus, BillPower provides you with a great deal 
  3620.      of flexibility.  But this flexibility may also allow you to make mis-
  3621.      takes that will cause your books to go out of balance.  The program 
  3622.      checks for non-balancing entries only if you've specified TWO accounts 
  3623.      to be adjusted for a specific transaction.  If you specify only a sin-
  3624.      gle account, BillPower assumes that you're not interested in double 
  3625.      entry for the current transaction.
  3626.  
  3627.           With the double entry option in effect, entering a single dis-
  3628.      bursement or receipt will result in the simultaneous entry of up to 
  3629.      two General Ledger account transactions and the updating of the ba-
  3630.      lances in those accounts. 
  3631.  
  3632.  
  3633.      Designating the accounts to adjust
  3634.  
  3635.           If the double entry option is in effect, you will notice that two 
  3636.      additional items appear on each disbursement and receipt entry screen:
  3637.  
  3638.                              Affected G/L account 1 
  3639.                              Affected G/L account 2
  3640.  
  3641.      BillPower expects you to fill in one or both of these items if you 
  3642.      want the program to automatically adjust its General Ledger accounts 
  3643.      when you complete entering the transaction.  
  3644.  
  3645.           For each of these, you should fill in an account number preceded 
  3646.      by a "+" or "-" (eg: "+CHECK" or "-CHECK").  A "+" indicates that the 
  3647.      amount of the transaction you're entering should be ADDED to the 
  3648.      balance in the specified account, while "-" indicates that the sum 
  3649.      should be SUBTRACTED.  BillPower won't accept an entry that does not 
  3650.      begin with a "+" or "-".
  3651.  
  3652.  
  3653.      Automating the process
  3654.  
  3655.           What's described in the section above will save you the time that 
  3656.      might otherwise be spent making one or two separate General Ledger 
  3657.      entries after you finish entering a disbursement or receipt.  But 
  3658.      things could be further streamlined if BillPower knew the accounts to 
  3659.      adjust without your having to tell it every time you enter a transac-
  3660.      tion.  With a little planning, you can achieve this automation.
  3661.  
  3662.           The first thing you need to do is to decide which of your General 
  3663.      Ledger accounts is the one you will usually want affected whenever you 
  3664.      do a disbursement or receipt.  In all probability, it will be your 
  3665.      firm's checking account.  Assuming that this account has already been 
  3666.  
  3667.  
  3668.      GENERAL LEDGER MODULE                57
  3669.  
  3670.  
  3671.  
  3672.  
  3673.      assigned a number and has also been opened with BillPower, you should 
  3674.      enter that account number at the "Account automatically adjusted..." 
  3675.      prompt in the CUSTOMIZING routine.  
  3676.  
  3677.           If the account that you've specified for automatic adjustment is 
  3678.      not called "NUL", that the program will assume that you want that 
  3679.      account updated EVERY time you make a disbursement or receipt.  At the 
  3680.      time you make each entry, however, you may override this assumption if 
  3681.      you like.  If "NUL" is what you've specified in the CUSTOMIZING rou-
  3682.      tine, then BillPower will make no assumption at all about which 
  3683.      account you want adjusted for each disbursement and receipt.  Instead, 
  3684.      you'll have to fill in the account number "from scratch" each time you 
  3685.      enter a disbursement or receipt. 
  3686.  
  3687.  
  3688.      The other account
  3689.  
  3690.           The discussion in the section above concerned only one account, 
  3691.      the one that you will nearly always want to update whenever you enter 
  3692.      a receipt or disbursement.  If you're interested in keeping your books 
  3693.      balanced, however, you'll also want to fill in a second account num-
  3694.      ber.  
  3695.  
  3696.           Unlike the first account, the second will vary from transaction 
  3697.      to transaction, depending upon the category into which the transaction 
  3698.      falls.  You'll have to be pretty competent with double-entry accoun-
  3699.      ting if you want to be sure to tell BillPower the proper account to 
  3700.      update.  As you enter each disbursement or receipt, you'll have to 
  3701.      decide what the balancing G/L entries should be.  This thought pro-
  3702.      cess, of course, takes time and exposes the system to the possibility 
  3703.      that you may occasionally make a careless decision.  But BillPower 
  3704.      offers you an alternative that will save even  more time and reduce 
  3705.      the potential for error: designating the balancing account entries 
  3706.      well in advance, when you initially set up the program.
  3707.  
  3708.           Before reading further, you should first review the ABBREVIATIONS 
  3709.      and CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM section, found 
  3710.      later in these instructions.
  3711.  
  3712.           The discussion of ABBREVIATIONS and CATEGORIES describes three 
  3713.      items that may appear on each line within the M-LBCODE.DAT file, used 
  3714.      by BillPower to store income and expense category information.  But 
  3715.      there is a fourth item that may also be entered on each line that des-
  3716.      cribes an income or expense category.  This fourth item is the G/L 
  3717.      account that you want to adjust every time you enter a transaction 
  3718.      involving that line's category.  
  3719.  
  3720.           The fourth item begins in column 43 (use the TAB key to align the 
  3721.      cursor properly).  The item consists of an account number preceded by 
  3722.      a "+" or "-" (eg: "+EQUITY" or "-EQUITY").  A "+" indicates that you 
  3723.      want to ADD to the account whenever a transaction involving this cate-
  3724.      gory is made, while a "-" indicates that you want to SUBTRACT.  Be 
  3725.  
  3726.  
  3727.      GENERAL LEDGER MODULE                58
  3728.  
  3729.  
  3730.  
  3731.  
  3732.      ABSOLUTELY SURE that you precede each account number with a "+" or a 
  3733.      "-", that each account you specify has previously been opened with 
  3734.      BillPower, and that you align everything properly in the file. 
  3735.  
  3736.           Remember that the account numbers you place into the M-LBCODE.DAT 
  3737.      file are for the secondary (or "balancing") G/L transactions made 
  3738.      automatically when you enter a disbursement or receipt.  The primary 
  3739.      G/L transaction will be determined by your previous entry in the CUS-
  3740.      TOMIZING routine (the "Account automatically adjusted..." item).  The 
  3741.      primary account is the one that BillPower ALWAYS assumes you want ad-
  3742.      justed whenever you enter a disbursement or receipt.  The secondary 
  3743.      account is the one that will balance your books after the adjustment 
  3744.      to the primary account is made.  The primary account is not affected 
  3745.      by the category into which a receipt or disbursement entry falls.  The 
  3746.      secondary account, however, will always be dependent upon the income-
  3747.      expense category. 
  3748.  
  3749.           The primary and secondary accounts you set in the CUSTOMIZING
  3750.      routine and in the M-LBCODE.DAT file will provide BillPower with as-
  3751.      sumptions about which accounts you want to update whenever you enter 
  3752.      an disbursement or receipt.  It will act upon these assumptions, un-
  3753.      less you override them at the time you make the actual transaction 
  3754.      entries.  This degree of flexibility is unique to BillPower.
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.  
  3768.  
  3769.  
  3770.  
  3771.  
  3772.  
  3773.  
  3774.  
  3775.  
  3776.  
  3777.  
  3778.  
  3779.  
  3780.  
  3781.  
  3782.  
  3783.  
  3784.  
  3785.  
  3786.      GENERAL LEDGER MODULE                59
  3787.  
  3788.  
  3789.  
  3790.  
  3791.      BILLS 
  3792.  
  3793.  
  3794.           When doing bills, BillPower, unlike some other programs, does not 
  3795.      automatically include all unbilled items in its statements and then 
  3796.      "dump" them from the system.  Instead, BillPower prepares bills for 
  3797.      certain TIME PERIODS (one month, two months, three months, etc.).  
  3798.      Both unbilled transactions AND transactions already billed (if any) 
  3799.      will be included in BillPower's statements.  Of course, transactions 
  3800.      already billed will be included only if you are RE-DOING bills that 
  3801.      have previously been submitted for a certain period.  The client will 
  3802.      never be charged more than once for the same item, but he may see it a 
  3803.      second time if you RE-DO a bill covering the month in which that item 
  3804.      was entered.  If, for instance, you do March's bill at the beginning 
  3805.      of March and again at the end of March, the same items which appeared 
  3806.      on the first bill will appear on the second, but the client won't be 
  3807.      charged a second time for them.  The second bill will simply be re-
  3808.      capping the transactions previously included in the original bill, as 
  3809.      well as including transactions that have occurred subsequent to the 
  3810.      first bill's preparation.
  3811.       
  3812.           This different method of billing allows BillPower to keep ALL 
  3813.      transactions in its data base, even those that have been billed, un-
  3814.      til YOU want to eliminate them.  BillPower won't arbitrarily erase 
  3815.      them.  Thus, you have the flexibility to re-prepare bills many times, 
  3816.      even months after their original preparation.  And, since the trans-
  3817.      actions are not automatically erased by BillPower, those items may be 
  3818.      included in any reports you may wish to prepare at any time in the 
  3819.      future.
  3820.  
  3821.           A consequence of providing you such unprecedented flexibility is 
  3822.      that, under certain circumstances, BillPower may not include all the 
  3823.      transactions you might expect in its bills.  This will occur if, dur-
  3824.      ing THIS month, you are preparing bills for LAST month, and you erron-
  3825.      eously expect transactions entered for THIS month to be included.  
  3826.      Remember, this month's transactions will appear only when THIS month's 
  3827.      bills are done (preferably at the beginning of the next month). 
  3828.  
  3829.           If you want to insure that THIS month's entries are included in 
  3830.      the bills you prepare now, you should do bills for THIS month, not 
  3831.      last month.  Doing bills for this month will force BillPower to auto-
  3832.      matically include LAST month's entries in the bills, AS LONG AS you 
  3833.      have not already prepared last month's bills (if you HAVE already done 
  3834.      last month's bills, this month's will contain transactions entered for 
  3835.      the current month only). 
  3836.  
  3837.  
  3838.  
  3839.  
  3840.  
  3841.  
  3842.  
  3843.  
  3844.  
  3845.      BILLS                                60
  3846.  
  3847.  
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.      OVERVIEW
  3853.  
  3854.      COMPOSITION OF A BILL
  3855.  
  3856.           A bill consists of six parts:
  3857.  
  3858.           1  a return address;
  3859.           2  a client name, address and salutation, drawn from the 
  3860.               appropriate case's record at the time of the bill's 
  3861.               preparation;
  3862.           3  an opening statement;
  3863.           4  a basic data section drawn from transaction data at the
  3864.               time of the bill's preparation; 
  3865.           5  a closing statement; and
  3866.           6  a signature block.
  3867.  
  3868.      These components are printed, one after the other onto each client's 
  3869.      statement.  The format of the statements permits the use of 8-1/2" by 
  3870.      11" paper, single sheets or form-feed.  Almost any modern printer may 
  3871.      be used.  All statements should be printed at a pitch of 10 characters 
  3872.      per inch.
  3873.  
  3874.  
  3875.      BILLING FORMATS
  3876.  
  3877.           You select each case's billing format by (M)aking or (E)diting 
  3878.      that case's record (in the CASE module).  The seven formats are all 
  3879.      similar to each other, differing mainly in the amount of service/fee 
  3880.      information provided.  Format 2 is the least informative, while for-
  3881.      mat 6 is the most.
  3882.  
  3883.           There is also format 1, which is essentially similar to format 
  3884.      2, but which automatically inserts an asterisk before each service 
  3885.      description entry, so that the service will not be described on the 
  3886.      bill.  At the time that each service description is entered, this 
  3887.      asterisk may be erased if you want the service to be shown on the 
  3888.      bill.  Remember, asterisks prevent everything but the amount from 
  3889.      showing on the bill (and the amount is reflected only indirectly, in 
  3890.      the totals).  Format 0 is identical to 1, except that, in addition to 
  3891.      automatically inserting an asterisk before each SERVICE description 
  3892.      entry, the program will also precede all DISBURSEMENT, RECEIPT, and 
  3893.      ADJUSTMENT descriptions with asterisks.
  3894.  
  3895.           Each format includes a salutation and signature block, unless 
  3896.      the format number ends with a minus.  For example, "6-" would not 
  3897.      include a salutation and signature block, while format "6" would. 
  3898.  
  3899.           It is suggested that, before you do any actual billings, you 
  3900.      test each billing format, to see which you prefer.  Do a FICTIONAL 
  3901.      client's bill for the current month (be sure you've entered some fic-
  3902.  
  3903.  
  3904.      BILLS                                61
  3905.  
  3906.  
  3907.  
  3908.  
  3909.      tional services, disbursements, and receipts).  Then go to the CASE 
  3910.      module and (E)dit that client's case, in order to change the bil-
  3911.      ling format.  Then do another bill.  Repeat the process until you 
  3912.      have collected several printouts of the different billing formats (2 
  3913.      through 8, and 2- through 8-).  File them for future reference.  Do-
  3914.      ing these practice bills will also allow you to see how you like your 
  3915.      return address, opening & closing paragraphs, and signature blocks.
  3916.  
  3917.  
  3918.      RETURN ADDRESS      
  3919.  
  3920.           The return address must be contained in a file called "M-
  3921.      RETADD.LTR", and it must be located on the hard disk.  Whenever Bill-
  3922.      Power prepares a bill, it will find this file and print it onto the 
  3923.      statement.  This file should, of course, contain the firm's return 
  3924.      address.  It should be created with EDIT before you try to prepare any 
  3925.      statements.  If it is not on the disk when a statement is prepared, no 
  3926.      return address will be printed.  If you plan to use letterhead sta-
  3927.      tionery, erase M-RETADD.LTR from the hard disk and make sure that you 
  3928.      have entered the correct figure for the number of "Lines from paper 
  3929.      top to letterhead printing bottom" in the MAIN MENU's (^C)ustomize 
  3930.      routine.  
  3931.  
  3932.           After the return address (if such a file exists) is printed, 
  3933.      BillPower will print the statement date (selected by you at the time 
  3934.      the statements are prepared), followed by the client's name, address, 
  3935.      and salutation (as stored in the Case record of the case for which the 
  3936.      statement is being prepared).  The statement date will begin in the 
  3937.      same column as the top line of the return address, if the return add-
  3938.      ress file exists; otherwise, it will appear at the left margin.  If 
  3939.      the format chosen for the case whose bill is being prepared ends with 
  3940.      a minus (eg: "6-"), then no salutation will be printed.
  3941.  
  3942.           Between the client address and the salutation will appear a 
  3943.      short reference ("RE:") section, which will include the case Number 
  3944.      and case Name.  Also included will be portions of the case record's 
  3945.      Miscellaneous data IF the first line of that data begins with a plus 
  3946.      sign (see the Miscellaneous discussion in the CASE MODULE section).
  3947.  
  3948.  
  3949.      OPENING STATEMENT
  3950.  
  3951.           Next comes the opening portion of the bill, which should include 
  3952.      any remarks you wish to precede the details of the statement.  An 
  3953.      example would be,
  3954.  
  3955.           Following is a summary of the services we have recently 
  3956.           rendered in your behalf.
  3957.  
  3958.           The opening portion must be in a file named "M-BLOPEN.LTR". M-
  3959.      BLOPEN.LTR is included with the BillPower program as an example.  You 
  3960.      may modify it with EDIT to suit your purposes. 
  3961.  
  3962.  
  3963.      BILLS                                62
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.  
  3968.  
  3969.           If you do not want an opening paragraph printed on your state-
  3970.      ments, erase the "M-BLOPEN.LTR" file from your hard disk.
  3971.  
  3972.           After the opening portion is printed, BillPower will print the 
  3973.      statement details.  This part of the statement consists of a listing 
  3974.      of all services, fees, disbursements, income, etc., pertaining to the 
  3975.      case whose statement is being prepared for a certain month. 
  3976.  
  3977.           If you are keeping a retainer or other account for the client, 
  3978.      that account's recent activities will be listed next.  If you don't 
  3979.      want account information to appear on the bill, you should make sure 
  3980.      that the account number, as entered at the bottom of the case's edit 
  3981.      screen (in the CASES module), begins with an asterisk. 
  3982.  
  3983.  
  3984.      OPTIONAL GENERAL OPENING
  3985.  
  3986.           If you'd like a single file to handle ALL the items appearing 
  3987.      before a bill's transaction itemization section, use EDIT.EXE to 
  3988.      create a file called GENERAL.OPN.  If this file exists at the time a 
  3989.      bill is prepared, BillPower will not even look for the return address 
  3990.      or opening paragraph files (M-RETADD.LTR and M-BLOPEN.LTR).  Instead, 
  3991.      it will copy GENERAL.OPN into the top of the bill.
  3992.  
  3993.           GENERAL.OPN will contain tilde codes for a client's name, add-
  3994.      ress, case number, salutation, etc.  A listing of the codes will be 
  3995.      shown to you if you press the F5 key while you're creating or editing 
  3996.      this file.  For instance, the bill's date may be placed anywhere if 
  3997.      you use it's code, ~M.  Any text or codes you place into GENERAL.OPN 
  3998.      will appear above the itemization section of each bill subsequently 
  3999.      prepared by BillPower.
  4000.  
  4001.  
  4002.      CLOSING STATEMENT
  4003.  
  4004.           The closing portion of the bill should include any remarks you 
  4005.      wish to follow the details of the statement.  An example would be,
  4006.  
  4007.           Please promptly pay any amount shown above as being due this 
  4008.           firm.  Thank you.
  4009.  
  4010.           The file containing the closing statement for a bill with a bal-
  4011.      ance owed is "M-BLOWED.LTR".  The file used for a bill with a zero or 
  4012.      credit balance is "M-BLCRDT.LTR".  These files are included with the 
  4013.      BillPower program as examples.  You may modify them with EDIT to suit 
  4014.      your purposes. 
  4015.  
  4016.           If you do not want a closing paragraph printed on your state-
  4017.      ments, erase the appropriate ".LTR" files from your hard disk.
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.      BILLS                                63
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.      SIGNATURE BLOCK
  4030.  
  4031.           The signature block portion of the bill also requires a file 
  4032.      created by EDIT.  The file name must be "M-SGNxxx.LTR", where "xxx" 
  4033.      are the initials of a timekeeper.  For example, Fred W. Tanner's sig-
  4034.      nature block file would be "M-SGNFWT.LTR", while Jerry Formy's would 
  4035.      be "M-SGNJF.LTR".  The initials used must be consistent with those 
  4036.      found in the ^CUSTOMIZE module (in which you entered each timekeeper's 
  4037.      initials and up to six hourly rates).  "M-SGNSS.LTR" (for employee Sam 
  4038.      Snort) is included with the program as an example. 
  4039.  
  4040.           If you do not want a signature block printed on your statements, 
  4041.      erase the appropriate "M-SGNxxx.LTR" files from your hard disk.
  4042.  
  4043.  
  4044.      SUMMARY SHEET
  4045.  
  4046.           If a master record has any subordinates, the bills for the mas-
  4047.      ter and its subordinates will be prepared, one after the other, be-
  4048.      fore bills for any other cases are done.  After each master's series 
  4049.      of bills is printed, a summary sheet for all its cases will also be 
  4050.      printed.  It will list the amount due (or credit) for each case as-
  4051.      signed to the master and will show a grand total.  You may either 
  4052.      append this sheet to the back of all the bills sent to the client 
  4053.      whose master and subordinates have just been prepared, or you may use 
  4054.      it as a cover sheet for those bills.
  4055.  
  4056.  
  4057.      PREPARING A BILL
  4058.  
  4059.  
  4060.           When you enter the BILLING module, a set of Hunt Gates will 
  4061.      appear.
  4062.  
  4063.           BillPower initially assumes that you intend to send prebills to 
  4064.      the screen, but you may change this assumption, if you wish, by al-
  4065.      tering Gates J and L.  
  4066.  
  4067.           Gate K allows you to designate whether you want to bill cases set 
  4068.      up for Periodic Billing, Occasional Billing, or both.  The default is 
  4069.      "Periodic" because it is those cases you will most frequently want to 
  4070.      bill during a mass billing.
  4071.  
  4072.           An actual bill is one that you actually intend to send to a 
  4073.      client.  Prebills, on the other hand, are intended to be used inter-
  4074.      nally within your office.  They are based upon billing format 6 (the 
  4075.      most informative), but they also contain some extra information not 
  4076.      found in their Actual Bill counterparts, such as the record number of 
  4077.      each transaction included in the statements.  You may use this record 
  4078.      number to quickly locate any record that needs to be altered before an 
  4079.  
  4080.  
  4081.      BILLS                                64
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.      Actual Mailing takes place.  If, for instance, disbursement record 34  
  4087.      contains erroneous information, you may change it by editing that re-
  4088.      cord in the DISBURSEMENTS module. 
  4089.  
  4090.  
  4091.      Date of Statement and Month Billed
  4092.  
  4093.           Gate H should show the statement date you wish to appear on each 
  4094.      actual bill prepared.  You should also make sure that Gate I accurate-
  4095.      ly reflects the "Mon Yr" of the month whose bills you wish to pre-
  4096.      pare.  For example, if you are preparing January 1990's bill, Gate I 
  4097.      should show, "JAN 90".
  4098.  
  4099.  
  4100.           NOTE pertaining to cases set up for Periodic billing:
  4101.       
  4102.                If some of the cases whose bills you will be preparing 
  4103.           have billing intervals of more than one month, those bills 
  4104.           will be prepared only if they are due during the month 
  4105.           specified above.  Therefore, be sure that the month you 
  4106.           specify is in the LATEST month which you want included in 
  4107.           the bills prepared.  If a case is due to be billed during 
  4108.           that month, the bill will cover ALL months since that case's 
  4109.           last bill was sent. 
  4110.  
  4111.                If the last bill was prepared during the middle of the 
  4112.           month whose bills you now want prepared, the new bill will 
  4113.           cover that entire month (not just the portion of the month 
  4114.           which was not already billed), as well as subsequent 
  4115.           months.  
  4116.  
  4117.                If a bill is not due for a case whose billing interval 
  4118.           is greater than one month, that case will be skipped for 
  4119.           billing purposes, and no bill will be prepared.  Case skip-
  4120.           ping occurs only in the "Actual Bill" billing mode.  Pre-
  4121.           billing statements, however, may be prepared for any case, 
  4122.           for any month, at any time.  You may also force BillPower to 
  4123.           prepare a case's Actual Bill if you designate its Case Number 
  4124.           on the billing Hunt Gates screen. 
  4125.  
  4126.           Try not to prepare a case's bill for a particular month if there 
  4127.      is any likelihood that more work will be done for that case during 
  4128.      that month, unless that case is set up for Occasional (as opposed to 
  4129.      Periodic) billing.  For example, resist sending the January bills on 
  4130.      19 January if you are likely to do any more work during January.  If 
  4131.      you were to provide some services between the 19th and the 31st, you 
  4132.      would have to re-prepare January's bills in order to advise your cli-
  4133.      ents of those services.  Those services will NOT appear on your Feb-
  4134.      ruary bills if January has already been billed (though January ser-
  4135.      vices WILL appear on February bills if January has NOT been billed 
  4136.      yet).  The only exception to this advice against billing for partial 
  4137.      months is that you may consider such a bill for a particular case if 
  4138.  
  4139.  
  4140.      BILLS                                65
  4141.  
  4142.  
  4143.  
  4144.  
  4145.      you will not be doing any more work for that case during that month 
  4146.      (as would be true if the case were completed) or if that case were set 
  4147.      up for Occasional (not Periodic) billing.
  4148.  
  4149.           It is recommended that you establish a routine whereby you regu-
  4150.      larly prepare each month's bills at the beginning of the following 
  4151.      month (ie: send January's bills sometime in early February).  If you 
  4152.      stick to this routine, your billing will run easily, without your hav-
  4153.      ing to worry about the various caveats contained in this discussion.  
  4154.      If you resist the temptation to alter this routine in what you might 
  4155.      consider "special" circumstances, you will keep your billing proce-
  4156.      dures uncomplicated and smooth.  In those few instances when you MUST 
  4157.      prepare a bill at an unusual time, you can feel confident that Bill-
  4158.      Power will follow your wishes.  But, for the sake of keeping your in-
  4159.      ternal office procedures as simple as possible, strive to do ALL your 
  4160.      billing one time each month.
  4161.  
  4162.  
  4163.      Other Hunt Gates
  4164.  
  4165.           The other Hunt Gates allow you to select the cases for which you 
  4166.      want bills prepared.  For example, to bill only those cases whose last 
  4167.      payments were received before 22 January 1989, select item D and enter 
  4168.      "22 JAN 89".  
  4169.  
  4170.           However, the first time you do your billing each month, you 
  4171.      should do a "MASS BILLING" by leaving Hunt Gates A to G exactly as 
  4172.      they are initially set.  Only by going through this MASS BILLING can 
  4173.      you insure that ALL case due to be billed actually WILL be billed. 
  4174.  
  4175.           When the Hunt Gates initially appear, they will be set to make 
  4176.      BillPower prepare a bill for EVERY Periodic case due for a bill.  A 
  4177.      case is considered due if:  1) the number of months established as its 
  4178.      Billing Interval (in the CASES module) have elapsed since the last 
  4179.      bill was sent; and 2a) that case has had some activity since its last 
  4180.      bill was sent, or 2b) you are due some money for that case.  A case 
  4181.      will also be billed, even if no activity has occurred since a case's 
  4182.      last bill, if nine or more months have elapsed since that bill was 
  4183.      sent or if more than a couple of months have passed since that case 
  4184.      was opened.  
  4185.  
  4186.           IF YOU WANT ALL CASES DUE BILLS TO ACTUALLY HAVE BILLS PREPARED, 
  4187.      DO NOT CHANGE THE HUNT GATES THAT INITIALLY APPEAR.  ALWAYS MAKE A 
  4188.      PRACTICE OF PREPARING BILLS FOR ALL CASES DUE THEM AT LEAST ONCE A 
  4189.      MONTH.  If the program ever prepares a bill that you didn't specifi-
  4190.      cally request, it will be because that case is in danger of exceeding 
  4191.      nine months without having been billed.
  4192.  
  4193.  
  4194.      First Case to be Prepared
  4195.            
  4196.           After you press F6 to begin the hunt, you may be asked to des-
  4197.  
  4198.  
  4199.      BILLS                                66
  4200.  
  4201.  
  4202.  
  4203.  
  4204.      ignate which MasterRcrd's bills are to be prepared first.  BillPower 
  4205.      initially assumes that you want to start with the first one in the 
  4206.      file, but you may change this assumption by entering the masterRcrd 
  4207.      Number of the case with which you wish to begin.  In most cases, you 
  4208.      should simply press RET to ignore the prompt (and allow BillPower to 
  4209.      stick with its first-case assumption).  But occasionally, you will 
  4210.      want to start somewhere other than at the beginning of the file.  
  4211.  
  4212.  
  4213.      Setting the Print Mode and Aligning the Paper
  4214.  
  4215.           You will next be asked whether the printer is turned on.  If you 
  4216.      want the bills displayed on the screen, answer with an "N"; otherwise, 
  4217.      answer "Y".  If you answer affirmatively, you will be given the op-
  4218.      portunity to select the print mode, using the buttons on the face of 
  4219.      your printer (assuming your printer has this feature).  If your are 
  4220.      happy with the default printer settings, or if you have given Bill-
  4221.      Power (in the CUSTOMIZING THE PROGRAM section) a series of codes to 
  4222.      send the printer before preparing bills, you may wish to ignore this 
  4223.      item.
  4224.               
  4225.           Next, you should align the paper in the printer.  Make sure that 
  4226.      the print head is one inch below the top of the first sheet of paper.  
  4227.      Even if you are using letterhead, you must follow this instruction 
  4228.      (one inch below the PAPER TOP, not below the letterhead).   If you are 
  4229.      using letterhead, though, you should have told BillPower (in the CUS-
  4230.      TOMIZING routine) how many lines there are to the bottom of the let-
  4231.      terhead printing.
  4232.  
  4233.  
  4234.      Cases set for Occasional Billing
  4235.  
  4236.           When BillPower encounters a case set up for billing under the 
  4237.      Occasional method, it will first ask itself whether the case has been 
  4238.      billed previously.  If not, a first bill will be printed. 
  4239.  
  4240.           If a bill has been prepared previously, the screen will clear and 
  4241.      BillPower will offer you the opportunity to designate which period you 
  4242.      wish to bill.  You may elect to prepare a new bill for only those 
  4243.      transactions falling after the last date billed, or you may elect to 
  4244.      re-prepare any of up to ten prior bills.  
  4245.  
  4246.           To prepare a brand new bill, just tap RET.
  4247.  
  4248.           To re-prepare a prior bill, use the arrow keys to specify the 
  4249.      earliest date you want to appear on the bill about to be prepared.  
  4250.      BillPower will identify which of the earlier bills you wish to prepare 
  4251.      by comparing the date you specify to the earliest date covered by each 
  4252.      bill.  Then, you'll be asked whether the bill about to be prepared is 
  4253.      to span only the original bill's period, or whether you want this to 
  4254.      be a special bill that covers everything from the beginning date you 
  4255.      specified, through TODAY. 
  4256.  
  4257.  
  4258.      BILLS                                67
  4259.  
  4260.  
  4261.  
  4262.  
  4263.  
  4264.  
  4265.      PRE-BILLS 
  4266.  
  4267.           The top of a pre-bill will show selected items reflecting the 
  4268.      case's current status.  Such items include the current balance, which 
  4269.      may differ from the final balance shown at the bottom of the bill 
  4270.      (since the end of the month being billed will probably be earlier 
  4271.      than the current date).  The pre-bill will also contain a reference 
  4272.      to the record number of each item reflected thereon.  If you need to 
  4273.      change an item, you will know exactly which record to edit before the 
  4274.      actual bill is sent.
  4275.  
  4276.           The bottom of the pre-bill may contain a reminder ("Apply ... 
  4277.      ___") to apply funds in the client's account to his debt.  The remin-
  4278.      der may also be to the effect that you should consider charging the 
  4279.      client the agreed upon fixed or contingent fee or to charge the client 
  4280.      interest.  If you wish to apply the funds about which you are being 
  4281.      reminded, put a check mark in the blank space, so that your secretary 
  4282.      will know that an appropriate record needs to be entered before the 
  4283.      Actual Bills are prepared.  For instance, if it were now time to 
  4284.      charge the client the agreed-upon fixed fee, you would check "Apply 
  4285.      Fixed Fee ___".  Your secretary would then know that she has to make a 
  4286.      service/fee entry for that case in the amount of the fixed fee before 
  4287.      the Actual Bill for that case is prepared; otherwise, the fixed fee 
  4288.      will not be charged.
  4289.  
  4290.           A pre-bill will show ALL the pertinent data for each transac-
  4291.      tion, even though the actual bill prepared for the same case may be 
  4292.      prepared in a less detailed format and may have some information sup-
  4293.      pressed or expanded.  Abbreviations MAY appear as such on pre-bills, 
  4294.      but actual bills will spell out the items being abbreviated.  Actual 
  4295.      bills will not show items intended to be hidden, such as items whose 
  4296.      descriptions begin with asterisks, but pre-bills will show them.  The 
  4297.      pre-bill is not intended to be a perfect reflection of the actual 
  4298.      bill, but rather an informative tool to help you review what has been 
  4299.      done during the period being billed.
  4300.  
  4301.  
  4302.      DEFERRED BILLING
  4303.  
  4304.           As you screen the items on a pre-bill, you may select some for 
  4305.      editing, some for omission, and some for deferred billing.  If you 
  4306.      select a transaction for deferred billing, you may call the pertinent 
  4307.      record to the screen in the appropriate Edit mode and press F7.  Pres-
  4308.      sing F7 will result in that record's being skipped during actual bil-
  4309.      ling for the month in which the transaction took place.  After the 
  4310.      actual billing takes place, you will have the opportunity to forward 
  4311.      the record to the current month's file, so that it will be picked up 
  4312.      during the next billing cycle (unless, of course, it is again tagged 
  4313.      for deferral when the current month is billed). 
  4314.  
  4315.  
  4316.  
  4317.      BILLS                                68
  4318.  
  4319.  
  4320.  
  4321.  
  4322.           If the month you're billing now IS the current month, you won't 
  4323.      be able to forward the deferred transactions to a future month's 
  4324.      files, since they don't exist yet.  Therefore, you must be sure to go 
  4325.      through a SORT (in the ^Utilities module) for this month before you do 
  4326.      bills for any future months.  The act of chronologically sorting any 
  4327.      month's records automatically forwards deferred items to the current 
  4328.      month.  This should present you no problems, since you will probably 
  4329.      want to conduct a sort just before you do billing, anyway.
  4330.  
  4331.  
  4332.      STATEMENT RE-PREPARATION
  4333.  
  4334.           You should avoid having a bill prepared for a month preceding 
  4335.      one for which another bill has already been prepared.  For example, 
  4336.      if February's bill has already been prepared, and you subsequently 
  4337.      have January's prepared again, you will also have to re-prepare Feb-
  4338.      ruary's.  The reason for this is that the beginning balance for the 
  4339.      bill already prepared for February will have been based upon the en-
  4340.      ding balance for the January bill already prepared.  If you were now 
  4341.      to go back and change January's bill, the January ending balance 
  4342.      might not be the same as it had been before.  Therefore, the begin-
  4343.      ning balance for the February bill already prepared might no longer 
  4344.      be accurate.  Only if you prepare February's (and any other succeed-
  4345.      ing month's) bill again, will all beginning and ending balances be-
  4346.      come consistent again.
  4347.  
  4348.  
  4349.      "UPDATED COPY" BILLS     
  4350.  
  4351.           BillPower will sometimes prepare statements that contain the nota-
  4352.      tion, "**** UPDATED COPY ****".  The reason is that, after having 
  4353.      prepared an (A)ctual statement for a case, you have subsequently 
  4354.      altered the transaction data base upon which that statement was foun-
  4355.      ded.  Assume, for instance, that, on February 20, you prepare a 
  4356.      JAN89-FEB89 bill for the SMITJO1 case.  Then, on February 26, you 
  4357.      enter a new service for that case.  When BillPower takes in that new 
  4358.      service, it will realize that the bill already prepared for February 
  4359.      (the JAN89-FEB89 bill) will need to be redone, to reflect the new 
  4360.      February entry.  Therefore, the next time you do a bill for SMITJO1, 
  4361.      that bill will automatically include the period JAN89-FEB89, so that 
  4362.      the client will be informed of the change.  
  4363.  
  4364.           NOTE:
  4365.                Even if you waited until May to prepare the next bill, 
  4366.           January and February would be included in that bill.  Bill-
  4367.           Power would automatically set the period of that bill to 
  4368.           "FEB89-MAY89", thus insuring inclusion the new transaction.
  4369.  
  4370.      To help keep the client from becoming confused at receiving a second 
  4371.      bill covering a period for which a bill has already been received, 
  4372.      the phrase, "UPDATED COPY", will be printed on the statement.
  4373.  
  4374.  
  4375.  
  4376.      BILLS                                69
  4377.  
  4378.  
  4379.  
  4380.  
  4381.  
  4382.      CUSTOMIZED BILL FORMATS
  4383.  
  4384.           If you like, you may develop your own billing formats.  Each will 
  4385.      consist of three files (developed with EDIT.EXE).  The first will 
  4386.      contain your return address, date, client's address, salutation and 
  4387.      opening paragraph.  The second will contain the format for the bill's 
  4388.      transaction itemization.  The third will contain your closing para-
  4389.      graph, signature block, etc.  Your three files will contain tilde 
  4390.      codes, so that BillPower will know where to substitute what data from 
  4391.      the case and transaction files.  Most of the tilde codes may be seen 
  4392.      if you press the F5 key when using EDIT.EXE to create each file.
  4393.  
  4394.           All three files are named after the format number you wish to 
  4395.      assign to the data they contain.  For instance, if the three files 
  4396.      were for billing format 15, they would be named, "15.OPN", "15.ITM", 
  4397.      and "15.CLS", respectively.  Note that the first file must end with 
  4398.      ".OPN", the second with ".ITM", and the third with ".CLS".  BillPower 
  4399.      comes with three example files for billing format 11.  As you might 
  4400.      guess, they are called "11.OPN", "11.ITM", and "11.CLS".  You should 
  4401.      use those files as models for whatever billing formats you develop.  
  4402.      The ITM file you set up must be IDENTICAL in general layout to the 
  4403.      11.ITM file.  Every line beginning with a left curly bracket, "{", 
  4404.      must be preserved.  The only items you may change are on the lines 
  4405.      immediately following those beginning with curly brackets.  It would 
  4406.      be a good idea to copy 11.ITM into your new ITM file when you first 
  4407.      begin setting it up.  After the 11.ITM file has been copied into the 
  4408.      new ITM file, you may then modify it to suit your needs.  To copy any 
  4409.      file into a new file, go to the top line of the new file and press 
  4410.      Ctrl-K, followed by "R"; then, name the file you wish to copy. 
  4411.  
  4412.  
  4413.  
  4414.  
  4415.  
  4416.  
  4417.  
  4418.  
  4419.  
  4420.  
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.  
  4426.  
  4427.  
  4428.  
  4429.  
  4430.  
  4431.  
  4432.  
  4433.  
  4434.  
  4435.      BILLS                                70
  4436.  
  4437.  
  4438.  
  4439.  
  4440.      NOTE MODULE   (BillPower Plus only)
  4441.  
  4442.           This module is useful for making generalized notes or entering 
  4443.      memos applicable to your cases.  You could, for instance, make a memo 
  4444.      concerning a conversation you have had with Mr. Smith or concerning 
  4445.      some research that you have done for the SMITJO1 case.  To enter the 
  4446.      Note module, press "N" while most any other menu is being displayed.  
  4447.  
  4448.           Each note record consists of the entry date, the case which the 
  4449.      note concerns, and up to 17 lines of information.  Since they consume 
  4450.      a considerable amount of disk space, you should be a brief as possible 
  4451.      when you prepare notes.  In order to save space, BillPower will omit 
  4452.      any blank lines that exist in a note when it is saved to disk.  If you 
  4453.      absolutely need to have a blank line, you may force BillPower to keep 
  4454.      it by making the line consist of over 70 blank spaces.
  4455.  
  4456.           You will note that one Hunt Gate allows you to hunt by a charac-
  4457.      ter sequence contained in the first line of the note, while another 
  4458.      gate allows a search for the character sequence in ANY of the note's 
  4459.      17 lines.  Since hunting through one line is faster than searching 
  4460.      through 17, the hunt will go more quickly if you select Gate C (1st 
  4461.      line) than if you select Gate B (any line).  If you consistently put 
  4462.      the most likely indexing words (such as Key numbers or the parties in-
  4463.      volved in meetings or conversations) on the first line of your notes, 
  4464.      subsequent hunts for those words can be run faster by selecting Gate 
  4465.      C.  You should use Gate B only if you aren't sure of the lines on 
  4466.      which your character sequences appear. 
  4467.  
  4468.  
  4469.  
  4470.  
  4471.  
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493.  
  4494.      NOTE MODULE                          71
  4495.  
  4496.  
  4497.  
  4498.  
  4499.      PEOPLE MODULE   (BillPower Plus only)
  4500.  
  4501.           This module is designed to hold the name, address, phone number, 
  4502.      and various miscellaneous data for each person you encounter in the 
  4503.      course of your business.  If you diligently enter the appropriate 
  4504.      information for everyone involved with each case (client, accountant, 
  4505.      attorney, consultant, witness, etc.), you will be able to run conf-
  4506.      licts of interest searches through your data.  This module is also 
  4507.      useful if you need to quickly find someone's telephone number or ad-
  4508.      dress or if you need to be quickly refreshed on your impression of 
  4509.      someone you met many months (or years) ago.
  4510.  
  4511.           When you (M)ake an entry in this module, you will be expected to 
  4512.      enter various items of information.  One item is the case with which 
  4513.      the person is associated.  If this person is not necessarily associ-
  4514.      ated with a case (but being entered just for purposes of future ref-
  4515.      erence), you do not have to fill in this case item.  
  4516.  
  4517.           Another item is the category into which this person falls.  You 
  4518.      may establish your own scheme of one- to eight-character categories 
  4519.      (eg: `Jdg' for "judge").  This information will be helpful in con-
  4520.      flicts searches.
  4521.  
  4522.           If there are items of information that you think should be kept 
  4523.      on record, but which are not specifically listed on the Edit screen, 
  4524.      you may enter them in the generalized "Notes" section.
  4525.  
  4526.           To find a telephone number quickly, just enter the PEOPLE module, 
  4527.      press `E' (for `Edit'), and then enter the last and first names of the 
  4528.      person whose number you need.  You might save some time by not enter-
  4529.      ing the first name.  If you omit the first name, BillPower will find 
  4530.      EVERY person with the last name you entered.  If the first one found 
  4531.      isn't the right one, press F6 to move on to the next, and the next, 
  4532.      and so on.  Entering only a last name may well work for "Zappa, Frank" 
  4533.      (because there are so few Zappas), but may slow you down for "Smith, 
  4534.      Fred" (since ALL Smiths would be found, one after the other).
  4535.       
  4536.           The (H)unt routine is similar to those found elsewhere in the 
  4537.      program.
  4538.  
  4539.           Note that the maximum number of people this module can track is 
  4540.      4000.  If this maximum is ever reached, you will be able to enter no 
  4541.      more data until you have omitted some of the names.  The (^O)mit rou-
  4542.      tine allows you to automatically omit all names associated with cases 
  4543.      which have long since been omitted from the disk (you don't need to 
  4544.      keep records of those people for conflicts searches if you are no 
  4545.      longer handling the cases which involved them).  Of course, as in 
  4546.      other modules, you may also specify an individual record for omission 
  4547.      by pressing ^O when that record is being Edited.  But you will prob-
  4548.      ably find it most convenient to do a "mass" omission of ALL the per-
  4549.      sons associated with cases that have, themselves, been omitted.
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.      PEOPLE MODULE                        72
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.  
  4559.           In the (^O)mit routine, the only records that will be omitted 
  4560.      will be those: 1) which have been specifically tagged for omission; 
  4561.      or 2) which were entered into the People file before a date you will 
  4562.      be asked to specify AND which are associated with cases that have 
  4563.      been omitted.  If a name was entered into the people file after the 
  4564.      date you specify OR if it is associated with a case which is still 
  4565.      active, that name will NOT be omitted, unless you have previously 
  4566.      tagged it for omission. 
  4567.  
  4568.  
  4569.  
  4570.  
  4571.  
  4572.  
  4573.  
  4574.  
  4575.  
  4576.  
  4577.  
  4578.  
  4579.  
  4580.  
  4581.  
  4582.  
  4583.  
  4584.  
  4585.  
  4586.  
  4587.  
  4588.  
  4589.  
  4590.  
  4591.  
  4592.  
  4593.  
  4594.  
  4595.  
  4596.  
  4597.  
  4598.  
  4599.  
  4600.  
  4601.  
  4602.  
  4603.  
  4604.  
  4605.  
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.  
  4612.      PEOPLE MODULE                        73
  4613.  
  4614.  
  4615.  
  4616.  
  4617.      UTILITIES MODULE
  4618.  
  4619.           You may enter the Utilities module from the MAIN MENU by pres-
  4620.      sing ^U.  Once in the module, you will be able to choose from among 
  4621.      the options discussed below.
  4622.  
  4623.  
  4624.      BACK UP DATA FILES
  4625.  
  4626.           If you wish to make backup or archive copies of your current data 
  4627.      files, select this option.  BillPower relies upon the backup program 
  4628.      ("BACKUP.COM or BACKUP.EXE") that was supplied with your computer.  
  4629.      Therefore, make sure that this program is in the ManageX directory or 
  4630.      in your computer's "path". 
  4631.  
  4632.           Since you may have to use more than one disk for the backup, you 
  4633.      will have to keep track of the order in which the disks are used for 
  4634.      backing up.  Therefore, be sure that you have labeled your backup 
  4635.      disks something like, "BillPower Jan89-Aug89 Data Backup (Even days) 
  4636.      #1, "BillPower Jan89-Aug89 Data Backup (Even days) #2", "BillPower 
  4637.      Jan89-Aug89 Data Backup (Odd days) #1", "BillPower Jan89-Aug89 Data 
  4638.      Backup (Odd days) #2", etc.  The computer will tell you when to change 
  4639.      disks, if it is necessary to do so.  Note that the backup disk labels 
  4640.      include the months whose data is contained on the disks.  This infor-
  4641.      mation may be extremely helpful after you have placed the backup disks 
  4642.      into archive status.  If, sometime in the future, you want to find the 
  4643.      most recent archive files a certain month's transaction data, you need 
  4644.      only look at the labels on the disks to determine which were made at 
  4645.      the latest date.
  4646.  
  4647.           If the message, "Bad command or file name", appears on the 
  4648.      screen, you failed to copy the BACKUP program into the ManageX direc-
  4649.      tory.  Just exit BillPower, copy the BACKUP program into the ManageX 
  4650.      directory, re-enter BillPower, and try this option again.
  4651.  
  4652.           If you feel confident enough with DOS, you may elect not to have 
  4653.      BillPower do your backing up, but to do it yourself.  You might save 
  4654.      some time and disk space if you do the copying directly in DOS.  The 
  4655.      files you need to copy each day are:  1) those whose names begin with 
  4656.      "M-" and end with ".LB?"; and  2) those whose names begin with 
  4657.      "MonYr*" and end with ".LB?", where "MonYr" is the current Month and 
  4658.      Year (eg: "DEC87").  Assume, for example, that the current month were 
  4659.      December 1989.  To copy all the latest data files, copy all the 
  4660.      "DEC89*.LB?" files and all the "M-*.LB?" files to the backup disk.  
  4661.      Remember never to enter a new month without having prepared archive 
  4662.      copies of the previous month's data.
  4663.  
  4664.  
  4665.      RESTORE BACKUP FILES FROM BACKUP DISK
  4666.  
  4667.           If something happens to harm your hard disk, you will need to 
  4668.      copy your data files from one of your backups by selecting this op-
  4669.  
  4670.  
  4671.      UTILITIES MODULE                     74
  4672.  
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.      tion.  BillPower relies upon the restore program ("RESTORE.COM or RES-
  4677.      TORE.EXE") that was supplied with your computer.  Therefore, make sure 
  4678.      that this program is in the ManageX directory or in your computer's 
  4679.      "path". 
  4680.  
  4681.           You will be asked whether you wish to "Restore (A)ll the files 
  4682.      on the floppy, or only (M)onthly transaction files".  If you answer 
  4683.      "A", then all the files on the backup floppy will be copied to your 
  4684.      hard disk.  These files include not only the monthly transaction 
  4685.      (service/fee, disbursement, receipt, and account), but also such per-
  4686.      ennial files as the case and employee files.  If you are restoring 
  4687.      files from a backup disk other than the current month's, the peren-
  4688.      nial files will not be current, and it is doubtful that you will want 
  4689.      to copy them.  They will take the place of the current case and em-
  4690.      ployee files if they are restored from an old backup.  If you are 
  4691.      restoring from the current month's backup disk(s), you probably will 
  4692.      not mind if the perennial files are copied along with the monthly 
  4693.      transaction files.  If you are restoring files because your primary 
  4694.      files have been damaged, you will ALMOST CERTAINLY want the perennial 
  4695.      files to be restored.  To restore ALL the files on the backup 
  4696.      disk(s), including the perennial files, answer "A".
  4697.  
  4698.           If you want only a certain month's transaction data restored, 
  4699.      answer "M".  You would select "M" if, for instance, you had previous-
  4700.      ly erased a past month's transaction data from your hard disk and now 
  4701.      needed to add it again, so that a report you desire could include 
  4702.      that month.  If you answer "M", you will be asked to enter the "Mon 
  4703.      Yr" of the month whose transaction data you wish to restore.  For 
  4704.      example, if you wanted to add December 1989's data, you would enter 
  4705.      "DEC89".
  4706.  
  4707.           Since you are restoring data files to a hard disk, you may have 
  4708.      to insert several backup disks into the backup disk drive, one after 
  4709.      the other.  Make sure that you insert backup disk #1 when you are 
  4710.      told to, and follow the instructions on the screen. The computer will 
  4711.      tell you when to change disks, if it is necessary to do so. 
  4712.  
  4713.           If the message, "Bad command or file name", appears on the 
  4714.      screen, you failed to copy the RESTORE program into the ManageX direc-
  4715.      tory.  Just exit BillPower, copy the RESTORE program into the ManageX 
  4716.      directory, re-enter BillPower, and try this option again.
  4717.  
  4718.           NOTE:
  4719.                Never restore files piecemeal.  In other words, when 
  4720.           you need to fix files that have been damaged, you must res-
  4721.           tore ALL the files from your last backup.  Don't attempt 
  4722.           to restore only a few, because inconsistencies between the 
  4723.           current files and those that have been restored from a re-
  4724.           cent backup will distort your data.
  4725.  
  4726.  
  4727.  
  4728.  
  4729.  
  4730.      UTILITIES MODULE                     75
  4731.  
  4732.  
  4733.  
  4734.  
  4735.  
  4736.  
  4737.      SORT TRANSACTIONS CHRONOLOGICALLY
  4738.  
  4739.           Occasionally, the transactions (such as time slips, disbursement 
  4740.      and account records) that you enter will not be in chronological or-
  4741.      der.  For instance, you may enter a time slip for 20 January after 
  4742.      you have already entered one for 25 January.  If you do not place the 
  4743.      records into chronological order, the bills you produce will reflect 
  4744.      out-of-order transactions.  This causes no problems other than making 
  4745.      your bills a little less logical than would be the case if they were 
  4746.      in chronological order.
  4747.  
  4748.           If you would like to place your records into the right order 
  4749.      before you send out your bills, select this option by pressing "S".  
  4750.      After you enter the month whose records you wish to sort chronologi-
  4751.      cally, BillPower will take care of the matter for you.  The process 
  4752.      will be slow, so you will not want to do this too often -- once at 
  4753.      the end of each month will suffice.  If you need to sort more than 
  4754.      one month's transactions, you will have to select this option more 
  4755.      than once (one time for each month). 
  4756.  
  4757.  
  4758.      ERASE DATA FILES
  4759.  
  4760.           This option allows you to erase old data files for a past month 
  4761.      or year.  The data files are those service, disbursement, receipt, 
  4762.      and account transaction files which are maintained each month.  Re-
  4763.      member that you will want to keep your hard disk from accumulating 
  4764.      too many old files that needlessly take up disk space.  Every couple 
  4765.      of months you should consider erasing the old files from the hard 
  4766.      disk.  To erase such files, use this option.  You will be asked to 
  4767.      enter the "Mon Yr of monthly (or Yr of yearly) files to erase".  If 
  4768.      you want to erase only one month's files, enter the "Mon Yr" of that 
  4769.      month.  For instance, if you wanted to erase March 1989's files from 
  4770.      the hard disk, you would enter, "MAR89".  To erase all the files for 
  4771.      an entire year, enter the "Yr".  For example, to erase all of 1989's 
  4772.      files, you would enter, "89".
  4773.  
  4774.           You should not erase files for a month or year unless ALL bills 
  4775.      for ALL cases have been prepared for that month or year.  If the data 
  4776.      for the pertinent months has been erased from the hard disk, the pro-
  4777.      gram will "hang up" when it attempts to prepare a bill covering those 
  4778.      months.
  4779.  
  4780.           Ideally, you should try to keep as much data on the hard disk as 
  4781.      you think you are likely ever to need on short notice.  That may 
  4782.      amount to one, two, or three year's-worth.  You are, of course, 
  4783.      limited by the size of your hard disk, and the uses to which you put 
  4784.      your computer.  Data that is so old that you probably won't need it 
  4785.      very frequently should be archived on backup diskettes and erased 
  4786.      from the hard disk, thus freeing space for current data.
  4787.  
  4788.  
  4789.      UTILITIES MODULE                     76
  4790.  
  4791.  
  4792.  
  4793.  
  4794.  
  4795.           Of course, you should NEVER, NEVER erase any files unless you 
  4796.      have made archive backup copies of them.
  4797.  
  4798.  
  4799.      CASE RE-INDEXING
  4800.  
  4801.           If you ever try to edit a case, and BillPower can't seem to find 
  4802.      it, the problem may be that the case file's index has been corrupted.  
  4803.      There are many possible reasons for this problem, ranging from power 
  4804.      surges and unreliable hardware to faulty software and memory-resident 
  4805.      program interference.
  4806.  
  4807.           To re-index the case file, simply choose this option.  Your ac-
  4808.      count and people files will also be indexed, along with your cases.  
  4809.      If you wish, you may have the program also check for duplicate case 
  4810.  
  4811.      numbers (BillPower shouldn't allow you to enter two cases with 
  4812.      the same case number, but it may if the index is faulty at the time 
  4813.      you enter the second one).  Such checking will slow down the re-
  4814.      indexing operation, so use it only if you think you need to.
  4815.  
  4816.           When the re-indexing is complete, press ESC.  You should then be 
  4817.      able to edit any case you wish.  If the problem still isn't fixed, 
  4818.      however, you'll have to select the (R)estore option, discussed above. 
  4819.  
  4820.  
  4821.      TRANSACTION RE-INDEXING
  4822.  
  4823.           If you notice that certain transactions are not appearing on 
  4824.      bills as they should (or if you're unable to edit those transactions), 
  4825.      your transaction file's index may have become corrupted.  There are 
  4826.      many possible reasons for this problem, ranging from power surges and 
  4827.      unreliable hardware to faulty software and memory-resident program 
  4828.      interference.
  4829.  
  4830.           To re-index the transaction file, choose this option.  You'll 
  4831.      have to tell BillPower the "Mon Yr" whose transactions you want in-
  4832.      dexed.  After indexing that "Mon Yr", you may designate another, and 
  4833.      another, etc., until all the files you wish have been re-indexed.  
  4834.      When you're done, press ESC to return to the MAIN MENU.  If, after all 
  4835.      that, you notice that the correct transactions are still not appearing 
  4836.      on your bills, you'll have to select the (R)estore option, discussed 
  4837.      above. 
  4838.  
  4839.  
  4840.  
  4841.  
  4842.  
  4843.  
  4844.  
  4845.  
  4846.  
  4847.  
  4848.      UTILITIES MODULE                     77
  4849.  
  4850.  
  4851.  
  4852.  
  4853.      CATEGORIES, AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM
  4854.  
  4855.  
  4856.      CATEGORIES & ABBREVIATIONS
  4857.  
  4858.           The M-LBCODE.DAT file contains three types of information, all 
  4859.      conforming to the same general format.  It holds a listing of each  
  4860.      1) service code, 2) income category, and 3) expense category.  Each 
  4861.      line in the file consists of an abbreviation (from 1 to 3 characters 
  4862.      long) and a description of what the abbreviation means.  Other option-
  4863.      al items are also included, as described below.  You are encouraged to 
  4864.      change this file with EDIT, so that it fits your needs exactly.  
  4865.  
  4866.           Go to EDIT (to examine M-LBCODE.DAT) by pressing ^E when the MAIN 
  4867.      MENU is displayed.  When the EDIT menu is on the screen, press `E' 
  4868.      (for "Expense/Income/Service" file) to modify M-LBCODE.DAT.
  4869.  
  4870.           The file may have a total of up to 200 lines.  The items in each 
  4871.      line must be lined up EXACTLY, and each line must end with a carriage 
  4872.      RETurn.  The abbreviation may be from one to three characters in 
  4873.      length and must begin in column 1.  A description of what is being 
  4874.      abbreviated should begin in column 6, 7, 8 or 9, and may extend to 
  4875.      column 30.  The TAB key will help you align your data.
  4876.  
  4877.           You may have blank lines which contain no information, and you 
  4878.      may have lines containing headings, but you may have no more than 200 
  4879.      lines.
  4880.  
  4881.  
  4882.      Income/Expense Category Numbers
  4883.  
  4884.           If you are using a line for an income or expense description, 
  4885.      the third item (beginning at column 33) may be the income or expense 
  4886.      category, and the first item (the abbreviation) may be left blank if 
  4887.      you wish.  The category may be any number between 1 and 9999.  Do not 
  4888.      use zero.  Begin your category entry at column 33.  If it is an income 
  4889.      category, begin the entry with "I-"; if it is an expense category, 
  4890.      begin it with "E-".  For example, an income category is represented by 
  4891.      "I-1001", while "E-2054" represents an expense category.  Do NOT use 
  4892.      the same numbers for both expense and income categories.  For ins-
  4893.      tance, do not designate both these categories: I-2054 and E-2054.  And 
  4894.      DO NOT USE FRACTIONS to designate categories -- only WHOLE numbers are 
  4895.      allowed.
  4896.  
  4897.  
  4898.      Optional Category Levels
  4899.  
  4900.           There may be up to four levels of income and expense categories.  
  4901.      The first is the income-expense distinction mentioned above ("E-" for 
  4902.      expense, "I-" for income).  The next level is designated by a descrip-
  4903.      tion (the second item in each line, remember?) containing ONLY capital 
  4904.      letters.  The level following that one must have at least one letter 
  4905.  
  4906.  
  4907.      CATEGORIES                           78
  4908.  
  4909.  
  4910.  
  4911.  
  4912.      of the description capitalized, but NOT ALL the letters.  And the last 
  4913.      level must not have ANY capitalized letters.  Take a look at the sam-
  4914.      ple M-LBCODE.DAT file provided with BillPower to see examples of these 
  4915.      category levels.
  4916.  
  4917.  
  4918.      Optional Service Rates
  4919.  
  4920.           If a line is being used for a SERVICE, rather than a disbursement 
  4921.      or receipt, the fourth item (beginning at column 43) may be a charge 
  4922.      rate for that service.  You may enter a TmKeepr Hourly Rate Level by 
  4923.      entering "L" and the number of the rate level at which the service 
  4924.      will be charged.  For example, to charge the service at each emplo-
  4925.      yee's rate level 1, enter "L1" at column 43.  To charge a FLAT rate, 
  4926.      rather than a TmKeepr rate LEVEL, enter an hourly rate, preceded by a 
  4927.      "$".  For example, if the service (such as a long distance call sur-
  4928.      charge) is to be charged at $30 per hour, regardless of who does the 
  4929.      work on it, enter "$30" at column 43.   If a line has a charge rate at 
  4930.      the end, that rate will be charged for any service whose Description 
  4931.      (entered in the SERVICES/FEES module) BEGINS with the corresponding 
  4932.      abbreviation.  To charge a FIXED AMOUNT for the service, rather than 
  4933.      merely an hourly rate, enter that amount, preceded by a "T".  The 
  4934.      charge rates/amounts contained in this file take precedence over any 
  4935.      that would otherwise apply to a rendered service IF (and only if) the 
  4936.      service Description BEGINS with the abbreviation to which the charge 
  4937.      rate applies.
  4938.  
  4939.  
  4940.      AREAS OF BUSINESS 
  4941.  
  4942.           The M-LBAREA.DAT file supplied with BillPower contains a listing 
  4943.      of the areas of business.  You should edit this file to fit your 
  4944.      needs.  It should consist of no more than 24 lines (make sure that no 
  4945.      blank lines remain at the end of the file).  Each line may be up to 77 
  4946.      characters long.  Unlike the M-LBCODE.DAT file, you are not required 
  4947.      to line up certain information within M-LBAREA.DAT.  You may arrange 
  4948.      the file any way you want, as long as the 24 X 77 limits mentioned 
  4949.      above are not violated. 
  4950.  
  4951.  
  4952.      NUMBERING SYSTEM PROPOSAL
  4953.  
  4954.           The best numbering system is one that allows you to easily re-
  4955.      member each case or account number.  It is recommended that such a 
  4956.      number consist of the first four or five letters from the client's 
  4957.      last name and the first two or three letters from his first.  Under 
  4958.      this system, the case number for the first case you handle for John 
  4959.      Smith would be SMITJO1.  The second case for Mr. Smith would be SMIT-
  4960.      JO2.  
  4961.  
  4962.           Also decide upon a consistent pattern for numbering your ac-
  4963.      counts.  It is recommended that you begin the number of each account 
  4964.  
  4965.  
  4966.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  79
  4967.  
  4968.  
  4969.  
  4970.  
  4971.      belonging to the same class of accounts with the same short alphanu-
  4972.      meric sequence.  For instance, you could begin all accounts pertain-
  4973.      ing to the firm's assets with "A-" (eg: "A-BIGSOFA").  You could 
  4974.      start the numbers of all accounts payable with "P-" (eg: "P-AT&T").  
  4975.      All client accounts (such as trusts and retainers) could begin with 
  4976.      "C-" (eg: "C-SMITJO1"), and so, on.
  4977.  
  4978.           If you follow a consistent pattern in numbering accounts, you 
  4979.      will be able to sort through your records during (H)unts for particu-
  4980.      lar categories of accounts.  To find all records pertaining to ANY 
  4981.      asset, for instance, you would define the Account Number Hunt Gate as 
  4982.      "A-".  When you pressed F6 to begin the hunt, BillPower would find all 
  4983.      records pertaining to the A-BIGSOFA, A-TYPWRT#1, A-CHAIR#1, etc., ac-
  4984.      counts, but it would not find anything on the C-SMITJO1 account.  Of 
  4985.      course, if you had carelessly named a client account something like 
  4986.      "C-SMITPA-1", it would also be picked up in the hunt for physical as-
  4987.      set account information, since it would also contain the character 
  4988.      sequence, "A-".  Try to limit the use of hyphens and other delimiters 
  4989.      (such as "/",":", and ",") to character sequences at the beginning of 
  4990.      account numbers.
  4991.  
  4992.           You may establish sub-categories of accounts.  If, for instance, 
  4993.      you wanted furniture to be a sub-category of assets ("A-", remember?), 
  4994.      you could begin all such accounts with "FA-" (where "F" is for "fur-
  4995.      niture" and "A" is for "assets").  Equipment might be in the  "EA-" 
  4996.      category.  A hunt for all accounts containing "A-" would find FA-BIG-
  4997.      SOFA, FA-CHAIR, EA-TYPWRT#1, and A-GENERAL, among others (since each 
  4998.      of those "numbers" contains "A-").  But if you wanted to hunt for only 
  4999.      "FA-" accounts, then only the FA-BIGSOFA and FA-CHAIR accounts would 
  5000.      be found.  
  5001.  
  5002.  
  5003.  
  5004.  
  5005.  
  5006.  
  5007.  
  5008.  
  5009.  
  5010.  
  5011.  
  5012.  
  5013.  
  5014.  
  5015.  
  5016.  
  5017.  
  5018.  
  5019.  
  5020.  
  5021.  
  5022.  
  5023.  
  5024.  
  5025.      AREAS OF BUSINESS, NUMBERING SYSTEM  80
  5026.  
  5027.  
  5028.  
  5029.  
  5030.      USING BILLPOWER WITH OLD CASES AND ACCOUNTS
  5031.  
  5032.  
  5033.           If you intend to use BillPower with cases or accounts that were 
  5034.      opened before you obtained BillPower, you will have to enter their 
  5035.      data into BillPower's files.  You should set up the records for these 
  5036.      accounts and cases in the same manner as for your new ones.  Likewise, 
  5037.      you should enter transactions just as you do with your new ones.  
  5038.      Treat them in every respect in the manner that you treat your new ac-
  5039.      counts and cases, except as described below.
  5040.  
  5041.           Normally, when BillPower prepares a bill, it will include a bal-
  5042.      ance brought forward from the preceding month.  However, when you 
  5043.      FIRST BEGIN using the program, its data base will contain no infor-
  5044.      mation about what the balance was at the end of the last month (or ANY 
  5045.      information at all, for that matter).  The first transaction you enter 
  5046.      for each case, therefore, should be the balance brought forward from 
  5047.      your manual (or old computer) system.  If the client owes you money, 
  5048.      you should enter the amount as a SERVICE; if you owe him money, it 
  5049.      should be an ADJUSTMENT (of the "write-off" variety).  In either case, 
  5050.      the service/adjustment's description should be something like, 
  5051.      "Balance prior to computerized billing."  The first bill prepared will 
  5052.      contain this entry, instead of the usual "balance-forward" line (which 
  5053.      will be found on subsequent bills). 
  5054.  
  5055.           NOTE:
  5056.                Under no circumstances should a transaction entry for 
  5057.           any case be dated more than three months prior to the actual
  5058.           date you entered that CASE into BillPower's data base.
  5059.  
  5060.           Previously-opened accounts also need to be opened with BillPower.  
  5061.      Go to the GENERAL LEDGER module and (M)ake a deposit for each such ac-
  5062.      count.  The deposit should be in the amount of the current account 
  5063.      balance.  That's all there is to it.  If, for some reason, there is a 
  5064.      negative balance in an account, you will have to enter it as a with-
  5065.      drawal (instead of a deposit).
  5066.  
  5067.  
  5068.  
  5069.  
  5070.  
  5071.  
  5072.  
  5073.  
  5074.  
  5075.  
  5076.  
  5077.  
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.      OLD CASES AND ACCOUNTS               81
  5085.  
  5086.  
  5087.  
  5088.  
  5089.      MESSAGES
  5090.  
  5091.           Following are many of the messages which BillPower may give you.  
  5092.      Only the least obvious messages are included, and they are arranged, 
  5093.      as well as possible, in alphabetical order.
  5094.  
  5095.  
  5096.      "Aborting because [hard disk] is full" 
  5097.  
  5098.           There is no more room on the hard disk for the information that 
  5099.      BillPower is attempting to write to it.  Therefore, the attempt to 
  5100.      write that data has been aborted.  Whatever new record or file data 
  5101.      has just been prepared has been lost because there is no place to 
  5102.      store it.
  5103.  
  5104.           Your problem is that you have too much information on the hard 
  5105.      disk.  The solution is to remove that information which is no longer 
  5106.      needed.  
  5107.  
  5108.           More likely, you have allowed a build-up of unneeded data which 
  5109.      should have been omitted long ago.  Look through your case records.  
  5110.      Do you really need to continue tracking all of them?  If not, omit 
  5111.      those you no longer need to follow.  Of course, you should make sure 
  5112.      that you have archive copies of all data before you omit them.  Also 
  5113.      check your accounts and employee records, omitting those which are no 
  5114.      longer needed.
  5115.  
  5116.           If you feel that you cannot omit any BillPower data, you should 
  5117.      exit the program and review files kept on the hard disk's other sub-
  5118.      directories.  Perhaps some of those files can be transferred to arch-
  5119.      ive floppies and then deleted from the hard disk.
  5120.  
  5121.  
  5122.      "Acceptable master record [number] does not exist"
  5123.  
  5124.           You have attempted to assign, as a masterRcrd, a case which does 
  5125.      not exist on the hard disk.  Before you subordinate any case to a 
  5126.      masterRcrd, you must first have created the master.  
  5127.  
  5128.           If you are attempting to set up a "client" record, it will act 
  5129.      as its OWN master.  Therefore, its masterRcrd and Case Number must be 
  5130.      identical.  Then, when you set up that master's subordinate cases, 
  5131.      each will have its own individual CASE number, but you will assign 
  5132.      each a masterRcrd number identical to THIS record's masterRcrd num-
  5133.      ber.  
  5134.  
  5135.  
  5136.      "Cannot prepare such an early bill for [case name]"
  5137.  
  5138.           You are attempting to re-prepare a bill that was originally pre-
  5139.      pared quite long ago.  BillPower does not have enough stored informa-
  5140.      tion to allow you to do so.  Generally, you may re-prepare a bill 
  5141.  
  5142.  
  5143.      MESSAGES                             82
  5144.  
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.      that was originally sent as long as about a year ago, but this factor 
  5149.      may vary, depending upon how many times you have prepared Actual 
  5150.      Mailings for the case.
  5151.  
  5152.           You may not re-prepare the bill.  Just press RET to skip over 
  5153.      the case and proceed.
  5154.  
  5155.           This message will sometimes appear if you attempt to prepare a 
  5156.      case's bill for a period earlier than the earliest data available for 
  5157.      that case.
  5158.  
  5159.           The message will also sometimes appear if you attempt to prepare 
  5160.      a bill for a period beginning more than about 10 months ago.  BillPower 
  5161.      will not prepare such old bills. 
  5162.  
  5163.  
  5164.      "Case not on disk ... "
  5165.  
  5166.           There are three possible causes of this message.  The first is 
  5167.      that the case number you have just entered cannot be found on the 
  5168.      hard disk.  If you inadvertently typed in the wrong number, you 
  5169.      should re-designate the case.  
  5170.  
  5171.           The second possible cause of the message is that a transaction 
  5172.      has been encountered which refers to a case not on the disk.  This is 
  5173.      probably a case which has been omitted from the CASES file, but which 
  5174.      still has transactions which have not been omitted.  Just press RET.
  5175.        
  5176.           The third cause is that you are trying to enter a disbursement, 
  5177.      receipt or time slip for a MasterRcrd whose name begins with "*".  
  5178.      Such masterRcrds are meant to act not as cases but as mere "client 
  5179.      records".  Enter the transaction for one of the masterRcrd's 
  5180.      subordinate cases.
  5181.  
  5182.  
  5183.      "Corrupted data" 
  5184.  
  5185.           Something has damaged the database since the last time a data 
  5186.      integrity check was done (probably yesterday).  You'd be wise to res-
  5187.      tore data from day-before-yesterday's backup (since yesterday after-
  5188.      noon's is probably just a copy of files that were somehow corrupted 
  5189.      yesterday).  If, after restoring that data, BillPower still finds cor-
  5190.      rupted records, you should fall back to the next-most-recent backup, 
  5191.      and so on.  As a last resort (if restoring fails), you may wish to 
  5192.      select the Indexing option in the ^Utilities module.  Anytime you want 
  5193.      to check your data again, just go to BillPower's Menu and press ^Y.
  5194.  
  5195.  
  5196.      "Desired Account Balance: ... Actual Balance: ... "
  5197.  
  5198.           You have made an entry which has brought the retainer account 
  5199.      balance below the Minimum Acceptable Balance set when you opened the 
  5200.  
  5201.  
  5202.      MESSAGES                             83
  5203.  
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.      account.  BillPower is just reminding you of this fact.  You might want 
  5208.      to request that your client send a payment to bring the account's 
  5209.      balance up to the Desired level.  If no such payment is made before 
  5210.      the next bill, BillPower will automatically include such a request on 
  5211.      the bill. 
  5212.  
  5213.  
  5214.      "Disk Error" 
  5215.           An error occurred while the program was accessing the disk.  The 
  5216.      nature of the problem will be found in the second-to-last set of par-
  5217.      entheses.  You may need to "pack" or "optimize" your hard disk's files 
  5218.      with a program such as "Disk Optimizer", "Vopt", "PC Tools", or "Mace 
  5219.      Utilities".  Or you may have a serious hardware problem requiring the 
  5220.      eventual replacement or re-formatting of your hard disk.  This may be 
  5221.      your first warning of an eventual hard disk "crash".  
  5222.  
  5223.  
  5224.      "End of file reached..."
  5225.  
  5226.           This message means that the end of the file through which a 
  5227.      search is being conducted has been reached.  If you were looking for 
  5228.      a particular record, and it did not show up before the file end was 
  5229.      reached, double-check your parameters (or gates) for the search.  
  5230.      Make sure that you are checking the appropriate date range and that 
  5231.      you are in the appropriate module.  If you are searching for a speci-
  5232.      fic record in either the ADJUSTMENT or the RECEIPTS module, and you 
  5233.      cannot locate it, try the other module (adjustment and receipt re-
  5234.      cords are kept in the same file).
  5235.  
  5236.  
  5237.      "First MasterRcrd to be processed (if not the first one in the file)"
  5238.  
  5239.           This message occurs whenever you are preparing bills for ALL 
  5240.      cases in the file.  You would normally elect to begin the bill prep-
  5241.      aration with the first case in the file.  To do so, just press RET.  
  5242.      If, however, you wish to start with a case other than the first one, 
  5243.      you may enter its MasterRcrd Number here.  This feature is handy if 
  5244.      your printer has malfunctioned in the middle of bill preparation.  
  5245.      When the problem is fixed, and you are ready to resume the bill pre-
  5246.      paration, you would not want to start all over.  You would just enter 
  5247.      the case number of the case where the malfunction occurred, and Bill-
  5248.      Power would begin the bill preparation with that case (or with its 
  5249.      masterRcrd).
  5250.  
  5251.  
  5252.      "If [case number's] balance from the last bill is not..."
  5253.  
  5254.           It's been more than nine months since this case was last billed 
  5255.      (if, indeed, it's ever been billed at all).  As a result, BillPower 
  5256.      may have lost the case's balance to be brought forward from the last 
  5257.      bill (if any).  Here, you are being asked to enter the balance due 
  5258.      that was shown on the last bill sent to the client.  If the case has 
  5259.  
  5260.  
  5261.      MESSAGES                             84
  5262.  
  5263.  
  5264.  
  5265.  
  5266.      not been billed before, just enter "0.00".  After your entry, Bill-
  5267.      Power will prepare the bill, using whatever you've entered as the bal-
  5268.      ance brought forward.
  5269.  
  5270.  
  5271.      "If there are any cases subordinate to this one..."
  5272.  
  5273.           You should not omit a master that has a subordinate case.  To do 
  5274.      so could cause those subordinates to be overlooked in some searches 
  5275.      through the case file.
  5276.  
  5277.           If you are not SURE that there are NOT subordinates to the case 
  5278.      you are trying to omit, answer "Y", and the omit tagging routine will 
  5279.      be aborted.  You may then find out whether there really are such sub-
  5280.      ordinate cases by (H)unting for all cases with the masterRcrd number 
  5281.      in question.  If you still want to omit that master record, you 
  5282.      should first assign a different masterRcrd number to its subordinates 
  5283.      (in which case the FIRST of the present master record's subordinates 
  5284.      must be the new master).
  5285.  
  5286.  
  5287.      "Improbable date, since..."
  5288.  
  5289.           Today's date cannot fall before the month in which fell the last 
  5290.      date that BillPower was used.  It also cannot fall beyond 28 days fol-
  5291.      lowing the last date used.  To allow such anomalies could cause Bill-
  5292.      Power's file updating procedure to produce errors.  You must insure 
  5293.      that files are created for every month that BillPower has been in use.  
  5294.      If more than 28 days really HAVE elapsed since the last use, you 
  5295.      should first enter a date falling within that 28-day period.  This 
  5296.      will allow files for that month to be created and updated, even though 
  5297.      you may not intend to make entries into them.
  5298.  
  5299.  
  5300.      "[date] is an unacceptable date"
  5301.  
  5302.           You have used the wrong format for a date entry, or the date you 
  5303.      have entered is out of BillPower's acceptable range.  Try using the "Da 
  5304.      Mon Yr" format (eg: enter 15 December 1987 as "15 Dec 87") or the 
  5305.      "Mon Yr" format ("Dec 87").
  5306.  
  5307.  
  5308.      "Master record [number] does not exist"
  5309.  
  5310.           The case you have specified for this service or fee refers to a 
  5311.      masterRcrd which does not exist.  You have probably omitted that mas-
  5312.      terRcrd from the hard disk.  Do not continue with this service or fee 
  5313.      entry until you find out what happened to that masterRcrd.  Just 
  5314.      press F6 and then go to the Case (E)dit mode to see if you can find 
  5315.      the case number specified as being missing.  If you cannot find it, 
  5316.      you will have to (M)ake it or change the reference to it in each 
  5317.      case record which refers to it as a master. 
  5318.  
  5319.  
  5320.      MESSAGES                             85
  5321.  
  5322.  
  5323.  
  5324.  
  5325.  
  5326.  
  5327.      "Mis-linked data..."
  5328.  
  5329.           Each morning, BillPower checks the integrity of your databases' 
  5330.      indices.  This message occurs if problems are found.  The first thing 
  5331.      you should do is to go to the ^Utilities module and choose the option 
  5332.      to index your (C)ases.  When that routine is finished, go back to the 
  5333.      ^Utilities module and choose the option to index your (T)ransactions 
  5334.      for the current month.  Then, go to the Main Menu and press ^Y to run 
  5335.      another data integrity check.  
  5336.  
  5337.           If, after all this, there's still a problem, you'll need to 
  5338.      restore data from day-before-yesterday's backup (since yesterday af-
  5339.      ternoon's probably is just a copy of the corrupted data).  Just go to 
  5340.      the ^Utilities module and select the Restore option.  After data has 
  5341.      been restored, return to the Main Menu and run another data integrity 
  5342.      check by pressing ^Y again.  If the problem persists, you'll have to 
  5343.      restore from an earlier set of backup disks (aren't you glad you keep 
  5344.      a minimum of four rotating sets of backup disks!).  
  5345.  
  5346.           If, after all this, you STILL have problems, it's time to suspect 
  5347.      a hard disk or other hardware problem (if you aren't already thinking 
  5348.      about that).  You may have to resign yourself to re-entering a sig-
  5349.      nificant part (if not all) of your database after your computer has 
  5350.      been fixed. 
  5351.  
  5352.  
  5353.      "month is wrong"
  5354.  
  5355.           You have entered a date containing a month which is out of 
  5356.      BillPower's range.  Make sure that you use only the first three let-
  5357.      ters of the month's name.  
  5358.  
  5359.           Alternatively, you have entered a date for a month whose files 
  5360.      are not open.  Go back to a menu and again start the procedure which 
  5361.      resulted in the message. 
  5362.  
  5363.  
  5364.      "No Paper writing device PRN"
  5365.  
  5366.           This message is from DOS, not BillPower.  Make sure that your 
  5367.      printer has paper and that it is set to print.  Then press "R" (for 
  5368.      Retry).
  5369.  
  5370.  
  5371.      "No such code"
  5372.  
  5373.           This message is caused for one of two reasons.  First, you may 
  5374.      have just entered a backslash, which causes BillPower to look for an 
  5375.      abbreviation.  If an abbreviation matching the characters just pre-
  5376.      ceding the backslash is not found, this message will occur.
  5377.  
  5378.  
  5379.      MESSAGES                             86
  5380.  
  5381.  
  5382.  
  5383.  
  5384.  
  5385.           Second, you may have entered an expense or income code that does 
  5386.      not exist.  
  5387.  
  5388.  
  5389.      "Printer not ready" 
  5390.  
  5391.           Either your printer is not "on line" and ready to receive data, 
  5392.      or you're out of paper.
  5393.  
  5394.  
  5395.      "Retainer limit ... Billable+NonBillable this month ..."
  5396.  
  5397.           This note reminds you that this service or fee will cause the 
  5398.      total service/fee charges for the month to exceed the monthly re-
  5399.      tainer limit set in this case's record.  Since the limit has been 
  5400.      exceeded, you are free to charge the client for your work.  If you 
  5401.      wish to charge the case for this transaction, you should enter the 
  5402.      amount to be charged and finish the entry with a ^C (for 'charge') 
  5403.      instead of the usual RET.
  5404.  
  5405.  
  5406.      "Runtime Error 20_" 
  5407.  
  5408.           The program encountered a memory problem and had to abort.  Per-
  5409.      haps you have insufficient memory to run the program (512K should be 
  5410.      enough).  Or, you may be running some memory-resident programs that 
  5411.      consume memory or otherwise cause memory conflicts with primary app-
  5412.      lications.  Or, you may need to add a line to your root directory's 
  5413.      CONFIG.SYS file that says, "FILES=40".  Finally, your computer may 
  5414.      have a faulty bank of memory chips or a parity error that causes the 
  5415.      usable memory to "top out" at a low byte count.
  5416.  
  5417.  
  5418.      "See Statement Re-preparation Instructions"
  5419.  
  5420.           You must re-prepare bills for months subsequent to the month 
  5421.      just billed.  See "Statement Re-preparation" in the BILLS section of 
  5422.      these instructions.
  5423.  
  5424.  
  5425.      "Serious Error" 
  5426.  
  5427.           The nature of the problem will be found in the second-to-last set 
  5428.      of parentheses, while the location of the problem should be found in 
  5429.      the last set. 
  5430.  
  5431.  
  5432.      "(T)ag an account for omission, or (O)mit tagged accounts"
  5433.  
  5434.           You have pressed ^O while in the TRUST MENU.  BillPower now needs 
  5435.      to know whether you wish to tag a single account for future omission 
  5436.  
  5437.  
  5438.      MESSAGES                             87
  5439.  
  5440.  
  5441.  
  5442.  
  5443.      or whether you wish to actually omit all the accounts previously 
  5444.      tagged for omission.
  5445.  
  5446.  
  5447.      "That ID is not assigned"
  5448.  
  5449.           You have attempted to designate an ID number that has not been 
  5450.      assigned to an employee.  Make sure that your employee file contains 
  5451.      an employee with that ID.  
  5452.  
  5453.  
  5454.      "That record is not in [MonYr] [record type] file"
  5455.  
  5456.           You have designated a record number greater than the largest one 
  5457.      in the file.
  5458.  
  5459.  
  5460.      "The accounts you want adjusted don't balance"
  5461.  
  5462.           You have indicated that you want two accounts to be adjusted when 
  5463.      this record is saved.  But doing so would force your account out of 
  5464.      balance.  If you're depositing money to a Credit account, you must 
  5465.      either withdraw the same amount fom another Credit account or deposit 
  5466.      that amount to a Debit account.  If you're withdrawing money from a 
  5467.      Debit account, you must either deposit it to another Debit account, or 
  5468.      withdraw that amount from a Credit account.  You MUST understand the 
  5469.      basic concepts of double-entry accounting if you're attempting to make 
  5470.      two account entries at once.
  5471.  
  5472.  
  5473.      "The entry just made is too old..."
  5474.  
  5475.           You have just made an entry which would require updating bills 
  5476.      for which BillPower no longer holds pertinent information.  You should 
  5477.      restore the record to its condition just before the entry was made.  
  5478.      If the entry was a mere change to a record that already existed, go 
  5479.      to the (E)dit mode and change it back.  If the entry was a new trans-
  5480.      action, omit it.  This message will probably appear again after you 
  5481.      have taken the corrective action, and you may ignore it then.
  5482.  
  5483.           If you want a bill to reflect the change you are here being 
  5484.      asked to eliminate, you should enter the transaction during the cur-
  5485.      rent month, not a past one.
  5486.  
  5487.  
  5488.      "The master record cannot, itself, have a masterRcrd"
  5489.  
  5490.           You have attempted to assign to a case a masterRcrd which, it-
  5491.      self, looks to yet another record as its master.  This is not al-
  5492.      lowed.  A record which is, itself, subordinate to another may not be 
  5493.      a masterRcrd.
  5494.  
  5495.  
  5496.  
  5497.      MESSAGES                             88
  5498.  
  5499.  
  5500.  
  5501.  
  5502.  
  5503.  
  5504.      "This item cannot be changed..."
  5505.  
  5506.           Certain items may not be changed in the Hunt mode.  Try making 
  5507.      the change in the Edit mode.  Even in the edit mode, though, there 
  5508.      may be an item that cannot be changed, in which case the only re-
  5509.      course is to negate the effect of that record by (^O)mitting it and 
  5510.      then (M)aking a new one with the proper data.  In particular, you may 
  5511.      never change a Case Number in the CASES MODULE.  To allow you to do 
  5512.      so would potentially leave "in limbo" several transactions (services, 
  5513.      disbursements, etc.) that had been linked to that case. 
  5514.  
  5515.  
  5516.      "This record was created along with..."
  5517.  
  5518.           The transaction reflected in this record was made automatically 
  5519.      at the same time another transaction was made.  You may not edit this 
  5520.      record directly, since doing so could cause an imbalance among all the 
  5521.      records created along with it.  The only way to effect a change here 
  5522.      is to edit the record cited in the message.  When THAT record is 
  5523.      changed, all the records originally created along with it will also be 
  5524.      updated accordingly.  
  5525.  
  5526.           Bear in mind that the original record may have been created in 
  5527.      the Disbursements, Receipts, or Adjustments module (despite the fact 
  5528.      that you may now in the General Ledger module).  If so, you'll have to 
  5529.      go to the appropriate module to edit it.  Just ask yourself what sort 
  5530.      of entry the original was.  If it was a receipt, you won't find that 
  5531.      entry's record in any module other than the Receipts module.  The same 
  5532.      goes for disbursements and adjustments.
  5533.  
  5534.  
  5535.      "TO DATE: Srvc/Fees ..."
  5536.  
  5537.           This message appears at the bottom of the screen when entering a 
  5538.      service or fee.  You are being told some of the TOTALS accumulated TO 
  5539.      DATE (not including the record presently being entered) for this 
  5540.      case.  This status report may be useful for determining whether you 
  5541.      wish to charge the client for the service you are currently entering.
  5542.  
  5543.  
  5544.      "Too little room on disk..."
  5545.  
  5546.           You have too little disk space remaining to allow for the crea-
  5547.      tion of a scratch file during the CASE record (^O)mit routine.  Del-
  5548.      ete some unneeded files from the disk before trying to enter the pro-
  5549.      gram again.  The hard disk must have free disk space of an amount 
  5550.      somewhat greater than the size of your M--CASES.LBF file.
  5551.  
  5552.  
  5553.  
  5554.  
  5555.  
  5556.      MESSAGES                             89
  5557.  
  5558.  
  5559.  
  5560.  
  5561.  
  5562.  
  5563.      "Too many accounts; omit unneeded ones -- press RET"
  5564.  
  5565.           The account you are attempting to create would take the total 
  5566.      number of accounts over the maximum which BillPower can follow.  You 
  5567.      should press RET and then tag for omission all accounts which are no 
  5568.      longer active.  Then you should (^O)mit the tagged accounts from the 
  5569.      GENERAL LEDGER MENU. 
  5570.  
  5571.  
  5572.      "Too many records in [file type] file"
  5573.  
  5574.           The record you are attempting to create would take the total 
  5575.      number of records of that type over the maximum which BillPower can 
  5576.      follow.  Alternatively, you would have too little disk space after 
  5577.      creating the record to allow for the creation of a scratch file dur-
  5578.      ing the CASE record (^O)mit routine.
  5579.  
  5580.  
  5581.      "Too Many Users" 
  5582.  
  5583.           An attempt has been made to use BillPower with more users than 
  5584.      are allowed by your registration.  This message may also occur if one 
  5585.      or more users have exited BillPower in an unusual manner (as would be 
  5586.      the case, for instance, if power to a computer was lost).  If this is 
  5587.      the case, you must first make sure that no computer on the net is 
  5588.      using BillPower.  Then, load BillPower on the server computer and 
  5589.      press ALT-1 at the main menu.  After this is done, each station may 
  5590.      then log into the program as usual.
  5591.  
  5592.  
  5593.      "Total Srvc/Fee Max: ... To date: ... This charge adjusted to..."
  5594.  
  5595.           The service or fee you have just entered brings the total ser-
  5596.      vices and fees charged to this case over the "Total Srvc/Fee Max" 
  5597.      established in the this case's record.  In order to prevent this max-
  5598.      imum from being exceeded, BillPower has adjusted the charge for this 
  5599.      service or fee to the greatest amount which will not cause the max-
  5600.      imum to be violated.  If you wish to override the program's automatic 
  5601.      protection against accidental overcharging, you may do so by entering 
  5602.      the amount you wish to charge and ending the entry with a ^C (for 
  5603.      'charge') instead of the usual RET.  If you wish to change the "Total 
  5604.      Srvc/Fee Max" for this case, you will have to go to the CASE module 
  5605.      and edit this case's record.
  5606.  
  5607.  
  5608.      "Waiting on..."
  5609.  
  5610.           If BillPower has been invoked for use on a LAN, this message oc-
  5611.      curs if you try to use a function that may potentially change the data 
  5612.      base and if someone else is already conducting a file-changing opera-
  5613.  
  5614.  
  5615.      MESSAGES                             90
  5616.  
  5617.  
  5618.  
  5619.  
  5620.      tion.  BillPower will wait until the other person has finished before 
  5621.      letting you "in" (and, therefore, locking everyone else "out").  If 
  5622.      you can't afford to wait, you may press the ESC key.  In rare in-
  5623.      stances (eg: power has been lost to one of the computers on the LAN), 
  5624.      BillPower will give you this message erroneously.  If you wish, you 
  5625.      may FORCE BillPower to let you access the desired function if you 
  5626.      press (Ctrl-F) while this message is being displayed.  Before you do, 
  5627.      however, make absolutely SURE that everyone else on the LAN is at the 
  5628.      main menu (or not using BillPower at all), or else DATA MAY BE LOST!
  5629.  
  5630.  
  5631.      "Write fault error writing device PRN -- Abort, Retry, Ignore"
  5632.  
  5633.           This message is given by DOS, not by BillPower.  You are being 
  5634.      told that the computer is trying to send something to the printer, 
  5635.      but that the printer, for some reason is not accepting it.  You are 
  5636.      offered the three choices of Aborting, Retrying, and Ignoring.  
  5637.  
  5638.           Insure that your printer is on, that paper is inserted, and that 
  5639.      it is properly set to print.  Then press "R" (for Retry).  The compu-
  5640.      ter will again try to send the data to the printer.  If the same mes-
  5641.      sage reappears, recheck your printer setup and press "R" again.
  5642.  
  5643.           Use the Ignore and Abort options only as a last resort, since 
  5644.      they may result in the program's aborting.
  5645.  
  5646.  
  5647.      "You must re-do [case number] bills ..." 
  5648.  
  5649.           Subsequent to your having prepared the cited case's bill for a 
  5650.      particular period, you have changed some transaction data which would 
  5651.      affect that period's bill (as well as bills for subsequent periods).  
  5652.      You must, therefore, re-prepare a bill for all periods whose balances 
  5653.      might be affected by the change(s).  BEGIN WITH THE BILL FOR THE 
  5654.      MONTH WHOSE DATE IS MENTIONED IN THE MESSAGE, AND DO EACH SUCCESSIVE 
  5655.      MONTH (or other regular billing period) IN TURN.  Of course, if you 
  5656.      have not already sent bills for those periods, you may ignore this 
  5657.      prompt. 
  5658.  
  5659.  
  5660.      "You want to use the open/close toggle?"
  5661.  
  5662.           You have pressed ^C while in the Case Edit mode.  ^C opens or 
  5663.      closes a case.  If you intended to press ^C, and you want to open or 
  5664.      close the case, press the "Y" key; otherwise, press "N", and BillPower 
  5665.      will store that case's information as it now stands and take you back 
  5666.      to the CASE MENU.    
  5667.  
  5668.  
  5669.  
  5670.  
  5671.  
  5672.  
  5673.  
  5674.      MESSAGES                             91
  5675.  
  5676.  
  5677.  
  5678.  
  5679.      BILLPOWER ON A LOCAL AREA NETWORK
  5680.  
  5681.           When invoked for use on a LAN, the program utilizes file locking 
  5682.      to prevent two users from simultaneously attempting to change infor-
  5683.      mation in the data base.  Though only one user at a time can Make or 
  5684.      Edit a record, any user can Hunt through the data base for information 
  5685.      at almost any time (unless he's doing a Full-Screen-Edit-type hunt, 
  5686.      which allows records to be edited).  
  5687.  
  5688.           If your LAN defaults to the assumtion that you want it to auto-
  5689.      matically lock files for you, you may have problems with BillPower.  
  5690.      BillPower, not your LAN, must decide when to lock which files.  Make 
  5691.      sure that your LAN is configured to give ALL users complete access to 
  5692.      ALL files in the server's MANAGEX directory.  Make sure that ALL prog-
  5693.      ram and data files are "sharable" (eg: immediately after installing 
  5694.      the program onto a Novell workstation, enter "FLAG *.* S" at the DOS 
  5695.      prompt in the directory containing BillPower).
  5696.  
  5697.           Also make sure that each workstation's CONFIG.SYS file contains a 
  5698.      line that says, "FILES=40".  The fact that your server may have such a 
  5699.      line in it's CONFIG.SYS file may do your workstations no good whatso-
  5700.      ever.
  5701.  
  5702.          IMPORTANT:
  5703.                If you're a REGISTERED user (keep reading if you're 
  5704.          not), you must have a copy of BillPower that's been prepared 
  5705.          for the maximum number of users you intend to have on the 
  5706.          LAN.  If you use a non-LAN version (or a LAN version that's 
  5707.          not prepared for as many users as you actually have on the 
  5708.          net), the program may appear to work properly in most ins-
  5709.          tances, but you'll be running the risk of losing data.  If 
  5710.          the number of users on your net ever increases beyond the 
  5711.          number for which you're registered, you must be sure to up-
  5712.          date your registration and install a copy of the program de-
  5713.          signed for more users.  If you forget to do so, you may lose 
  5714.          data.  Therefore, it's a good idea to register, not necessar-
  5715.          ily for the number of users you presently have, but for the 
  5716.          maximum number you anticipate may eventually be on the net. 
  5717.  
  5718.           A copy of the program should be installed on each workstation in 
  5719.      the net.  This is done by placing the registered diskette into the 
  5720.      workstation's drive A and entering "A:INSTALL A: C:" (assuming that 
  5721.      the workstation's hard disk is drive C).  
  5722.  
  5723.           If a workstation lacks its own hard disk, you may create a dir-
  5724.      ectory for that station on the server's hard disk, directly off the 
  5725.      root.  Then, install the program into the station's private directory.  
  5726.      To do so, log into the new directory, place the BillPower diskette 
  5727.      into drive A, and copy the UPGRD.EXE file, if it exists, to the new 
  5728.      directory.  Then, enter "A:BPP1", which will cause some file to be 
  5729.      extracted from an archive into the new directory.  Follow that with 
  5730.      "A:BPP2" and "A:BPPMISC".  When you've finished extracting files, and 
  5731.  
  5732.  
  5733.                                          92
  5734.  
  5735.  
  5736.  
  5737.  
  5738.      if you're a registered user, enter "UPGRD" and type in your serial 
  5739.      number. 
  5740.  
  5741.           In case you'd prefer to maintain a SINGLE copy of the program on 
  5742.      the system, as opposed to multiple copies for all the workstaions, 
  5743.      that subject will be discussed shortly.  Basically, you'll just run 
  5744.      the normal install routine (eg: "INSTALL A: F:") to load the program 
  5745.      into MANAGEX directory on the server.  But you'll still need to main-
  5746.      tain a dedicated directory for each workstation from which that work-
  5747.      station will access the program.  Read on.
  5748.  
  5749.           Each workstaion will need its own BP.BAT file.  Start with the 
  5750.      one provided with BillPower and insert an extra line near the top, 
  5751.      just above below the line that reads, "cls".  This extra line should 
  5752.      direct the workstation station to look to the server subdirectory con-
  5753.      taining BillPower's data.  Assume, for instance, that the server's 
  5754.      hard disk is referred to as drive "F" and that drive "F" has a "MAN-
  5755.      AGEX" directory containing all of the BillPower data files used by the 
  5756.      LAN's stations.  In this case, the line to insert into the station's 
  5757.      BP.BAT file would be:
  5758.  
  5759.                               cd F:\MANAGEX
  5760.  
  5761.           Each workstation's BP.BAT file also needs to reflect both its own 
  5762.      user's ID and that of the program's main user (that is, the person 
  5763.      chiefly responsible for maintaining the data base).  Find the line in 
  5764.      the BP.BAT file that begins with, "billpowr".  After the word 
  5765.      "billpowr", you need to add eight parameters, each separated by a 
  5766.      space.  The first four may already have been set (see the SETTING UP 
  5767.      section of these instructions), but if they're not, just substitute an 
  5768.      "x" for each one.  The fifth parameter should be a 1- to 3-letter ID 
  5769.      of the main user.  The sixth parameter should be a 1- to 3-letter ID 
  5770.      for this specific station's user.  For example, if Jane Jones is the 
  5771.      program's main user, the fifth parameter following "billpowr" in each 
  5772.      station's BP.BAT file might be "JJ".  If the user of a specific work-
  5773.      station is Allen W. Bosley, that station's BP.BAT file might specify 
  5774.      "AB" at the sixth parameter.  That station's BP.BAT file might, there-
  5775.      fore, have a line that reads, 
  5776.  
  5777.                            "BILLPOWR x x x x JJ AWB" 
  5778.  
  5779.          IMPORTANT:
  5780.                Make absolutely sure that each station's BP.BAT file 
  5781.          contains the SAME fifth parameter following "BILLPOWR" (since 
  5782.          the main terminal doesn't change).  Also ensure that no two 
  5783.          stations have the same sixth parameter (since each individual 
  5784.          station is DIFFERENT).  If you violate either rule, you run 
  5785.          the risk of losing data, despite the fact the program may 
  5786.          appear to be operating properly.  Once you set up each sta-
  5787.          tion's BP.BAT file, you might want to write-protect it, to 
  5788.          prevent it's being changed by a user. 
  5789.  
  5790.  
  5791.  
  5792.                                          93
  5793.  
  5794.  
  5795.  
  5796.  
  5797.           The seventh parameter tells the program which of the server 
  5798.      directories will hold its data base.  If, for instance, a given sta-
  5799.      tion refers to that directory as F:\MANAGEX, the seventh parameter 
  5800.      should be "F:\MANAGEX" (eg: "BILLPOWR x x x x JJ AWB F:\MANAGEX"). 
  5801.  
  5802.           The eighth parameter following "billpowr" should be the drive and 
  5803.      directory from which the workstation will be running BillPower.  For 
  5804.      example, 
  5805.  
  5806.                 BILLPOWR x x x x JJ AWB F:\MANAGEX C:\MANAGEX
  5807.  
  5808.      tells the program that this workstaion's "home" directory is MANAGEX 
  5809.      on drive C.  It also specifies the MANAGEX directory on drive F as the 
  5810.      data-holding area.
  5811.  
  5812.           If you wish to load only a SINGLE copy of the program onto the 
  5813.      server (as opposed to separate copies in each workstation's subdirec-
  5814.      tory), make sure that it's placed into the same directory that will 
  5815.      hold the common database (hopefully, a MANAGEX directory).  Install 
  5816.      the program from the distribution diskette directly into the common 
  5817.      database directory, not into each workstation's "home" directory.  
  5818.      Copy the BP.BAT file into each workstation's directory and then erase 
  5819.      it from the common database directory.  Next, go to each workstation's 
  5820.      directory and modify the BP.BAT file as described earlier.  Each work-
  5821.      station's BP.BAT file should contain a line similar to the one shown 
  5822.      above, but you need to stretch it out to eleven parameters, the elev-
  5823.      enth of which must be "1".  Examples: 
  5824.  
  5825.                 BILLPOWR x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x x 1
  5826.                 BILLPOWR x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x mr 1
  5827.  
  5828.           Finally, if you're using only a SINGLE copy of the program on 
  5829.      the server, add a few lines at the bottom of the BP.BAT file that 
  5830.      cause the computer to log back into the workstation's "home" direc-
  5831.      tory just before exiting.  Example:
  5832.  
  5833.                                   F: 
  5834.                                   CD\AWB  
  5835.                                   CLS
  5836.  
  5837.  
  5838.      Note that the screen colors, printer, and other Customization items 
  5839.      will be identical for all workstations that access a common copy of 
  5840.      the program in the database directory.  Those workstations that re-
  5841.      quire different customizations should have separate copies of the 
  5842.      program installed in their "home" directories, and their BP.BAT files 
  5843.      should NOT contain an eleventh parameter of "1".
  5844.  
  5845.           NOTE:
  5846.                No directory path name used with BillPower may exceed  
  5847.           eight characters in length.
  5848.  
  5849.  
  5850.  
  5851.                                          94
  5852.  
  5853.  
  5854.  
  5855.  
  5856.           The BP.BAT file may also contain references to other programs: 
  5857.      INPUT, EXPORT.  You need to make sure that each of these references is 
  5858.      followed by parameters identical to those that follow "billpowr".  
  5859.      Examples:
  5860.  
  5861.         if not exist util.bat input x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x x 1
  5862.         billpowr x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x x 1
  5863.         export x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x x 1
  5864.  
  5865.           After you've customized each station's BP.BAT file, you'll find 
  5866.      that the program works much as it does as single-user software.  The 
  5867.      main differences are that: 1)  BillPower will occasionally delay a 
  5868.      user's entering something, as it waits for another user to finish some 
  5869.      process that could potentially change the data base; and 2) only the 
  5870.      main (primary user's) terminal will be able to perform certain func-
  5871.      tions (such as ^Editing with EDIT).
  5872.  
  5873.  
  5874.  
  5875.  
  5876.  
  5877.  
  5878.  
  5879.  
  5880.  
  5881.  
  5882.  
  5883.  
  5884.  
  5885.  
  5886.  
  5887.  
  5888.  
  5889.  
  5890.  
  5891.  
  5892.  
  5893.  
  5894.  
  5895.  
  5896.  
  5897.  
  5898.  
  5899.  
  5900.  
  5901.  
  5902.  
  5903.  
  5904.  
  5905.  
  5906.  
  5907.  
  5908.  
  5909.  
  5910.                                          95
  5911.  
  5912.  
  5913.  
  5914.  
  5915.      POP-UP BILLPOWER                  
  5916.  
  5917.           You may find it convenient to have BillPower available at all 
  5918.      times.  Let's say that you're using your word processor and get a call 
  5919.      from a client who's inquiring about his current balance due.  Normal-
  5920.      ly, you'd have to save your document, exit the word processor, and 
  5921.      then load BillPower.  Then, when you're done with BillPower, you have 
  5922.      to exit it, load your word processor, find your document and continue 
  5923.      with what you were doing before the phone call.
  5924.  
  5925.           Wouldn't it be convenient if you could just press a couple of 
  5926.      keys to call up BillPower, even when you're in the middle of using 
  5927.      your word processor?  Well, you can, as long as you follow the ins-
  5928.      tructions contained in this section.
  5929.  
  5930.           BillPower must first be loaded into memory, where it will linger 
  5931.      in the background until you press a "hot-key" combination to call it 
  5932.      to the screen.  When you do so, whatever the computer was just doing 
  5933.      will be suspended and placed into the background, while BillPower is 
  5934.      brought to the screen.  When you've taken care of your BillPower busi-
  5935.      ness, press the ESC key.  Doing so will force BillPower back into the 
  5936.      background (where it will lurk until you press the hot-key again), 
  5937.      while your prior work will pop back into the foreground (onto the 
  5938.      screen). 
  5939.  
  5940.           To prime BillPower for pop-up (memory-resident) service, simply 
  5941.      enter "BP MR", instead of just "BP", at the DOS prompt.  If that 
  5942.      doesn't work, you'll need to copy the  BP.BAT to a file called 
  5943.      BPMR.BAT and modify the new file.  BP.BAT should be used for standard 
  5944.      use, while BPMR.BAT will be used for invoking BillPower as a pop-up.  
  5945.      Now, find the line in BPMR.BAT that starts with "billpowr".  The tenth 
  5946.      parameter following "billpowr" should be "mr".  If you need to "pad" 
  5947.      the line with any other parameters, make each of them an "x".  Ex-
  5948.      amples:
  5949.  
  5950.              billpowr x x x x JJ AWB F:\MANAGEX F:\AWB x mr
  5951.              billpowr x x x x x x x x x mr  
  5952.  
  5953.      Each example shows the use of dummy "x" parameters.
  5954.  
  5955.           If BillPower is loaded in this fashion, it will automatically 
  5956.      abort and display a message that informs you of the hot-key combina-
  5957.      tion needed to call it to the foreground.  By default, the hot-key is 
  5958.      ALT-B.  But you may change the hot-key by adding to the 10th parameter 
  5959.      a different combination, using the "MR-X-$YYZZ" format.  The "X" in 
  5960.      this format is the key you wish to use in combination with the ALT or 
  5961.      CTRL key.  "YY" sould be "08" if you plan to use the ALT-key, or "04" 
  5962.      if you prefer a CTRL-key combination.  "ZZ" is the scan code for the 
  5963.      letter you've designated with "X".  Selected scan codes follow:
  5964.  
  5965.      KEY  SCAN      KEY  SCAN      KEY  SCAN      KEY  SCAN      KEY  SCAN
  5966.       Q    10        W    11        E    12        R    13        T    14
  5967.  
  5968.  
  5969.                                          96
  5970.  
  5971.  
  5972.  
  5973.  
  5974.       Y    15        U    16        I    17        O    18        P    19
  5975.       A    1E        S    1F        D    20        F    21        G    22
  5976.       H    23        J    24        K    25        L    26        Z    2C
  5977.       X    2D        C    2E        V    2F        B    30        N    31
  5978.  
  5979.      For example, to designate ALT-S as the hot-key combination, the tenth 
  5980.      parameter would be "MR-S-$081F", while CTRL-V would be selected by 
  5981.      using "MR-V-$042F".  
  5982.  
  5983.           Normally, BillPower requires about 420 Kilobytes of RAM.  When 
  5984.      it's just waiting in the background, however, all it consumes is about 
  5985.      7 Kilobytes.  That leaves most of your computer's memory for use by 
  5986.      other programs.
  5987.  
  5988.      TUNING UP PERFORMANCE  
  5989.  
  5990.           As mentioned above, BillPower is a large program that would con-
  5991.      sume about 420K of memory if the entire software were kept in memory 
  5992.      waiting for you to press the hotkey.  But that would leave you with 
  5993.      420K less memory to run your other applications.  Therefore, efforts 
  5994.      have been made to reduce the memory required by the program when it's 
  5995.      lurking in the background.  On the assumption that memory is more pre-
  5996.      cious to most users than is time, BillPower has been optimized to use 
  5997.      as little memory as possible, even though that means that it might 
  5998.      take a little longer for it to respond when you press its hotkey.
  5999.  
  6000.           Rather than keep BillPower's entire code in memory when you're 
  6001.      using another program, only a small "kernal" is maintained in RAM.  
  6002.      When you press the hotkey, your current application is saved to disk 
  6003.      or EMS (LIM-specification expanded memory), and then BillPower is 
  6004.      loaded from disk or EMS.  When you temporarily exit BillPower, it is 
  6005.      then saved, while your former application is re-loaded.  The memory-
  6006.      swapping that takes place whenever you enter or exit BillPower will 
  6007.      take time.  How much swapping time is required depends upon whether 
  6008.      the swapping is between RAM and your hard disk or between RAM and 
  6009.      other memory.  
  6010.  
  6011.           If BillPower recognizes that you have sufficient EMS memory 
  6012.      available (420K), such memory will automatically be used, minimizing 
  6013.      swap time significantly.  If no EMS is recognized, the program will 
  6014.      assume that you want it to swap to the disk directory from which Bill-
  6015.      Power was loaded.  If you have EMS and BillPower does not recognize 
  6016.      it, please don't call to report it; there are several incompatible EMS 
  6017.      schemes floating around, and BillPower can't recognize them all.
  6018.  
  6019.           If you don't have EMS, but do have a extended memory, you might 
  6020.      want to set up a large RAM disk and tell BillPower to use it for swap-
  6021.      ping.  That'll speed things up quite a bit.  Make sure that the RAM 
  6022.      disk you use will be used for NOTHING other than BillPower, TickleX, 
  6023.      and/or RAMdesk.
  6024.  
  6025.           How big a RAM disk do you need?  If you're using it just for 
  6026.  
  6027.  
  6028.                                          97
  6029.  
  6030.  
  6031.  
  6032.  
  6033.      BillPower, it should be at least 825K.  Add another 800K if you also 
  6034.      want to install TickleX as a pop-up, and yet another 320K if you use 
  6035.      RAMdesk.
  6036.  
  6037.           To tell BillPower which RAM disk to use, you'll need to alter the 
  6038.      BP.BAT (or BPMR.BAT) file.  Place the RAM disk designation at the 
  6039.      third parameter on the "billpowr" line.  Example: 
  6040.  
  6041.                         billpowr x x e: x x x x x x mr
  6042.  
  6043.      tells BillPower to use drive E as the swap drive.  Remember that you 
  6044.      use the designated RAM disk for NOTHING other than RAMdesk, BillPower 
  6045.      and TickleX program swapping.  And, if you're using the program on a 
  6046.      LAN, make sure than no two workstations access the same RAM disk.
  6047.  
  6048.      VERY IMPORTANT !!! 
  6049.  
  6050.           When used as a pop-up, BillPower will not automatically remind 
  6051.      you to back up your data files each day, as it does when you use it on 
  6052.      a stand-alone basis.  It is EXTREMELY important that you back up your 
  6053.      data files EVERY DAY to floppy disks.  Rotate among several sets of 
  6054.      backup disks; don't back up to the same disks every day.  Use even- 
  6055.      and odd-day, as well as week-end and month-end, disk sets.  For your 
  6056.      convenience, you might want to use the BACK.BAT (or REST.BAT) to back 
  6057.      up to (or restore from) diskettes.  To back up your data, just go to 
  6058.      the MANAGEX directory and enter "BACK C: A:" at the DOS prompt.  To 
  6059.      restore, enter "REST A: C:" instead.
  6060.  
  6061.      ALSO IMPORTANT:
  6062.  
  6063.           As mentioned above, if you don't have sufficient EMS memory and 
  6064.      haven't designated a RAM disk, BillPower will swap to the hard disk.  
  6065.      When swapping to the hard disk, the program creates and uses two hid-
  6066.      den files, "BPSWP.___" and "BPAPPSWP.___".  Normally, you won't have 
  6067.      any problems with disk swapping.  But if, after having loaded Bill-
  6068.      Power, you use other programs that cause your available hard disk 
  6069.      space to drop below 850 kilobytes, you may get a "FATAL SWAP ERROR" 
  6070.      when you try to pop into BillPower.  If that happens, you'll have to 
  6071.      re-boot your machine, probably losing whatever you'd been working on 
  6072.      when you pressed the hot key.  The lesson here is that you should not 
  6073.      try using the program as a pop-up unless you're sure that you'll never 
  6074.      come close to running out of space on whatever drive the program will 
  6075.      be using for swapping. 
  6076.  
  6077.  
  6078.  
  6079.  
  6080.  
  6081.  
  6082.  
  6083.  
  6084.  
  6085.  
  6086.  
  6087.                                          98
  6088.  
  6089.  
  6090.  
  6091.  
  6092.  
  6093.  
  6094.  
  6095.                                    Pre-Bill
  6096.  
  6097.  
  6098. STATEMENT for DEC 87
  6099. Smith v. Williams (SMITJO1)
  6100. Responsible: SS
  6101. Client: John F. Smith
  6102.  
  6103. BilIntvl: 1         Accnt Bal:  500.00  FixedFee:     0.00   Balance:   205.63
  6104. LastBill: 5 JAN 87   Cntngncy:       0% IntrRate:     1.50
  6105.  
  6106.  Rcd        Date  Description of Transaction        Timekeeper   Rate    TOTAL
  6107. -------------------------------------------------------------------------------
  6108.    1   29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr.  1.25h    SS 100.00   125.00
  6109.                   Smith.
  6110.  
  6111.    2   29 DEC 87  Drafted the complaint.           1.34h    SS 100.00   133.33
  6112.  
  6113.    6   29 DEC 87  Telephone Conference with Mr.    0.40h    SS 100.00    40.00
  6114.                   Williams' brother in Boston.
  6115.  
  6116.    4   29 DEC 87  Long Distance Call to Mr.                               7.30
  6117.                   Williams' brother in Boston.     
  6118.  
  6119.    5   29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     <  100.00>
  6120.  
  6121.                                                                       --------
  6122. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6123. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6124. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6125.  
  6126. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6127.  
  6128.  
  6129.  
  6130.  
  6131.  
  6132.  
  6133. ** THE TOP TWO LINES OF THIS REPORT CONSIST OF SELECTED INFORMATION FROM THE 
  6134. CASE FILE.  THESE ITEMS ARE IDENTICAL TO SIMILARLY TITLED ONES CONTAINED IN THE 
  6135. CASE MODULE'S EDIT SCREEN.  THE Balance ITEM, FOR INSTANCE, IS THE CURRENT OUT-
  6136. STANDING BALANCE, NOT A SPECIAL MONTHLY FIGURE CALCULATED JUST FOR THIS REPORT.  
  6137.  
  6138.  
  6139.  
  6140.  
  6141.  
  6142.  
  6143.  
  6144. APPENDICES                           99
  6145.  
  6146.  
  6147.  
  6148.  
  6149.                                Billing Format 2 
  6150.  
  6151.  
  6152.  
  6153.  
  6154.                                                        Figby and Snort
  6155.                                                        97 Blackstone Road
  6156.                                                        Walleye, GA  30678 
  6157.                                                        January 5, 1988
  6158.  
  6159.  
  6160.  
  6161.  
  6162.  
  6163. John F. Smith
  6164. 123 Hoover Street
  6165. White Palace, NJ  10001
  6166.  
  6167.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6168.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6169.  
  6170. Dear Mr. Smith:
  6171.  
  6172.      Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6173.  
  6174.                   Initial Office Conference w/Mr. Smith.              
  6175.  
  6176.                   Drafted the complaint.                              
  6177.  
  6178.                   Telephone Conference with Mr. Williams' brother in  
  6179.                   Boston.
  6180.  
  6181.                   Long Distance Call to Mr. Williams' brother in         
  6182.                   Boston.                                             
  6183.  
  6184.                   PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     
  6185.  
  6186.                                                                       --------
  6187. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6188. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6189. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6190.  
  6191. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6192.  
  6193.      Please pay, within ten days, whatever is shown as being due.  
  6194.  
  6195.                                  Sincerely,
  6196.  
  6197.  
  6198.                                  Samuel Snort
  6199.  
  6200.  
  6201. APPENDICES                           100
  6202.  
  6203.  
  6204.  
  6205.  
  6206.                                Billing Format 3-
  6207.  
  6208.  
  6209.  
  6210.  
  6211.                                                        Figby and Snort
  6212.                                                        97 Blackstone Road
  6213.                                                        Walleye, GA  30678 
  6214.                                                        January 5, 1988
  6215.  
  6216.  
  6217.  
  6218.  
  6219.  
  6220. John F. Smith
  6221. 123 Hoover Street
  6222. White Palace, NJ  10001
  6223.  
  6224.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6225.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6226.  
  6227.      Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6228.  
  6229.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr. Smith.              
  6230.  
  6231.        29 DEC 87  Drafted the complaint.                              
  6232.  
  6233.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr. Williams' brother in  
  6234.                   Boston.
  6235.  
  6236.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr. Williams' brother in      
  6237.                   Boston.                                             
  6238.  
  6239.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                    
  6240.  
  6241.                                                                       --------
  6242. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6243. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6244. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6245.  
  6246. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6247.  
  6248.  
  6249.  
  6250. ** THIS FORMAT (3-) IS IDENTICAL TO FORMAT 3, EXCEPT THAT NO SALUTATION OR
  6251.    SIGNATURE BLOCK APPEARS.
  6252.  
  6253.  
  6254.  
  6255.  
  6256.  
  6257.  
  6258. APPENDICES                           101
  6259.  
  6260.  
  6261.  
  6262.  
  6263.                                Billing Format 4- 
  6264.  
  6265.  
  6266.  
  6267.  
  6268.                                                        Figby and Snort
  6269.                                                        97 Blackstone Road
  6270.                                                        Walleye, GA  30678 
  6271.                                                        January 5, 1988
  6272.  
  6273.  
  6274.  
  6275.  
  6276.  
  6277. John F. Smith
  6278. 123 Hoover Street
  6279. White Palace, NJ  10001
  6280.  
  6281.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6282.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6283.  
  6284.      Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6285.  
  6286.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr.  1.25h      
  6287.                   Smith.
  6288.  
  6289.        29 DEC 87  Drafted the complaint.           1.34h      
  6290.  
  6291.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr.    0.40h      
  6292.                   Williams' brother in Boston.
  6293.  
  6294.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr.        
  6295.                   Williams' brother in Boston.     
  6296.  
  6297.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     
  6298.  
  6299.                                                                       --------
  6300. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6301. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6302. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6303.  
  6304. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6305.  
  6306.      Please pay, within ten days, whatever is shown as being due.  
  6307.  
  6308.  
  6309.  
  6310.  
  6311.  
  6312.  
  6313.  
  6314.  
  6315. APPENDICES                           102
  6316.  
  6317.  
  6318.  
  6319.  
  6320.                                Billing Format 5- 
  6321.  
  6322.  
  6323.  
  6324.  
  6325.                                                        Figby and Snort
  6326.                                                        97 Blackstone Road
  6327.                                                        Walleye, GA  30678 
  6328.                                                        January 5, 1988
  6329.  
  6330.  
  6331.  
  6332.  
  6333.  
  6334. John F. Smith
  6335. 123 Hoover Street
  6336. White Palace, NJ  10001
  6337.  
  6338.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6339.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6340.  
  6341.      Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6342.  
  6343.             Date  Description of Transaction       TimeKeeper            TOTAL
  6344. -------------------------------------------------------------------------------
  6345.  
  6346.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr.  1.25h    SS          
  6347.                   Smith.
  6348.  
  6349.        29 DEC 87  Drafted the complaint.           1.34h    SS          
  6350.  
  6351.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr.    0.40h    SS
  6352.                   Williams' brother in Boston.
  6353.  
  6354.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr.              
  6355.                   Williams' brother in Boston.     
  6356.  
  6357.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm         
  6358.  
  6359.                                                                       --------
  6360. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6361. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6362. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6363.  
  6364. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6365.  
  6366.  
  6367.  
  6368.  
  6369.  
  6370.  
  6371.  
  6372. APPENDICES                           103
  6373.  
  6374.  
  6375.  
  6376.  
  6377.                                Billing Format 6- 
  6378.  
  6379.  
  6380.  
  6381.  
  6382.                                                        Figby and Snort
  6383.                                                        97 Blackstone Road
  6384.                                                        Walleye, GA  30678 
  6385.                                                        January 5, 1988
  6386.  
  6387.  
  6388.  
  6389.  
  6390.  
  6391. John F. Smith
  6392. 123 Hoover Street
  6393. White Palace, NJ  10001
  6394.  
  6395.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6396.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6397.  
  6398.      Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6399.  
  6400.             Date  Description                       TimeKeeper   Rate    TOTAL
  6401. -------------------------------------------------------------------------------
  6402.  
  6403.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr.  1.25h    SS 100.00   125.00
  6404.                   Smith.
  6405.  
  6406.        29 DEC 87  Drafted the complaint.           1.34h    SS 100.00   133.33
  6407.  
  6408.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr.    0.40h    SS 100.00    40.00
  6409.                   Williams' brother in Boston.
  6410.  
  6411.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr.                               7.30
  6412.                   Williams' brother in Boston.     
  6413.  
  6414.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     <  100.00>
  6415.  
  6416.                                                                       --------
  6417. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6418. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6419. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6420.  
  6421. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6422.  
  6423.  
  6424.  
  6425.  
  6426.  
  6427.  
  6428.  
  6429. APPENDICES                           104
  6430.  
  6431.  
  6432.  
  6433.  
  6434.                                Billing Format 7-
  6435.  
  6436.  
  6437.  
  6438.  
  6439.                                                        Figby and Snort
  6440.                                                        97 Blackstone Road
  6441.                                                        Walleye, GA  30678 
  6442.                                                        January 5, 1988
  6443.  
  6444.  
  6445.  
  6446.  
  6447.  
  6448. John F. Smith
  6449. 123 Hoover Street
  6450. White Palace, NJ  10001
  6451.  
  6452.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6453.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6454.  
  6455.       Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6456.  
  6457.  
  6458.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr.  1.25h                125.00
  6459.                   Smith.
  6460.  
  6461.        29 DEC 87  Drafted the complaint.           1.34h                133.33
  6462.  
  6463.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr.    0.40h                 40.00
  6464.                   Williams' brother in Boston.
  6465.  
  6466.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr.                               7.30
  6467.                   Williams' brother in Boston.     
  6468.  
  6469.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     <  100.00>
  6470.  
  6471.                                                                       --------
  6472. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6473. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6474. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6475.  
  6476. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6477.  
  6478.      Please pay, within ten days, whatever is shown as being due.  
  6479.  
  6480.  
  6481.  
  6482.  
  6483.  
  6484.  
  6485.  
  6486. APPENDICES                           105
  6487.  
  6488.  
  6489.  
  6490.  
  6491.                                Billing Format 8-
  6492.  
  6493.  
  6494.  
  6495.  
  6496.                                                        Figby and Snort
  6497.                                                        97 Blackstone Road
  6498.                                                        Walleye, GA  30678 
  6499.                                                        January 5, 1988
  6500.  
  6501.  
  6502.  
  6503.  
  6504.  
  6505. John F. Smith
  6506. 123 Hoover Street
  6507. White Palace, NJ  10001
  6508.  
  6509.   RE: STATEMENT for DEC 87
  6510.       Smith v. Williams (SMITJO1)
  6511.  
  6512. Following is a review of our most recent services made in your behalf. 
  6513.  
  6514.  
  6515.        29 DEC 87  Initial Office Conference w/Mr. Smith                 125.00
  6516.  
  6517.        29 DEC 87  Drafted the complaint.                                133.33
  6518.  
  6519.        29 DEC 87  Telephone Conference with Mr. Williams' brother in     40.00
  6520.                   Boston.
  6521.  
  6522.        29 DEC 87  Long Distance Call to Mr. Williams' brother in          7.30
  6523.                   Boston.     
  6524.  
  6525.        29 DEC 87  PAYMNT -- Initial pmnt to firm                     <  100.00>
  6526.  
  6527.                                                                       --------
  6528. TOTAL SERVICES/FEES                                                     298.33
  6529. TOTAL DISBURSEMENTS                                                       7.30
  6530. TOTAL RECEIPTS/ADJUSTMENTS                                             <100.00>
  6531.  
  6532. AMOUNT DUE FOR THIS MATTER:                                       $     205.63 
  6533.  
  6534.      Please pay, within ten days, whatever is shown as being due.  
  6535.  
  6536.  
  6537.  
  6538.  
  6539.  
  6540.  
  6541.  
  6542.  
  6543. APPENDICES                           106
  6544.